Bagi Anda yang sudah terjun dalam dunia karir, tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah KPI (Key Performance Indicator) atau dalam bahasa Indonesia memiliki arti indikator kinerja utama. KPI berfungsi untuk mempermudah dalam mengukur dan mengevaluasi kinerja individual karyawan dalam bisnis atau perusahan. Indikator kinerja ini tentu akan membantu pemilik bisnis atau perusahaan untuk melihat dan mengetahui kemampuan dan kinerja dari setiap karyawannya. Anda dapat menggunakan Software KPI terbaik untuk membantu serta mempermudah melihat kinerja karyawan pada perusahaan Anda.
Perusahaan dapat meningkatkan kualitas serta kinerja dari karyawan dengan menggunakan Sistem Manajemen Kompetensi. Sistem ini dapat mempermudah Anda untuk memperbaiki kinerja karyawan agar sesuai dengan SOP yang perusahaan inginkan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan Anda melihat informasi mengenai skema perhitungan harga sistem manajemen kompetensi kami di sini. Segera daftar dan dapatkan demo gratis dari HashMicro.
Baca juga: Apa itu Manajemen Kompetensi dan Mengapa Perusahaab Membutuhkannya?
Pengertian Key Performance Indicator
- Bernard, key performance indicator merupakan alat navigasi penting yang biasanya oleh para manajer gunakan, untuk memahami apakah perusahaan mereka sedang mengarah pada keberhasilan atau sedang menjauhi jalur menuju keberhasilan perusahaan.
- Gabčanová Iveta, berpendapat bahwa KPI adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif berbasiskan pada data yang konkret, lalu menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.
- Jacques Warren, Menurut Warren KPI merupakan sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya. Maksud dari visi strategis merujuk pada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.
5 Faktor Penentu Key Performance Indicator
Key performance indicator atau KPI dapat berhasil jika perusahaan menerapkannya sesuai dengan tujuan dan rencana perusahaan. Hal ini penting karena setiap perusahaan pastinya memiliki karakteristik dan tujuan yang berbeda. Oleh sebab itu, perusahaan tidak bisa sepenuhnya menyamakan atau mengadopsi KPI dari perusahaan lain atau KPI yang populer. Karena jika memaksakan KPI yang tidak sesuai dengan karakteristik perusahaan Anda, maka ke depannya akan sulit untuk mengimplementasikan dan mendapatkan apa yang perusahaan harapkan. Berikut ini adalah 5 faktor yang menjadi penentu KPI akan berhasil ketika diterapkan:
1. Specific
Indikator pertama dalam KPI adalah spesifik. Materi KPI haruslah disusun dengan baik, detail, dan spesifik. Sehingga nantinya pimpinan dari masing- masing divisi dapat memahami materi tersebut dengan lebih mudah. Ketika telah menerapkan dengan tujuan yang jelas, tentunya akan lebih mudah untuk mengetahui kapan hasil tujuan perusahaan akan tercapai.
2. Measurable
Selanjutnya, indikator dalam key performance indicator haruslah terukur dengan baik dan benar secara kualitas ataupun kuantitasnya. Oleh karena itu, Anda tidak boleh asal menyusun indikator tanpa memperhatikan lebih lanjut apakah indikator ini dapat Anda hitung atau tidak.
3. Achievable
Maksud dari achievable adalah indikator dalam KPI harus bisa tercapai. Selain itu, indikator ini juga harus dapat memberikan manfaat dalam pengambilan keputusan. Maka dengan demikian indikator ini dapat menginspirasi karyawan perusahaan untuk mencapai tujuan bersama dari perusahaan.
4. Realistic
Dalam menyusun indikator KPI tentunya tidak boleh secara asal dalam membuatnya. Selain harus tercapai, indikator KPI juga haruslah dibuat secara realistis. Tim harus memastikan apakah indikator yang akan diterapkan sudah sesuai dengan masing-masing divisi. Tujuan perusahaan haruslah realistis dan juga berorientasi kepada hasil.
5. Time sensitive
Tentunya setiap tujuan dan kegiatan memiliki batasan waktu tertentu. Begitu pula dengan indikator pada KPI, harus memiliki jangka waktu tertentu. Anda haruslah mempertimbangkan indikator tersebut apakah dapat tercapai dalam periode waktu tertentu atau tidak. Dengan adanya batas waktu, Anda dapat memperkirakan tujuan selanjutnya dengan lebih mudah.
Jenis-Jenis Key Performance Indicator
Pada dasarnya, KPI terbagi menjadi beberapa jenis jika kita lihat dari indikator pengukurannya. Jenis-jenis KPI ini memiliki tujuan yang sama yaitu terikat pada tujuan strategis. Perusahaan dapat menyederhanakan jenis KPI ini dengan menggunakan software manajemen kompetensi. Berikut ini adalah tiga contoh jenis KPI yang bisa perusahaan Anda gunakan:
1. KPI finansial
Key performance indicator finansial merupakan jenis indikator kinerja utama yang berhubungan erat dengan bidang keuangan. Dalam jenis KPI ini, berfokus pada margin keuntungan yang perusahaan dapatkan. KPI finansial terbagi dalam beberapa kategori, yaitu:
- KPI gross profit (laba kotor) merupakan jenis KPI yang indikatornya memiliki fungsi untuk mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah Harga Pokok Penjualan (HPP) kurangi.
- KPI net profit (laba bersih) memiliki fungsi untuk mengukur sejumlah uang yang memiliki sisa dari perolehan pendapatan atau setelah terjadinya pengurangan dari harga pokok penjualan atau HPP dan beban lain seperti bunga atau pajak.
- KPI current ratio (rasio lancar) Indikator jenis KPI ini berfungsi untuk mengukur kinerja laporan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar dan kewajiban lancar pada laporan keuangan perusahaan.
- KPI gross profit margin (marjin laba kotor) merupakan salah satu jenis KPI margin yang memiliki fungsi untuk mengukur nilai persentase pembagian laba kotor dengan pendapatan tertentu perusahaan.
- KPI net profit margin (marjin laba bersih) jenis KPI marjin ini berfungsi untuk mengukur besar nilai persentase dari hasil pembagian laba bersih berdasarkan dengan pendapatan perusahaan.
2. KPI non-finansial
Pada jenis KPI non-finansial ini tidak secara langsung mempengaruhi keuangan pada perusahaan. Tetapi bukan berarti jenis KPI non-finansial ini tidak memiliki pengaruh pada performa organisasi perusahaan. Berikut merupakan beberapa contoh yang termasuk dalam KPI non-finansial.
- Manpower turnover (perputaran tenaga kerja tertentu)
- Customer satisfaction metrics (matriks tingkat kepuasaan dari pelanggan)
- Repeat customer to new customer ratio (rasio pelanggan berulang yang mengukur tingkat kepuasaan pelanggan agar ingin melakukan pembelian kembali)
- Market share (target pasar)
3. KPI pertumbuhan
Jenis KPI ini mempunyai fungsi untuk mengukur kemajuan bisnis seperti pertumbuhan jumlah pengunjung, total jumlah pelanggan, dan jumlah relasi atau rekan dari perusahaan yang dapat terlihat dalam satu data KPI ini. Namun, jenis KPI ini tidak dapat ditugaskan pada salah satu departemen atau divisi saja. Karena, untuk memberikan data yang satu ini perlu mempunyai kontributor dari beberapa divisi atau departemen bisnis Anda.
Baca juga: 4 Alasan Pentingnya Manajemen Kompetensi untuk Tingkatkan performa karyawan!
Fungsi Adanya KPI
1. Penentu performa pada setiap proyek
Pada dasarnya, KPI berguna untuk mengukur performa kinerja dari karyawan. Perusahaan juga bisa menggunakan KPI ini untuk proses mengevaluasi kinerja dari para karyawan. Fungsi pada pengukuran ini dapat melihat serta membedakan karyawan mana yang bekerja dengan baik untuk perusahaan dan karyawan yang mengerjakan hal yang tidak terlalu penting bagi perusahaan.
2. Menjadi penyemangat kerja
Perusahaan juga harus bisa memberi transparansi data kepada karyawan secara rata. Tentunya ketika adanya transparansi, akan menambah motivasi dan performa karyawan untuk menyelesaikan job desk dan tujuan perusahaan dengan baik serta maksimal. Transparansi dapat menghindarkan perusahaan dari karyawan yang resign dengan alasan hak mereka tidak terpenuhi dengan baik.
3. Dapat mengasah kemampuan
Salah satu manfaat dari KPI yang berjalan dengan efektif adalah dapat mengasah kemampuan. Contohnya ketika bisnis Anda sedang berjalan dan menghadapi sebuah masalah yang harus karyawan Anda hadapi. Maka, kemampuan dari karyawan Anda dalam mengatasi serta mengambil keputusan akan terasah dan menjadi lebih bijak dalam memutuskan jalan terbaik untuk tetap konsisten meraih tujuan bisnis Anda.
Penerapan KPI pada bisnis
Penerapan key performance indicator dapat memberikan manfaat pada bisnis Anda. Manfaat dari penerapan KPI tentunya bertujuan untuk dapat meningkatkan kinerja bisnis seperti penjualan dan kepuasan dari pelanggan. Berikut ini merupakan contoh gambaran penerapan KPI dalam berbagai bagian sistem kerja berdasarkan indikator masing-masing bagian serta cara petunjuk pengisian per kolomnya:
1. Bidang produksi
- Lama waktu menyalakan dan mematikan mesin
- Barang reject atau cacat produksi
- Kapasitas produksi
- Jumlah produksi berdasarkan penjadwalan dan permintaan
- Uang lembur karyawan berdasarkan shift
2. Bidang keuangan
- Rasio biaya operasional produksi
- Jumlah temuan audit eksternal dan internal
- ketepatan waktu dalam penyajian laporan
3. Bidang marketing
- pertumbuhan serta perkembangan penjualan
- kepuasaan dari pelanggan
- jumlah produk baru
- ketersediaan produk
Baca juga: Tingkatkan Public Speaking Karyawan dengan Sistem Manajemen Kompetensi Karyawan
Kesimpulan
Key performance indicator (KPI) atau dalam bahasa Indonesianya memiliki arti indikator kinerja utama adalah alat pengukur yang memiliki fungsi untuk menunjukkan keefektifan kinerja dari karyawan dalam mencapai tujuan bisnis atau perusahaan Anda. KPI dapat berhasil jika perusahaan menerapkannya sesuai dengan tujuan dan rencana bisnis yang sesuai dengan karakteristik bisnis dari perusahaan. Singkatnya, KPI merupakan indikator kinerja yang memenuhi kebutuhan, peran dari sistem manajemen kompetensi dapat membantu dan mempermudah penerapan strategi dan tujuan jangka pendek dari perusahaan Anda.
Jika perusahaan Anda menghadapi kesulitan ketika menerapkan KPI dan menilai kinerja dari setiap karyawan. HashMicro menawarkan solusi Software HRIS terbaik bagi perusahaan Anda. Sistem Manajemen Kompetensi HashMicro dapat membantu Anda untuk memantau kinerja karyawan dengan sistem key performance indicator. Seperti merekomendasikan karyawan untuk mendapatkan proses training, dan menampilkan informasi lengkap mengenai kompetensi karyawan serta produktivitas mereka di perusahaan seperti apa. Bila tertarik Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga sistem software kami di sini. Segera daftar dan dapatkan demo gratis dari HashMicro.
