5 Alasan Mengapa Berinvestasi di Visitor Software Menguntungkan

Syifa Fadiyah
visitor software

Berinvestasi di visitor software kadang menuai pendapat yang berbeda di dalam organisasi. Begitu proposal pengadaan software tersebut, para petinggi perusahaan mungkin mengerinyitkan dahi. “Mengapa mengeluarkan uang hanya untuk mendata tamu? Kenapa tidak pakai kertas saja?” Bisa jadi itu respon yang dikeluarkan.

Reaksi tersebut ada karena para petinggi tersebut tidak berada di front desk setiap hari. Mereka tidak paham betapa pekerjaan mencatat tamu dan memastikan tamu itu tidak melakukan hal-hal ilegal bisa menyulitkan. Lebih jauh lagi, mereka tidak mengetahui bahwa Visitor Software tidak hanya membantu pekerjaan resepsionis dan petugas keamanan tapi juga membantu perusahaan secara keseluruhan.

Berikut adalah 5 alasan mengapa berinvestasi di Visitor Software bermanfaat bagi perusahaan.

Artikel terkait: 10 Hal yang Harus Dipertimbangkan Sebelum Implementasi ERP di Perusahaan Anda

Mengurangi biaya administrasi

Umumnya, waktu yang dibutuhkan untuk mendata pengunjung secara manual adalah 5 menit. Katakanlah Anda memiliki 3 lokasi meja resepsionis yang berbeda dengan jumlah kunjungan 100 tamu per bulan per meja. Bisa Anda bayangkan biaya yang Anda keluarkan untuk tugas administrasi yang demikian?

Itu baru satu gedung dan tidak memperhitungkan biaya alat tulis. Bagaimana jika Anda memiliki lebih dari satu gedung?

Visitor Software dapat mempercepat pendataan tamu dari waktu yang dibutuhkan dengan otomatisasi – termasuk registrasi, input data, mendata kartu kunjungan, penandatanganan dokumen digital, dan keperluan lainnya.

Selain itu, data pengunjung akan tersimpan di dalam data pusat. Dengan demikian, jika suatu saat pengunjung tersebut kembali, resepsionis tidak harus kembali menginput data pengunjung. Tentunya hal tersebut akan memangkas biaya administrasi dan bisa dialokasikan ke hal yang lebih berguna.

Visitor Software mencegah adanya potensi kegaduhan

Tujuan pemasangan Visitor Software adalah mencegah adanya pengunjung yang ingin membuat keributan. Sistem dapat memantau siapa saja yang datang ke gedung Anda. Sejauh ini mungkin tidak pernah ada keributan yang terjadi di lokasi perusahaan Anda tapi, tidak menutup kemungkinan hal tersebut akan terjadi.

Tidak jarang keributan terjadi di dalam gedung karena pengunjung bisa menyelinap masuk tanpa adanya kartu pengunjung. Lebih parahnya lagi, pengunjung tersebut tidak bisa diidentifikasi karena manajemen tidak memiliki informasi tentang yang bersangkutan.

Tentunya Anda tidak ingin membahayakan karyawan dan fasilitas Anda. Dengan berinvestasi pada sistem ini, Anda sudah mengambil langkah yang tepat untuk mencegah adanya kegaduhan.

visitor software

Menjaga keamanan semua orang

Setiap perusahaan bertanggung jawab atas keselamatan pengunjung dan staff. Dengan adanya rekaman data check-in  dan check-out pengunjung, petugas keamanan bisa memastikan apakah gedung tersebut sudah kosong ketika akan ditutup.

Jika ternyata ada seseorang yang tidak meninggalkan tempat sesuai ketentuan waktu, petugas keamanan bisa mencarinya. Jika mereka berniat jahat – sembunyi dan menunggu hingga gedung tutup agar bisa mengambil barang-barang – aksi mereka bisa lebih cepat dihentikan.

Adapula ketika seorang pengunjung sakit dan pingsan di gedung Anda, petugas keamanan dapat dengan cepat mengidentifikasi keberadaannya dan memberikan pertolongan. Jika ada kebakaran atau bencana alam lainnya, proses evakuasi bisa lebih efektif karena software telah mendata siapa saja yang ada di gedung tersebut.

Visitor Software melindungi perusahaan dari tuntutan hukum

Dalam beberapa hal, mengunjungi fasilitas perusahaan dapat menimbulkan risiko. Misalnya di situs konstruksi. Meskipun pengunjung tahu bahaya yang dihadapinya ketika masuk ke daerah tersebut, perusahaan tetap harus memastikan keamanannya.

Dalam perspektif bisnis, sebisa mungkin perusahaan terhindar dari tuntutan hukum atau klaim asuransi. Sistem manajemen pengunjung dapat melindungi perusahaan dari hal tersebut dengan memberikan acknowledgment notice. Dokumen tersebut berisi persetujuan pengunjung mengenai syarat dan ketentuan saat berada di area konstruksi.

Visitor software dapat menyimpan data ini di dalam sistem. Jika ternyata pengunjung tersebut lalai dan berakibat pada kecelakaan, Anda memiliki bukti digital bahwa Anda telah memenuhi tanggung jawab Anda untuk memperingatkan pengunjung tersebut.

Memberikan kesan profesional

Membangun reputasi perusahaan yang baik dapat diwujudkan dengan Visitor software. Sistem tersebut dapat memberikan rasa aman dan kesan profesional di antara karyawan dan pengunjung.

Pengunjung dapat dengan sendiri melihat betapa terorganisirnya pendataan tamu di organisasi Anda. Dengan demikian, software ini membantu Anda membangun citra perusahaan yang baik.

Inilah manfaat Visitor Software bagi perusahaan Anda. Pentingnya implementasi sistem ini juga sangat jelas. Tidak menggunakan sistem ini hanya akan menguras biaya perusahaan dalam jangka panjang untuk hal yang sia-sia.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles