DengMenggunakan visitor software kadang menuai pendapat yang berbeda di dalam organisasi. Begitu proposal pengadaan software tersebut, para petinggi perusahaan mungkin mengerinyitkan dahi. “Mengapa mengeluarkan uang hanya untuk mendata tamu? Kenapa tidak pakai kertas saja?” Bisa jadi itu respon yang Anda keluarkan sekarang. Hal yang wajar terlontar dari pikiran Anda karena sebagai pemimpin organisasi. Karena faktanya reaksi tersebut ada karena para petinggi tersebut tidak berada di front desk setiap hari.
Sehingga sebagai petinggi, tentu tidak akan paham bahwa pekerjaan mencatat tamu dan memastikan tamu tidak melakukan atau membawa hal-hal ilegal dapat berakibat fatal bagi perusahaan, bahkan merusak reputasi dan image perusahaan. Maka itulah menjadi alasan bahwa Visitor Software Management dibutuhkan.
Implementasi software ini dalam jangka panjang tidak hanya membantu pekerjaan resepsionis dan petugas keamanan tapi juga membantu perusahaan secara keseluruhan. Ingin tahu berapa harga software tersebut? Anda dapat mengunduh skema harganya untuk mengetahui perhitungan harga yang ditawarkan HashMicro. Dalam artikel, Kami akan memaparkan lebih lanjut alasan mengapa Visitor Software Management bermanfaat bagi perusahaan.
Artikel terkait: 10 Hal yang Harus Dipertimbangkan Sebelum Implementasi ERP di Perusahaan Anda
Daftar Isi
Mengurangi Biaya Administrasi
Umumnya, waktu yang dibutuhkan untuk mendata pengunjung secara manual adalah 5 menit. Katakanlah Anda memiliki 3 lokasi meja resepsionis yang berbeda dengan jumlah kunjungan 100 tamu per bulan per meja. Bisa Anda bayangkan biaya yang Anda keluarkan untuk tugas administrasi yang demikian? Itu baru satu gedung dan tidak memperhitungkan biaya alat tulis. Bagaimana jika Anda memiliki lebih dari satu gedung?
Visitor Software dapat mempercepat pendataan tamu dari waktu yang dibutuhkan dengan otomatisasi – termasuk registrasi, input data, mendata kartu kunjungan, penandatanganan dokumen digital, dan keperluan lainnya. Selain itu, data pengunjung akan tersimpan di dalam data pusat. Dengan demikian, jika suatu saat pengunjung tersebut kembali, resepsionis tidak harus kembali menginput data pengunjung. Tentunya hal tersebut akan memangkas biaya administrasi dan bisa berguna untuk hal yang sekiranya lebih penting. Untuk hasil optimal, Anda juga dapat mempermudah tugas HR dan administrasi karyawan di perusahaan Anda secara otomatis dengan Sistem HRM dari HashMicro.
Mencegah Potensi Kegaduhan
Tujuan pemasangan Visitor Software adalah mencegah adanya pengunjung yang ingin membuat keributan. Sistem dapat memantau siapa saja yang datang ke gedung Anda. Sejauh ini mungkin tidak pernah ada keributan yang terjadi di lokasi perusahaan Anda tapi, tidak menutup kemungkinan hal tersebut akan terjadi. Tidak jarang keributan terjadi di dalam gedung karena pengunjung bisa menyelinap masuk tanpa adanya kartu pengunjung. Lebih parahnya lagi, pengunjung tersebut tidak bisa diidentifikasi karena manajemen tidak memiliki informasi tentang yang bersangkutan. Tentunya Anda tidak ingin membahayakan karyawan dan fasilitas Anda. Dengan berinvestasi pada sistem ini, Anda sudah mengambil langkah yang tepat untuk mencegah adanya kegaduhan.
Menjaga Keamanan
Setiap perusahaan bertanggung jawab atas keselamatan pengunjung dan staff. Keamanan para tamu dan staff dalam gedung tersebut, dapat diawasi dan monitor karena sistem visitor management memiliki rekaman data check-in dan check-out pengunjung, petugas keamanan sehingga bisa memastikan apakah gedung tersebut sudah kosong ketika akan ditutup. Jika ternyata ada seseorang yang tidak meninggalkan tempat sesuai ketentuan waktu, petugas keamanan bisa mencarinya. Dengan demikian, Anda dapat melakukan langkah preventif atau pencegahan atas segala tindakan kriminalitas, seperti aksi sembunyi dan menunggu hingga gedung tutup untuk mencuri. Adapula ketika seorang pengunjung sakit dan pingsan di gedung Anda, petugas keamanan dapat dengan cepat mengidentifikasi keberadaannya dan memberikan pertolongan. Jika ada kebakaran atau bencana alam lainnya, proses evakuasi bisa lebih efektif karena software telah mendata siapa saja yang ada di gedung tersebut.
Melindungi Perusahaan dari Tuntutan Hukum
Dalam beberapa hal, mengunjungi fasilitas perusahaan dapat menimbulkan risiko. Misalnya di situs konstruksi terlengkap dari HashMicro. Meskipun pengunjung tahu bahaya yang dihadapinya ketika masuk ke daerah tersebut, perusahaan tetap harus memastikan keamanannya. Dalam perspektif bisnis, sebisa mungkin perusahaan terhindar dari tuntutan hukum atau klaim asuransi. Sistem manajemen pengunjung dapat melindungi perusahaan dari hal tersebut dengan memberikan acknowledgment notice. Dokumen tersebut berisi persetujuan pengunjung mengenai syarat dan ketentuan saat berada di area konstruksi. Visitor software dapat menyimpan data ini di dalam sistem. Jika ternyata pengunjung tersebut lalai dan berakibat pada kecelakaan, Anda memiliki bukti digital bahwa Anda telah memenuhi tanggung jawab Anda untuk memperingatkan pengunjung tersebut.
Memberikan Kesan Profesional
Membangun reputasi perusahaan yang baik dapat diwujudkan dengan Visitor software terlengkap dari HashMicro. Sistem tersebut dapat memberikan rasa aman dan kesan profesional di antara karyawan dan pengunjung. Pengunjung dapat dengan sendiri melihat betapa terorganisirnya pendataan tamu di organisasi Anda. Dengan demikian, software ini membantu Anda membangun citra perusahaan yang baik. Inilah manfaat Visitor Software bagi perusahaan Anda. Pentingnya implementasi sistem ini juga sangat jelas. Tidak menggunakan sistem ini hanya akan menguras biaya perusahaan dalam jangka panjang untuk hal yang sia-sia.
Kesimpulan
Mendata setiap tamu yang datang baik pada apartemen, gedung, instansi pemerintah ataupun hal lainnya secara manual sudah seharusnya Anda tinggalkan dan beralih ke digitalisasi manajemen pengunjung. Selain meningkatkan efesiensi, efektivitas dalam urusan mengatur tamu, penggunaan jangka panjang sistem ini akan melancarkan kegiatan bisnis Anda secara menyeluruh.
Aplikasi buku tamu ini akan mendata dan mencatat banyak pengunjung setiap harinya. Ini membantu perusahaan dalam menghindari adanya resiko kejahatan atau kriminalitas. Aplikasi tersebut dikenal dengan Visitor Management System. Singkatnya, sistem visitor merupakan digitalisasi manajemen sistem pengunjung. Unduh skema harga yang ditawarkan atau coba demo gratisnya sekarang!
