Ketika stok barang tidak terkelola dengan baik, beberapa masalah dapat muncul. Diantaranya understock, overstock, atau kebutuhan ruang tambahan untuk penyimpanan barang. Hal ini terjadi karena perusahaan tidak melakukan kegiatan pembukuan stok barang secara efektif.
Penyebab kesalahan tersebut pada umumnya adalah karena proses pembukuan stok barang masih dilakukan secara manual, yang mana meningkatkan potensi terjadinya human error. Hal ini bisa diatasi dengan menggunakan software inventaris yang tepat.
Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian dan fungsi pembukuan stok barang, serta solusi praktis agar proses ini dapat berjalan lebih mudah, efisien, dan akurat.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Pembukuan Stok Barang?
Pembukuan stok barang merupakan kegiatan esensial dalam mengelola persediaan di perusahaan. Dengan mencatat kuantitas produk fisik yang ada di gudang, pengusaha dapat memastikan kesesuaian antara data pada catatan dengan kondisi sebenarnya. Anda dapat memperoleh beberapa keuntungan dari pembukuan stok barang, seperti berikut ini:
-
Mengoptimalkan persediaan
Perusahaan dapat mengoptimalkan tingkat persediaan mereka. Mereka dapat memantau stok dengan lebih baik, menghindari kelebihan stok yang mengikis laba, dan juga mencegah kekurangan stok yang dapat mengganggu operasi bisnis.
-
Meningkatkan efisiensi operasional
Perusahaan dapat menghindari pemborosan waktu, tenaga, dan sumber daya lainnya dengan mengetahui kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli atau diproduksi.
-
Meningkatkan pelayanan pelanggan
Perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik. Mereka dapat memastikan ketersediaan dan pengiriman tepat waktu barang yang diminta, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun reputasi positif.
-
Membantu analisis kinerja bisnis
Pembukuan stok barang menghasilkan data yang dapat kita gunakan untuk menganalisis kinerja bisnis secara keseluruhan. Data ini membantu kita mengidentifikasi tren penjualan, mengukur efektivitas strategi pemasaran, dan membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan profitabilitas.
Selain itu, sistem pembukuan stok barang yang efisien juga bisa memudahkan perencanaan keuangan di berbagai sektor, seperti sektor industri karena memerlukan catatan barang atau stok yang akurat.
Untuk mendapatkan gambaran harga sistem pembukuan stok barang, unduh skema perhitungan software ERP inventaris melalui gambar di bawah ini.
Fungsi Pembukuan Stok Barang bagi Perusahaan
Metode pembukuan stok barang menjadi penting untuk diimplementasikan dalam proses bisnis karena metode ini memberikan dampak yang krusial terhadap finansial perusahaan. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari metode pembukuan stok barang.
-
Mengetahui pergerakan stok
Pengusaha dapat mengetahui barang mana sajakah yang masih ada, yang sudah keluar, dan yang sedang dalam proses retur oleh pembeli. Hal ini dapat menjadi suatu pertimbangan untuk pembelian barang lainnya.
-
Melihat arus penjualan
Dengan ini, pengusaha dapat mencatat barang manakah yang paling laris sehingga pengusaha dapat mengetahui barang mana yang memerlukan restock. Terlebih lagi, pengusaha dapat mengendalikan arus stok barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli.
-
Menghindari kecurangan
Dalam bisnis penjualan barang, kecurangan bisa terjadi baik oleh pihak internal maupun eksternal. Melakukan pembukuan stok membantu mendeteksi tindakan curang terhadap stok barang, sehingga kecurangan dapat diminimalisir atau dihindari.
-
Evaluasi kinerja bisnis
Dengan membandingkan jumlah stok aktual dengan target atau perkiraan, perusahaan dapat mengevaluasi seberapa baik mereka mengelola persediaan mereka. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi area di mana efisiensi dapat ditingkatkan atau masalah dapat diselesaikan.
Contoh Pembukuan Stok Barang yang Baik
Agar informasi seputar stok barang memiliki akurasi yang tinggi, maka perusahaan perlu melakukan pembukuan dengan baik. Langkah pertama yang pengusaha dapat lakukan adalah untuk membuat label yang dapat mempermudah pencatatan serta dapat menata barang dengan rapi.
Dalam kegiatan ini, pengusaha dapat menerapkan beberapa format label. Pengusaha dapat mencantumkan tanggal transaksi dari suatu barang dengan kode tertentu, serta mencantumkan kuantitas stok awal, stok baru, stok keseluruhan, stok keluar dan sisanya.
Selain itu, terdapat format lainnya yang dapat mencatat nilai pembelian dan penjualan. Format tersebut memerlukan kolom-kolom di bawah ini:
- Tanggal transaksi
- Jenis barang
- Harga beli barang
- Jumlah stok barang
- Kas keluar
- Stok keluar
- Harga jual barang yang keluar
- Kas masuk
- Sisa stok tekahir
Permudah Pembukuan dengan HashMicro Inventory Software
Berdasarkan contoh di atas, seorang pengusaha yang menjalankan bisnis harus memperhatikan pembukuan stok barang dengan cermat. Pembukuan stok barang merupakan salah satu aspek krusial yang tidak boleh diabaikan. Setiap kesalahan kecil dalam pembukuan dapat berujung pada konsekuensi yang besar bagi kelangsungan bisnis.
Oleh karena itu, perusahaan perlu menggunakan suatu software bisnis yang bisa mengotomasi dan memantau stok barang secara real-time. Salah satunya perangkat lunak yang bisa Anda gunakan adalah software inventaris barang dari HashMicro.
Inventory software dari HashMicro adalah salah satu sistem ERP terbaik untuk sistem pembukuan stok barang. Berbagai fitur canggih, seperti pelacakan stok secara real-time, pemesanan otomatis, dan analisis data, akan membantu Anda mengambil keputusan yang lebih baik.
Software inventaris barang HashMicro menawarkan beberapa fitur utama, antara lain:
-
- RFID Warehouse rack stock in out automation: Identifikasi otomatis barang yang masuk dan keluar dari rak gudang menggunakan tag RFID, meningkatkan akurasi inventaris, efisiensi operasional, dan visibilitas stok.
- 3D Warehouse: memvisualisasikan dan mengelola stok atau inventaris dalam bentuk model tiga dimensi (3D) dari gudang atau ruang penyimpanan.
- OCR for Receiving: Sistem secara otomatis mengenali dan mengekstrak informasi dari dokumen penerimaan menggunakan teknologi OCR, seperti faktur atau packing slip, dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem ERP
- Stock Forecasting: Memperkirakan kebutuhan stok atau inventaris di masa mendatang berdasarkan analisis data historis, tren penjualan, dan faktor-faktor lainnya.
- Run Rate Reordering Rules: Mengatur aturan pemesanan barang berdasarkan tingkat konsumsi atau penjualan yang diperkirakan dalam periode tertentu.
- Quality control management: mengelola dan mengontrol kualitas produk selama seluruh siklus, mencakup pemantauan dan pengendalian kualitas bahan baku, proses produksi, dan produk jadi, serta pelacakan dan pelaporan hasil inspeksi kualitas.
Dengan demikian, Software inventaris barang milik Hashmicro tidak hanya bisa membantu perusahaan dalam membukukan stok barang, tetapi software ini memiliki beberapa keunggulan, seperti unlimited users atau kebebasan menambahkan user seiring perkembangan perusahaan, menyediakan beragam modul yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan lainnya.
Kesimpulan
Pembukuan stok barang merupakan kegiatan pencatatan terhadap barang-barang yang tersedia untuk dijual perusahaan. Kegiatan ini dapat memberikan wawasan seputar perputaran stok, sehingga bisa menjadi suatu bahan pertimbangan untuk kegiatan penjualan di masa depan. Selain itu, terdapat beberapa format pencatatan yang pengusaha gunakan untuk membukukan stok barangnya.
Untuk dapat mengefisiensikan kegiatan pembukuan stok barang, Anda dapat menggunakan HashMicro Inventory Software. Melalui perangkat ini, Anda dapat mengoptimasi tingkat stok serta memaksimalkan inventory control dalam gudang Anda. Bila Anda tertarik untuk menggunakan software ini, Anda dapat mencoba demo gratis sekarang juga!
