Ketika membahas tentang memulai bisnis, pikiran untuk mencoba bisnis katering muncul di benak. Namun, ini akan lebih menantang dari yang Anda pikirkan, karena bisnis katering memiliki banyak pemain di pasar. Dengan demikian, akan lebih baik jika Anda memiliki aplikasi purchasing untuk mendukung bisnis Anda.
Jika Anda lalai, maka Anda akan menderita kerugian. Lalu apa yang Anda butuhkan? Ini semua yang perlu Anda ketahui tentang software procurement untuk rencana bisnis katering Anda. Ini memiliki banyak manfaat yang dapat membantu mengotomatiskan operasi bisnis Anda, memastikan Anda mendapatkan semua detail kecil. Klik di sini untuk mengetahui lebih lanjut tentang perkiraan harga!
Bagaimana Aplikasi Purchasing dapat Membantu Bisnis Katering Anda?
Perangkat lunak pembelian membantu bisnis membuat rencana pengadaan dan melacak cara mereka membeli persediaan. Sering kali, perangkat lunak akan dilengkapi dengan tools yang memudahkan bisnis untuk mengirim dan menerima pesanan. Sulit untuk berbicara dan berkoordinasi dengan pemasok yang berbeda dan melacak semua pesanan yang telah dibuat. Jadi, perangkat lunak ini sangat menyederhanakan rencana pengadaan yang akan Anda terapkan.
Mengenai rencana pengadaan, lebih baik menggunakan perangkat lunak daripada melakukannya dengan tangan. Ini karena software procurement merampingkan proses pemesanan, menghemat waktu dan uang manajer atau pemilik bisnis. Berikut adalah langkah-langkah bagaimana aplikasi purchasing terhubung ke pemasok untuk membuat dan mengelola pesanan.
Mengimpor katalog pemasok
Pada langkah pertama, Anda perlu menyiapkan sistem purchasing sehingga Anda dapat mengimpor katalog produk dari pemasok Anda. Melakukan hal ini dengan semua pemasok memungkinkan Anda untuk melihat informasi terbaru dan membuat pesanan terkonsolidasi. Dalam pendekatan ini, informasi pada sistem Anda akan komprehensif dan terorganisir dengan baik. Teknologi ini juga memungkinkan Anda untuk meminta informasi produk dari pemasok baru, yang dapat Anda lakukan dengan menggunakan alat ini. Ini dapat membantu jika Anda khawatir mengandalkan sejumlah kecil bisnis atau jika Anda ingin menambahkan item baru ke menu Anda.
Aplikasi purchasing mempermudah pencarian produk dan pembuatan pesanan
Langkah kedua, cari katalog software procurement untuk bahan yang Anda butuhkan. Perangkat lunak akan menghasilkan satu pesanan dengan total berjalan untuk setiap pemasok, sehingga Anda akan selalu mengetahui biaya keseluruhan. Jika Anda sering memesan barang yang sama, Anda dapat membuat panduan pemesanan yang dipersonalisasi yang dapat Anda gunakan kapan pun Anda perlu mengisi ulang. Jika perlu, Anda dapat mengonfigurasi perangkat lunak untuk mengirimkan panduan ini kepada Anda nanti. Perangkat lunak biasanya memiliki fitur yang mengotomatiskan tugas, sehingga pengguna tidak perlu khawatir melakukannya sendiri.
Kirim pesanan
Setelah memastikan pesanan Anda sudah lengkap dan benar, Anda bisa mengeceknya dan mengirimkannya ke vendor lain menggunakan program ini. Pembelian Anda akan berhasil dikirimkan ke vendor berkat kemampuan perangkat lunak untuk menghilangkan kesalahan manusia. Bahkan jika Anda berkolaborasi dengan banyak vendor, Anda hanya dapat melakukan satu pemesanan. Jadi Anda tidak perlu membuat pesanan baru setiap hari. Setelah menggunakan sistem ini, setiap organisasi akan bertanggung jawab untuk melakukan tugas secara manual.
Update secara real-time
Dasbor software ini memberikan visibilitas kepada pemilik tentang status semua pesanan terbuka. Riwayat pemesanan dapat dilihat secara lengkap di dashboard. Ini termasuk barang yang dipesan, berapa harganya, dan kapan barang itu diharapkan tiba. Sangat mudah untuk menemukan solusi saat ada masalah, seperti kekurangan barang atau overorder. Hal ini dapat dilakukan dengan segera melaporkan masalah tersebut kepada pemasok untuk diperbaiki.
Pelacakan stok
Untuk melacak stok, program dapat diatur untuk menerima pesanan yang masuk secara otomatis. Catatan akan terus diperbarui dalam sistem, sehingga Anda dapat kembali dan meninjaunya kapan pun Anda mau. Anda dapat merevisi pesanan secara manual untuk mencerminkan jumlah yang tepat dari setiap bahan yang diterima jika ada ketidaksesuaian, seperti produk yang hilang atau rusak. Kemudian Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang tingkat stok Anda.
Sinkronisasi dengan data dari alat lain
Selain itu, sistem terintegrasi Anda memungkinkan Anda melakukan sinkronisasi dengannya. Meningkatkan ketepatan pesanan dengan informasi stok dan sistem point of sale. Jika Anda memasukkan tingkat stok dan konsumsi harian rata-rata ke dalam aplikasi purchasing, ini akan merekomendasikan apa dan berapa banyak yang harus Anda pesan selanjutnya. Akibatnya, Anda dapat harus mengandalkan mesin sebagai gantinya.
Periksa catatan masa lalu
Langkah terakhir adalah melacak apa yang telah Anda pesan. Ini memungkinkan Anda melacak pengeluaran Anda sehingga Anda dapat membuat anggaran yang lebih baik. Anda dapat menyesuaikan pesanan atau mencari pemasok baru jika pengeluaran Anda terlalu banyak. Aplikasi purchasing Anda mungkin juga memberi Anda informasi tentang bagaimana harga berubah, sehingga Anda dapat dengan cepat melihat bagaimana harga naik (atau turun) dan memutuskan apa yang harus dilakukan. Misalnya, Anda dapat menggunakan software procurement untuk mencari pemasok atau perubahan baru yang lebih murah.
Manfaat Aplikasi Purchasing untuk Mengefisiensikan Operasional Bisnis Katering
Bisnis katering mungkin mendapat manfaat dengan menggunakan aplikasi purchasing. Kesulitan umum yang dihadapi semua pemakan adalah menerima pesanan pengunjung. Industri jasa makanan dikenal untuk pemesanan barang yang mudah rusak dalam jumlah besar. Karena cepat habis, harus ada sistem yang menjamin katering selalu memiliki persediaan yang cukup untuk setiap bahan. Tingkat stok optimal yang tidak memerlukan overbuying untuk memenuhi permintaan. Apa cara terbaik untuk mengatasi masalah ini? Berikut adalah beberapa contoh nyata bagaimana software procurement mungkin berguna.
1. Hemat waktu saat memesan
Adalah umum bagi katering untuk bekerja dengan lebih dari satu vendor. Namun, harus menempatkan pesanan individu untuk setiap vendor memakan waktu. Membeli perangkat lunak menyederhanakan prosesnya. Dengan menggunakan perangkat lunak, pemilik dapat menghubungi masing-masing pemasok mereka, memungkinkan mereka untuk melihat katalog terkini dari bahan-bahan yang tersedia bersama dengan data. Dengan data ini, manajer dapat mengumpulkan pesanan dari beberapa vendor menjadi satu pesanan pembelian. Pemilik katering dapat melihat berapa banyak yang mereka habiskan untuk setiap vendor dengan melihat jumlah keseluruhan.
2. Buat panduan pemesanan
Bantuan pesanan adalah metode pemakan lain yang dapat menghemat waktu. Setelah Anda menentukan berapa banyak setiap bahan yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan, pesanan biasanya tetap sama dari minggu ke minggu. Jadi, sistem purchasing biasanya menggabungkan fungsi pembuatan panduan pesanan. Aplikasi purchasing merampingkan proses ini, memungkinkan manajer untuk berkonsentrasi pada tugas lainnya.
3. Pertahankan tingkat persediaan yang optimal dengan aplikasi purchasing
Anda mungkin pernah mendengar banyak tentang betapa pentingnya bagi bisnis katering untuk mengelola inventaris mereka dengan benar. Aplikasi purchasing dapat langsung menyesuaikan tingkat stok saat pemilik mendapatkan kiriman. Mereka dapat melacak tingkat inventaris mereka dengan cara ini dan selalu memiliki segalanya. Hal ini mencegah pemilik memesan terlalu banyak, yang dapat mengakibatkan pemborosan makanan atau uang, atau membeli terlalu sedikit, yang dapat mengakibatkan mereka tidak dapat memenuhi permintaan.
4. Buat proposal pesanan
Satu aspek positif lebih lanjut dari aplikasi purchasing adalah kemampuannya untuk menyarankan pesanan. Software procurement menggabungkan data penjualan dan penggunaan material untuk menjaga stok pada tingkat yang sesuai. Program melacak konsumsi materi Anda dan memberikan rekomendasi bermanfaat. Dengan informasi ini, program dapat merekomendasikan berapa banyak yang harus Anda beli untuk setiap barang di restoran tersebut. Kemudian Anda dapat mengelola rencana purchasing dengan lebih mudah.
5. Mengurangi ketergantungan pada pemasok individu
Pasar dibanjiri pilihan, bahkan jika Anda telah menemukan penyedia yang andal. Untuk memenuhi kebutuhan bisnis katering Anda, silakan mencari pemasok lain. Pemilik dapat menggunakan aplikasi procurement untuk mencari vendor baru dan mengimpor katalog. Ini bisa berguna dalam penyesuaian menu atau penundaan pengiriman.
6. Aplikasi purchasing membantu melacak dan pantau biaya makanan
Katering tidak hanya harus menjaga cita rasa makanan tetapi juga menjaga biaya makanan pada tingkat yang dapat dikelola. Makanan adalah salah satu biaya overhead utama dengan staf. Mengawasi perubahan harga adalah salah satu strategi untuk mengelola anggaran belanjaan Anda. Aplikasi purchasing memungkinkan Anda memantau fluktuasi harga untuk produk apa pun yang Anda pesan dari waktu ke waktu. Jika ternyata harga komponen penting telah meningkat ke tingkat yang tidak wajar, Anda dapat beralih ke pemasok lain.
7. Efisiensi manajemen pesanan dengan aplikasi purchasing
Aplikasi pengadaan terbaik juga menyediakan cara untuk melacak pesanan sebelumnya. Status pesanan dasbor menampilkan perkiraan tanggal kedatangan untuk setiap pengiriman sehingga manajer dapat membuat rencana yang sesuai. Pengiriman yang diperkirakan akan berguna dalam mempersiapkan minggu yang akan datang. Manfaat termasuk mempermudah manajer untuk memantau anggaran. Mereka dapat dengan mudah melihat pengeluaran mingguan dengan menelusuri riwayat transaksi, mengungkapkan potensi penghematan.
Kesimpulan
Aplikasi purchasing membuat pemesanan persediaan menjadi lebih mudah dalam berbagai cara. Ini memungkinkan pemilik katering untuk memesan semua persediaan mereka dalam waktu singkat. Cukup buka satu dasbor untuk menempatkan semua pesanan. Software procurement juga memberikan visibilitas yang lebih tinggi terhadap perubahan harga dan berapa banyak yang dibelanjakan, yang dapat menghasilkan penghematan biaya makanan. Oleh karena itu, pemilik dapat dengan mudah melakukan rencana pengadaan untuk usahanya.
Namun, akan lebih mudah jika aplikasi purchasing dapat menjadi bagian dari proses manajemen inventaris restoran secara keseluruhan. Pilih software procurement yang terintegrasi dengan sistem lain untuk memberi Anda ikhtisar data yang lebih mendalam. Smart Catering Technology dari HashMicro membantu mengurangi pemborosan sambil memastikan semua barang tersedia. Sistem memiliki fitur yang dapat memantau stok, pembayaran tepat waktu, dan mengontrol biaya pengadaan. Lihat skema harga untuk mengetahui estimasi biaya bisnis Anda dan dapatkan demo dari kami secara gratis!
Apakah artikel Ini bermanfaat?
YaTidak
