Sistem Payroll merupakan suatu sistem yang sangat dibutuhkan dikarenakan manfaatnya untuk perusahaan bagian finansial dan upah. Sistem payroll mempunyai banyak manfaat bagi perusahaan seperti menghitung upah karyawan, pengelolaan administrasi finansial dan pengelolaa pajak, efisiensi waktu, dan lain – lain.
Melalui artikel ini, Anda dapat memahami lebih detail mengenai sistem payroll yang dapat memudahkan kinerja Anda. Berikut adalah penjelasannya.
Daftar Isi
Pengertian Sistem Payroll
Seperti yang kita ketahui, seorang karyawan bekerja dengan memberikan jasa, tenaga, dan waktunya sehingga perusahaan pun akan memberikan hak karyawan dalam bentuk upah atau gaji sesuai dengan kesepakatan kontrak di awal. Umumnya, karyawan akan mendapatkan gaji setiap bulan berupa gaji bersih setelah ada penyesuaian pajak dan pemotongan lainnya. Ada pula beberapa faktor lain yang dapat mempengaruhi jumlah gaji, misalnya cuti, tunjangan, kehadiran, dan lain-lain.
Pengelolaan gaji sepenuhnya merupakan tanggung jawab dari departemen Human Resource Development (HRD) atau personalia yang ada di dalam suatu perusahaan. Untuk mengatur gaji, Anda tentu tidak bisa bekerja secara manual. Sebab, berbagai kesalahan perhitungan atau human error sangat mungkin terjadi. Maka, di sinilah Anda membutuhkan sistem payroll yang dapat bekerja otomatis.
Baca juga: 5 Sistem Penggajian Terbaik di Indonesia
Manfaat Sistem Payroll
Secara garis besar, manfaat sistem payroll adalah memudahkan perhitungan gaji. Namun lebih dari itu, sistem payroll memiliki manfaat-manfaat mendetail terkait pengelolaan gaji. Manfaat ini memiliki peran krusial bagi Anda sebagai bagian dari tim HR yang langsung menangani hal tersebut serta karyawan sebagai penerima gaji. Lalu, apa saja manfaat dari sistem payroll?
1. Sistem Payroll Dapat mengetahui laporan gaji setiap bulannya
Bagi karyawan, manfaat pertama ini sangat penting. Gaji yang mereka terima harus berupa rincian laporan secara jelas dari gaji bulanan. Di dalam payroll, karyawan dapat melihat gambaran terkait persentase potongan pajak, BPJS, dan cuti, serta gaji bersih yang tercatat setiap bulannya.
Rincian laporan gaji terwujud dalam bentuk slip gaji. Melalui sistem pembayaran payroll, karyawan dapat dengan mudah mengetahui substansi yang ada di dalamnya. Sistem tersebut juga akan membantu perusahaan dalam mengirimkan slip gaji langsung kepada email masing-masing karyawan.
2. Hemat Waktu dengan menggunakan sistem payroll
Manfaat kedua berkaitan dengan kinerja Anda sebagai tim HR. Dengan jumlah karyawan yang cukup banyak dan angka yang tidak sedikit, pengelolaan gaji akan sangat membutuhkan waktu yang lama. Dalam hal ini, manfaat sistem payroll adalah membantu Anda dalam menghemat waktu untuk mengakomodir pemberian gaji.
Mungkin Anda bertanya, bagaimana bisa sistem payroll dapat menghemat waktu kinerja? Sistem payroll adalah sistem yang bekerja secara otomatis dalam membuat laporan gaji karyawan. Setiap perubahan, pasti langsung akan tercatat. Misalnya, jika ada karyawan yang absen selama satu hari, sistem akan secara otomatis menghitung jumlah total gaji dengan pengurangan absen tersebut. Maka, Anda tidak perlu lagi menghitungnya secara manual.
3. Dapat menghitung potongan dan jumlah gaji
Sama halnya dengan contoh perhitungan gaji berdasarkan absen pada poin kedua di atas. Di dalam kesepakatan dengan perusahaan, karyawan akan mendapat informasi mengenai gaji kotor dan gaji bersih. Gaji bersih sendiri merupakan total yang akan karyawan dapatkan sesuai dengan potongan gaji berupa asuransi, BPJS, pajak, dan sebagainya.
Sistem payroll akan melakukan perhitungan dari gaji kotor yang kemudian dipotong dengan beberapa keperluan tersebut. Caranya, pertama Anda akan memasukkan data potongan gaji, kemudian sistem akan secara otomatis menjumlah total yang hasilnya akan menjadi gaji bersih. Bahkan pada beberapa contoh sistem payroll tertentu, sistem mampu menginput penggantian biaya reimbursement karyawan, pengobatan di luar BPJS, atau pengeluaran lainnya.
4. Membuat formulir pajak
Selain berperan dalam perhitungan gaji, Anda dapat menggunakan sistem payroll dalam membuat formulir pajak untuk menunjang keperluan perusahaan dan karyawan. Anda bisa mengirim atau mencetak formulir tersebut kepada pihak yang memiliki kepentingan terhadap hal itu. Sangat mudah jika Anda mengandalkan sistem payroll.
Selain membantu proses kinerja secara otomatis, Anda juga dapat menekan biaya menjadi lebih hemat. Maka, Anda dan tim HR dapat lebih fokus dalam melakukan beberapa tugas lainnya. Berbeda jika Anda melakukan secara manual yang tentu prosesnya akan sangat memakan waktu.
Baca juga: Honorarium adalah Upah sebagai Imbalan Jasa, Berbeda dengan Gaji Biasa
5. Data dapat tersimpan secara otomatis
Sebagai karyawan, Anda pasti selalu berhubungan dengan data-data operasional perusahaan. Data ini perlu Anda simpan dengan memastikan tingkat keamanan yang ketat. Ketika Anda berhadapan dengan dokumen cetak, tentu Anda memerlukan ruang penyimpanan tersendiri. Tidak hanya tempat, tapi juga waktu dan pasti kinerja Anda akan terasa lebih sulit.
Untuk menghindari hal-hal tersebut, Anda sangat membutuhkan sistem yang dapat menyimpan data secara otomatis. Dalam hal ini, sistem payroll adalah solusinya. Selain berfungsi untuk menyimpan data, Anda juga dapat mengelola data-data tersebut. Maka, kewajiban untuk membayar kompensasi karyawan bisa Anda lakukan dengan mudah.
6. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan operasional bisnis dan penggajian yang berbeda-beda. Kondisi itu terjadi karena ada faktor-faktor pengaruh yang juga berbeda antar perusahaan. Namun, apapun kebutuhannya, sistem payroll dapat menjawab segala tantangan dalam manajemen gaji karyawan.
Anda dapat memilih sistem payroll berdasarkan keperluan perusahaan. Jika perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah banyak, tentu Anda juga memerlukan fitur-fitur pendukung yang sesuai. Bahkan pada perusahaan skala besar, Anda akan membutuhkan sistem yang terintegrasi dengan beberapa aspek lainnya.
7. Self-service
Manfaat berikutnya adalah self-service. Sistem payroll tidak hanya memberikan kemudahan pengelolaan bagi tim HR. Namun, sistem ini juga dapat memberikan akses informasi kepada karyawan. Informasi mengenai potongan, jumlah total gaji, waktu kerja, bonus, dan lain-lain dapat dilihat secara langsung.
Di dalamnya pun tersedia fitur pengajuan berbagai hal yang bisa karyawan lakukan. Secara otomatis, karyawan tidak harus membuat surat permohonan terlebih dahulu. Baik HR dan karyawan, keduanya sama-sama bisa mendapatkan akses karena sistem berbasis cloud. Dengan memanfaatkan hal tersebut, sistem akan mampu meng-update setiap perubahan yang terjadi.
8. Pembuatan laporan sesuai kebutuhan
Semakin banyak transaksi, tentu akan semakin kompleks pula laporan yang perlu Anda buat. Jelas Anda tidak bisa lagi bertumpu pada pengerjaan manual. Sistem payroll yang bekerja otomatis akan membantu perusahaan dalam mencatat semua transaksi dalam bentuk laporan. Bersama pihak akuntan, Anda dapat menyusun laporan transaksi dengan mudah. Tentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kapan Tanggal Gajian Ditentukan melalui Sistem Payroll?
Secara detail, manfaat sistem payroll sudah Anda pahami. Pertanyaan selanjutnya adalah kapan payroll akan menentukan tanggal pembayaran gaji? Seperti yang kita tahu, gaji merupakan suatu hal yang wajib perusahaan berikan kepada karyawan sebagai feedback terhadap kinerjanya.
Di awal kontrak, penting bagi perusahaan untuk memberikan informasi secara detail terkait gaji. Mulai dari jumlah bersih dan kotor, faktor-faktor yang memotong gaji, sampai dengan waktu pembayaran. Selain pada kontrak kerja, semua ini nantinya juga akan tercatat dalam slip gaji yang karyawan dapatkan.
Sistem payroll adalah sistem yang tidak hanya berfokus pada pengelolaan data kuantitas. Setiap informasi akan diatur secara terstruktur dan sistematis. Terkait penentuan waktu penerimaan gaji karyawan pun menjadi peran dari sistem ini.
Pada dasarnya, perusahaan memiliki kebijakan dalam memberikan gaji kepada karyawan. Tidak ada undang-undang ketenagakerjaan yang khusus mengatur hal tersebut sehingga perusahaan bebas menentukan. Umumnya, perusahaan swasta akan melakukan pembayaran gaji pada rentang waktu tanggal 23 sampai 27 atau setiap akhir bulan. Jika ada perubahan atau penundaan, perusahaan perlu memberikan informasi agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Download Skema Harga Software HRM
Faktor Pengaruh Gaji Karyawan pada Sistem Payroll
Di dalam dunia kerja, Anda pasti mengenal gaji bersih dan gaji kotor. Sekilas perbedaannya sudah dibahas sebelumnya. Gaji kotor adalah upah yang perusahaan berikan kepada karyawan tanpa adanya penambahan atau pengurangan nominal. Dalam penerapannya, gaji kotor akan mengalami perubahan hingga akhirnya terbentuklah gaji bersih. Jumlah akhir yang akan karyawan terima tidak akan sama dengan gaji kotor. Sebab, ada empat hal yang akan mempengaruhi perubahan tersebut. Berikut adalah faktor-faktornya:
1. Kehadiran
Ketika karyawan sudah terikat dengan kontrak kerja, maka ia perlu memenuhi semua syarat dan ketentuan yang berlaku. Salah satunya adalah kehadiran. Aspek ini memiliki pengaruh terhadap jumlah gaji yang akan karyawan dapatkan selama satu bulan. Jika Anda absen atau mangkir dengan tidak memberitahukan alasan dan bukti, tentu tim HR akan memotong gaji karyawan tersebut. Tanpa dilakukan manual pun, sistem payroll akan secara otomatis memotong jumlah gaji.
2. Uang lembur
Berbeda dengan pengaruh kehadiran, faktor kedua berkaitan dengan jatah lembur masing-masing karyawan. Jika karyawan rajin memenuhi jatah lembur yang ada, sistem payroll akan menambahkan atau meningkatkan gaji pada periode tertentu. Semakin sering karyawan lembur, tentu penambahan gaji pun terakumulasi. Besaran tambahan per lemburnya bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.
3. Bonus sesuai target
Biasanya, perusahaan akan memberikan tugas atau project dengan target tertentu. Jika Anda dapat menyelesaikan dan memenuhi target tersebut, Anda akan mendapatkan bonus yang nantinya juga tercatat di dalam sistem payroll. Bonus tersebut akan karyawan dapatkan bersama dengan gaji bulanan.
4. Potongan utang atau denda
Baik utang atau denda akan secara langsung mengurangi gaji karyawan. Misalnya, jika Anda melakukan kesalahan yang berdampak pada ruginya perusahaan, Anda bukan hanya mendapat teguran saja melainkan juga pemotongan gaji. Kondisi seperti ini akan terlebih dahulu masuk pada sistem payroll sehingga sistem akan menjumlahkan gaji dengan adanya pengurangan tersebut.
Kesimpulan
Sistem payroll adalah suatu sistem yang berfungsi untuk mengatur dan mengelola perhitungan gaji karyawan. Seperti pada pembahasan artikel ini, aspek penggajian menjadi sesuatu yang krusial bagi perusahaan. Sebab, adanya gaji akan menentukan kontinuitas kinerja karyawan.
Sudah menjadi kewajiban bahwa perusahaan harus membayarkan gaji sesuai dengan kesepakatan. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor pembentuk gaji, Anda perlu mengelola penggajian dengan teliti. Tentu dalam hal ini, sistem HR dari HashMicro dapat mengoptimalkan proses pembayaran gaji yang Anda lakukan. Sistem yang terpusat ini juga akan membantu Anda untuk mengurangi terjadinya human error sehingga hasilnya lebih akurat. Dapatkan demo gratis software HR HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
