Mencapai target dalam berbisnis bukanlah hal yang mudah, terutama bagi Anda yang baru menjalankan bisnis. Apapun bisnisnya, pasti memiliki target bisnis. Untuk itu, perlu menyusun rencana mengenai kebutuhan sebuah proyek dan bagaimana cara menyelesaikannya dengan menggunakan action plan.
Pada era global ini Anda harus dapat menggunakan waktu secara efektif dan efisien karena sering sekali pekerjaan datang secara bersamaan dengan volume yang cukup banyak. Action Plan akan mempermudah Anda untuk fokus mengerjakan semua deadline tersebut dengan langkah-langkah yang lebih terstruktur agar dapat mewujudkan sasaran strategis dalam bisnis. Sebuah action plan pasti membutuhkan Sistem Manajemen Event. Sistem tersebut dapat membantu memberikan arahan dan rencana yang baik pada perusahaan. Pada artikel kali ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang apa itu action plan,cara membuatnya, serta tips action plan yang efektif.
Pengertian Action Plan
Action plan atau yang lebih familiar dengan istilah program kerja adalah dokumen yang menjabarkan tugas atau langkah-langkah yang perlu dilakukan demi mencapai tujuan tertentu. Perumusan program kerja merupakan sebuah langkah besar bagi masa depan untuk mewujudkan sasaran strategis dalam bisnis. Action Plan adalah sebuah strategi untuk mencapai suatu tujuan dengan melakukannya secara bertahap dalam beberapa langkah kecil yang kemudian dapat diselesaikan dalam suatu periode tertentu yang terukur.
Salah satu kelebihan action plan yaitu membantu dalam menguraikan daftar tugas untuk mencapai tujuan secara efisien, dengan membuat timeline untuk setiap langkah dan prosesnya. Dengan begitu, Anda bisa menyelesaikan setiap tahapan dalam mencapai tujuan tersebut dengan urutan yang jelas, sehingga tidak ada langkah penting yang terlewat dan dapat mencapai goals atau tujuan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Selain itu dengan adanya program kerja, dapat melihat tugas mana yang merupakan prioritas, delegasi, maupun yang dialihkan. Anda juga bisa menggunakannya sebagai alat untuk menentukan siapa sajakah yang harus bertanggung jawab dan memantau perkembangan dalam proses mencapai tujuan pada setiap tugas sehingga dapat menghindari keterlambatan atau kesalahan dalam proyek.
Cara Menulis Action Plan yang Efektif
Menulis program kerja mungkin terlihat menantang tetapi layak, untuk menjaga diri Anda tetap fokus pada setiap pekerjaan dan penggunaan kerangka kerja sederhana dapat membantu dalam memberi kejelasan suatu pekerjaan. Sedangkan action plan mungkin berbeda dalam hal tugas dan jadwal, biasanya sesuai dengan struktur dan mencakup jenis informasi yang sama. Berikut cara menulis action plan untuk membantu Anda mencapai target bisnis dengan mengikuti lima langkah ini:
- Tetapkan sebuah tujuan karena dengan tujuan yang jelas maka Anda dapat menguraikan langkah-langkah yang lebih akurat untuk mencapai target.
- Buat daftar tugas atau sebuah tindakan yang perlu kamu lakukan untuk mencapai tujuan. Uraikan tujuan utama kamu ke dalam tujuan yang lebih kecil
- Mengatur timeline menggunakan Aplikasi Time-tracking agar dapat mempertimbangkan jumlah waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas.
- Menentukan sumber daya dengan menilai keterampilan dan kemampuan tim Anda untuk menentukan yang mana dari mereka yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas.
- Pantau perkembangannya dengan membuat laporan internal atau mengadakan pertemuan rutin.
Pembahasan Mengenai S.M.A.R.T.
Sebelum mulai menulis action plan Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan S.M.A.R.T outline untuk menetapkan tujuan yang tepat. Agar tujuan dapat memenuhi kriteria SMART maka untuk melakukannya harus:
Specific: Tujuan harus jelas. Misalnya, alih-alih mengatakan bahwa Anda ingin meningkatkan penjualan, lebih baik langsung menetapkan ambang batas tertentu yang ingin dicapai. Seperti target untuk meningkatkan angka penjualan sebesar 20%.
Measurable: Pastikan tujuan dapat diukur. Misalnya, jika tujuan Anda adalah menghasilkan lebih banyak penjualan, cobalah untuk membuat laporan penjualan mingguan atau bulanan untuk melacak bagaimana kemajuan Anda.
Attainable: Meskipun baik untuk menetapkan tujuan tinggi untuk menantang diri sendiri. Namun, memastikan target agar tercapai akan membantu dalam mencapai kemajuan yang Anda inginkan.
Relevant: Tujuan harus relevan dengan kemampuan, kebutuhan, dan minat Anda. Misalnya, jika ingin meningkatkan pendapatan iklan sebesar 25%, maka menetapkan tujuan untuk memulai program keselamatan kerja baru tidaklah relevan.
Time-based: Anda harus menetapkan tenggat waktu tertentu untuk mencapai setiap tujuan, seperti meningkatkan penghasilan Anda sebesar 10% dalam dua belas bulan ke depan.
Baca Juga: Metode SMART Goals: Rahasia Agar Bisnis Lebih Terarah
Cara Mengelola Action Plan
Pada bagian sebelumnya hanya sampai membahas mengenai manajemen action plan. Namun, ingatlah bahwa ini merupakan dokumen dan rencana yang harus tetap ada bersama Anda selama periode proyek berlangsung. Oleh karena itu perlu, untuk membagikan dokumen ini agar anggota tim dapat melihatnya secara real-time dan dapat memantau setiap kemajuan diri mereka sendiri tanpa harus menunggu masukan yang konstan dari atasan.
Kita tidak pernah tau perubahan apa yang mungkin perlu selama proyek berlangsung. Dengan menggunakan software Anda dapat mengatur peringatan atau notifikasi yang dapat dikirim ke semua anggota apabila terjadi perubahan. Hal ini mencegah terjadinya kebingungan dan memungkinkan anggota tim untuk melakukan penyesuaian jika diperlukan.
Baca juga: Strategi Business Development yang Efektif untuk Kemajuan Bisnis
Tips Membuat Action Plan yang Baik
Action plan adalah aset berharga bagi setiap proyek. Namun, Anda perlu mengetahui bahwa untuk Membuat dan memantaunya dengan baik membutuhkan waktu dan pengalaman. Tetapi tenang saja, kami akan berikan beberapa tips untuk membantu Anda dalam membuat action plan yang baik:
Fokus pada prioritas
Dalam menentukan rencana Anda mungkin telah tugas mana yang merupakan prioritas. Tetapi harus tetap bersiap untuk perubahan yang perlu selama proyek berlangsung. Apabila situasi tersebut muncul, maka harus dapat mempertimbangkan apakah itu item prioritas tinggi atau tidak.
Menandai tugas yang selesai
Pastikan untuk menandai setiap tugas apabila sudah selesai setelah Anda mendapatkan konfirmasi. Jika tidak hal tersebut maka akan sulit untuk melihat apa yang telah dilakukan dan apa yang tersisa untuk dilakukan. Terlebih bagi proyek besar yang memiliki banyak tugas.
Perhatikan tugas yang akan datang atau terlambat
Jika terdapat tugas yang belum tercapai tujuannya, maka itu harus menjadi prioritas. Kemudian perlu menentukan apa yang menjadi penghalang dan bagaimana mengatasinya. Tetap berada di depan masalah akan menjamin keberhasilan.
Kesimpulan
Demikianlah pembahasan lengkap mengenai action plan, cara membuatnya dan tips yang baik dalam mengelolanya. Proses penyusunan program kerja ini merupakan sangatlah penting bagi siapapun yang sedang mengembangkan sebuah proyek atau bisnis. Hal ini agar setiap strategi dapat berjalan sesuai rencana dan mencapai target.
Maka dari itu, agar seluruh rencana dapat terealisasikan, Anda dapat menggunakan Software Manajer Proyek berbasis cloud. HashMicro memiliki Software ERP berbasis cloud yang terintegrasi serta dapat mengotomatiskan berbagai aspek bisnis dan cocok untuk berbagai bidang perusahaan. Buatlah keputusan yang lebih akurat dengan dukungan Software Manajemen Bisnis tercanggih dari HashMicro. Dapatkan demo gratis disini.
