BerandaProductsHRM/PayrollPersonal Assistant adalah Asisten Pribadi, Kenali Skill dan Tugasnya!

Personal Assistant adalah Asisten Pribadi, Kenali Skill dan Tugasnya!

Personal assistant adalah profesi yang kini banyak dibutuhkan. Terutama pada pengusaha, direktur perusahaan, petinggi lembaga yang mempunyai mobilitas yang tinggi. Para selebritis juga membutuhkan setidaknya satu orang personal assistant yang membantu jadwal mereka. Melihat dari pentingnya peran tersebut, menandakan bahwa pekerjaan ini sangat penting. 

Walaupun personal assistant dan sekretaris sama-sama mempunyai tugas untuk membantu segala kebutuhan, kedua profesi ini memiliki perbedaan. Personal assistant bekerja untuk satu individu, sedangkan sekretaris bekerja untuk satu tim atau departemen. Lalu, apa saja kemampuan dan tugas dari seorang personal assistant? Simaklah artikel berikut ini!

HashMicro Solusi Indonesia

Apa itu Personal Assistant? 

Personal Assistant adalah seseorang yang dipercaya oleh direktur, petinggi atau atasan untuk mengurus segala kebutuhan administrasi, pekerjaan maupun urusan pribadi mereka. Pekerjaan ini hanya terpusat untuk menangani satu orang saja. Beberapa tugasnya seperti membantu mengelola buku harian serta pertemuan dan janji temu, mengontrol akses bertemu dengan pihak eksekutif. Selain itu, profesi ini bertanggung jawab mulai dari pemesanan, perjalanan, transportasi hingga akomodasi. Dalam membantu untuk melakukan reservasi, Anda bisa menggunakan Software Reservasi. 

Tak jarang asisten pribadi juga bertugas untuk membantu atasan mereka untuk menyelenggarakan acara dan konferensi. Selain membantu terkait kepentingan atasan, profesi ini bekerjasama dengan staf manajerial atau eksekutif senior pada hal-hal yang bersifat administratif dan kesekretariatan. Walau mungkin prospek karir ini belum cukup terlihat, namun bidang ini cukup menjanjikan mengingat kebutuhan akan profesi ini semakin banyak. 

Bagaimana Tugas dan Tanggung Jawab Personal Assistant? 

Sebagai seorang personal assistant yang baik, Anda akan melakukan tugas dan tanggung jawab yang sebaik-baiknya pada atasan. Tiap perusahaan mempunyai seorang personal assistant dengan tugas dan tanggung jawabnya berbeda sesuai arahan dari atasan. Berikut ini tugas serta tanggung jawab asisten pribadi secara umum meliputi: 

  • Menjadwalkan, mengingatkan manajer atau eksekutif terkait tugas dan tenggat waktu penting.
  • Membuat, menyusun, dan menyiapkan laporan, presentasi dan lainnya. 
  • Mengurus semua hal terkait dengan administrasi dan memelihara prosedur serta sistem pengarsipan.
  • Memantau email mengenai pelaporan dan mempersiapkan komunikasi atas nama atasan.
  • Menjawab panggilan telepon serta mengatur perjalanan atas nama atasan. 
  • Mengorganisir dan merencanakan pertemuan, hingga membuat notulen rapat.
  • Bekerja dengan tim administrasi untuk membuat data-data informasi terkait presentasi dalam berbagai pertemuan. 
  • Menyiapkan dokumen dan menjaganya untuk catatan digital proyek yang sedang berlangsung. 

Skill atau Kemampuan Personal Assistant 

Untuk menggeluti profesi ini, tentunya Anda harus mempunyai kemampuan yang selaras. Namun, yang paling utama dari sekian banyaknya kemampuan adalah manajemen waktu. Mengingat seorang personal assistant mempunyai banyak sekali tugas serta tanggung jawabnya makanya perlu sebuah manajemen waktu yang baik. Sebelum melamar profesi ini, perhatikan terlebih dahulu kemampuan yang Anda miliki. 

Kemampuan manajemen waktu

Kemampuan pertama yang harus Anda miliki adalah manajemen waktu yang baik. Sebagai seorang personal assistant, sebagian tugas dan tanggung jawabnya adalah mengatur jadwal atasan agar teratur dan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Kemampuan untuk dapat fokus dan memprioritaskan sebuah tugas merupakan hal yang utama dalam menjadi personal assistant. Untuk mencapai target dari tugas-tugas tersebut, Anda harus melakukan kontrol waktu dengan batas tertentu untuk melakukan suatu tugas. Kemampuan komunikasi verbal

Paham dengan tools atau software terkait pekerjaan

Seorang personal assistant dalam melakukan pekerjaan pasti membutuhkan sebuah software untuk membantunya. Tools ini biasanya mencakup pengolahan data, spreadsheet, database, kalender, hingga software untuk presentasi. Jika menguasai software dengan baik, sewaktu-waktu atasan meminta untuk membantu masalah secara teknis, maka akan menjadi nilai tambah sendiri bagi Anda. Perangkat lunak yang wajib Anda operasikan adalah Microsoft Office, Powerpoint, dan Excel.

Teliti setiap detail pekerjaan

Selanjutnya, profesi ini memerlukan ketelitian yang baik. Komponen utama dalam menjalankan tugas ini adalah memperhatikan setiap detail pada saat melakukan tugas. Jika terdapat pekerjaan yang terlewat akan merusak proses kerja. Selain itu, jika tidak teliti akan mengurangi profesionalitas atasan Anda dengan rekan kerjanya. 

Siap menjaga rahasia perusahaan

Ketika Anda berniat untuk memulai pekerjaan sebagai personal assistant, maka Anda juga harus menyetujui non-disclosure agreement. Hal ini berkaitan dengan tugas seorang asisten pribadi yang berhadapan dengan materi yang cukup sensitif. Materi tersebut meliputi rahasia perusahaan hingga informasi pribadi yang sangat rahasia. Dengan hal ini, Anda harus bersikap bijaksana, mampu bereaksi tenang setiap informasi rahasia yang Anda terima. Selain menjaga komunikasi serta hubungan kerja dengan atasan berjalan dengan baik, seorang personal assistant juga harus menjadi seseorang yang terpercaya bagi atasan.

Tips Menjadi Personal Assistant yang Handal

Profesi ini menuntut Anda untuk bekerja dalam menghadapi segala masalah dan juga tantangan. Kecepatan dan fleksibel menjadi bagian yang penting dalam menjalankan tugas. Untuk menjadi seorang asisten pribadi yang handal tentunya harus bekerja dengan baik. Pertama, Anda harus datang lebih awal dan pulang paling akhir. Hal ini karena Anda harus menyiapkan berkas-berkas kebutuhan atasan seperti kebutuhan rapat, meeting, hingga jadwal harian atasan. Selain itu, Anda juga harus pulang paling akhir karena untuk memastikan setiap pekerjaan sudah terselesaikan dengan baik. 

Kedua, jangan sekali-kali untuk menunda pekerjaan. Anda harus mulai belajar mengefisiensi waktu dan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Jadi, hindari menunda pekerjaan terlalu lama karena akan menghambat pekerjaan selanjutnya. Ketiga, harus memberi kesan yang berwibawa kepada karyawan lain. Terakhir, memperhatikan penampilan juga merupakan hal yang penting. Penampilan yang bagus akan meningkatkan kepercayaan diri dan akan berpengaruh terhadap penilaian orang lain terhadap Anda. 

Baca juga : Coaching adalah: Pahami Prinsip dan Manfaatnya Demi Kesuksesan Bisnis

Kesimpulan

Personal Assistant adalah seseorang yang dipercaya oleh direktur, petinggi atau atasan untuk mengurus segala kebutuhan administrasi, pekerjaan maupun urusan pribadi mereka. Menekuni profesi ini berarti Anda harus siap menjadi pribadi yang dapat dipercaya dan mempunyai manajemen waktu yang baik. 

HashMicro HRM Software

HashMicro adalah perusahaan penyedia HRM Software terbaik untuk perusahaan. Otomatiskan tugas HR dan administrasi karyawan Anda termasuk penilaian kerja personal assistant. Mulai dari hitung gaji dan PPh 21 hingga pengurusan dokumen recruitment dan kegiatan operasional lainnya dengan HR Software dan aplikasi payroll terlengkap untuk enterprise di Indonesia. 

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Annastasya Berliana Dunda
Junior content writer at HashMicro's Company. If you have any questions or cooperation please kindly contact my email.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.

Butuh Software untuk Bisnis Anda?

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi form ini dan dapatkan demo GRATIS!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA