Sumber daya manusia adalah individu produktif yang bekerja sebagai penggerak organisasi di organisasi pemerintahan, bisnis, dan organisasi lain yang memiliki fungsi sebagai aset. Maka dari itu, karyawan ini harus perusahaan coba kembangkan dan dilatih kemampuannya. Perusahaan sebaiknya melakukan perencanaan SDM untuk meningkatkan kinerja karyawannya.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai perencanaan SDM mulai dari definisi, faktor, hingga tantangannya Anda dapat membaca artikel berikut.
Daftar Isi
Pengertian Perencanaan SDM Menurut Para Ahli
Perencanaan sumber daya manusia (SDM) adalah proses berkelanjutan dari perencanaan ke depan yang sistematis untuk mencapai penggunaan yang optimal dari aset organisasi yang paling berharga, yaitu karyawan itu sendiri. Perencanaan sumber daya manusia memastikan bahwa karyawan dan pekerjaan cocok, dengan tujuan menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.
Secara umum, perencanaan ini berguna untuk merencanakan masa depan perusahaan, serta strategi untuk mempertahankan pasokan karyawan yang terampil. Inilah sebabnya mengapa perencanaan SDM juga dikenal sebagai perencanaan tenaga kerja.
Proses ini digunakan untuk membantu bisnis dalam mengevaluasi kebutuhan mereka dan merencanakan sebelumnya untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Berikut beberapa pengertian perencanaan SDM menurut para ahli:
1. Robert L. Mathis dan John H. Jacson (2001)
Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia. Sehingga, organisasi tersebut dapat mencapai tujuan.
2. Andrew E. Sikula
Perencanaan sumber daya manusia adalah proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut. Hal ini bertujuan agar pelaksanaannya dapat berinteraksi dengan rencana organisasi.
3. Mondy & Noe (1995)
Perencanaan SDM adalah proses yang secara sistematis mengkaji keadaan sumber daya manusia. Tujuannya untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitas dengan keterampilan yang tepat, akan tersedia pada saat mereka dibutuhkan.
4. William B. Werther dan Keith Davis
Perencanaan SDM adalah perencanaan yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan ketersediaan (supply) pada masa yang akan datang, baik jumlah maupun jenisnya. Sehingga, departemen SDM (HRD = Human Resource Department), dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas lainnya dengan baik.
Tujuan dan Fungsi Perencanaan SDM
Mengatur perencanaan sumber daya manusia sangatlah penting bagi suatu perusahaan. Adapun perencanaan tersebut dilakukan atas berbagai fungsi dan tujuan. Berikut beberapa tujuan dan fungsi perencanaan tersebut:
Menganalisis tujuan organisasi
Tujuan organisasi yang harus terpenuhi dapat Anda bagi menjadi tujuan yang lebih terfokus pada setiap unit kerja atau bagian. Target tertentu ditetapkan untuk departemen produksi, pemasaran, dan keuangan, misalnya.
Perbedaan antara tujuan dan rencana keseluruhan ini memungkinkan penilaian kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap departemen dan aktivitas.
Menilai ketersediaan sumber daya manusia
Setelah mempelajari tentang pekerjaan yang tersedia melalui analisis tujuan organisasi, langkah selanjutnya adalah mempelajari sumber daya manusia yang tersedia saat ini. Inventarisasi ini meliputi jumlah tenaga kerja, kapasitas dan kemampuannya, latar belakang pendidikan, kinerja, dan kompetensinya.
Lebih lanjut, untuk meningkatkan kualitas karyawan pada perusahaan Anda, kini Anda dapat menggunakan Sistem Manajemen Kompetensi. Penggunaan sistem tersebut dapat membantu Anda untuk mengukur performa karyawan Anda dengan lebih mudah dan mengidentifikasi karyawan yang membutuhkan pelatihan berdasarkan skill yang mereka miliki.
Merumuskan rencana tindakan terhadap SDM yang dimiliki
Setelah inventarisasi, langkah selanjutnya adalah memperkirakan tenaga kerja di masa depan. Organisasi atau perusahaan akan mempertimbangkan apakah mereka membutuhkan penambahan tenaga kerja, apakah perlu untuk meningkatkan produktivitas dan kemampuan karyawan yang ada melalui pelatihan dan pengembangan keterampilan baru, dan apakah ada calon karyawan yang potensial untuk dipekerjakan sebagai karyawan untuk mengisinya.
Memperkirakan permintaan SDM
Setelah inventarisasi, langkah perencanaan SDM selanjutnya adalah memperkirakan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk masa yang akan datang. Organisasi atau perusahaan akan mempertimbangkan apakah perlu ada penambahan tenaga kerja, apakah perlu meningkatkan produktivitas dan kemampuan karyawan yang ada melalui pelatihan, dan mengembangkan keterampilan baru dan apakah ada calon yang potensial untuk direkrut sebagai karyawan untuk mengisi pekerjaan tersebut.
Merumuskan strategi dan implementasi pencarian SDM
Jika ada kesenjangan dalam perkiraan, tindakan harus diambil. Ini bisa berupa mutasi departemen atau bahkan pemutusan hubungan kerja secara paksa. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pengelolaan perusahaan.
Pemantauan, pengendalian, dan umpan balik
Setelah tindakan SDM diambil, maka perlu dilakukan pemantauan, pengendalian, dan umpan balik yang diperlukan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui kualitas dari para karyawannya.
Faktor-Faktor Yang Memengaruhi Perencanaan SDM
Dalam melakukan perencanaan SDM, terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi perencanaan tersebut. Untuk itu, sangat penting bagi perusahaan dalam mengetahui setiap faktor, sebab dapat membantu mereka dalam memaksimalkan pengelolaan tersebut. Berikut beberapa faktor yang mempengaruhi perencanaan SDM, antara lain:
Pertumbuhan (growth)
Perusahaan yang berbeda memiliki tingkat pertumbuhan yang berbeda. Penting juga bagi SDM untuk mempertimbangkan faktor pertumbuhan keuangan dan kebutuhan perusahaan saat melakukan perencanaan SDM. Apakah ada anggaran untuk perusahaan? Apakah perusahaan akan berkembang dan membutuhkan banyak karyawan?
Perubahan (change)
Perubahan bisa terjadi kapan saja. Ketika perusahaan sedang berubah, Anda dapat mencoba untuk memberikan SDM fleksibilitas yang mereka butuhkan untuk lebih memenuhi segala kebutuhan perusahaan.
Teknologi (technology)
Di era yang teknologi dominasi, penting bagi SDM untuk memahami fungsi dan peran teknologi dalam operasional perusahaan. Jika perlu, HR juga dapat merencanakan pelatihan bagi karyawan untuk mempelajari fitur atau perangkat perusahaan.
Proses Perencanaan SDM di Perusahaan
Dalam melakukan perencanaan SDM, terdapat beberapa tahapan yang harus perusahaan lakukan. Adapun setiap proses tersebut sangat penting dan harus perusahaan ketahui. Berikut beberapa tahapan dalam proses perencanaan tersebut:
Persediaan tenaga kerja saat ini
Langkah pertama dalam proses perencanaan SDM adalah mengevaluasi sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Akibatnya, penilaian ini mencakup berbagai topik SDM, termasuk keterampilan, kompetensi, kualifikasi, usia, posisi, kinerja, pengalaman, dan sebagainya.
Pada tahap ini, HR melakukan wawancara dengan manajer tim untuk memahami tantangan yang sedang mereka hadapi dari sisi SDM, serta proses kualifikasi yang mereka anggap penting untuk para karyawan miliki.
Kebutuhan SDM di masa mendatang
Proses yang kedua adalah proses yang menganalisis kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Ada banyak variabel SDM dalam langkah ini, seperti pengurangan SDM, promosi, lowongan baru, mutasi karyawan, dan sebagainya.
Memperkirakan permintaan SDM
SDM akan memperkirakan permintaan dan mencocokkan tenaga kerja saat ini dengan perkiraan tenaga kerja di masa depan. Pada langkah ini, sangat penting untuk memahami strategi jangka panjang untuk bisnis sehingga perkiraan permintaan dapat Anda sesuaikan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Strategi dan implementasi pencarian SDM
SDM akan dapat mengembangkan strategi berdasarkan perkiraan permintaan SDM setelah mereka memahami manfaat dan kerugian mengevaluasi penawaran dan permintaan SDM. Strategi ini dirancang untuk memberikan solusi atas permasalahan kekurangan SDM perusahaan. SDM dapat melakukan rekrutmen, outsourcing, dan pengelolaan SDM dalam rangka melakukan perubahan kebijakan SDM.
Lima Tantangan Perencanaan SDM
Mengatur perencanaan SDM sangat penting di dalam pengelolaan suatu bisnis. Meskipun demikian, terdapat beberapa tantangan yang perlu dihadapi dalam perencanaan tersebut. Berikut lima tantangan dalam perencanaan SDM yang perlu anda tahu:
1. Mempertahankan keunggulan kompetitif
Setiap organisasi bisnis berjuang untuk keunggulan kompetitif dalam lingkungan bisnis yang sulit saat ini. Keunggulan kompetitif organisasi hanya bersifat sementara karena organisasi/perusahaan lain juga berusaha untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dengan menggunakan strategi yang sama dengan kami.
Jadi, dari sudut pandang SDM, tantangannya adalah mengembangkan strategi yang memberikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
2. Mendukung keseluruhan strategi bisnis
Mengembangkan strategi SDM untuk mendukung strategi bisnis secara keseluruhan sulit untuk perusahaan lakukan karena berbagai alasan. Berikut beberapa hal yang dapat menjadi tantangan tersebut, antara lain:
- Manajemen puncak tidak selalu mampu mengucapkan secara jernih apa strategi bisnis perusahaan,
- Kemungkinan terdapat ketidakpastian atau ketidaksetujuan mengenai strategi-strategi SDM yang dapat Anda gunakan untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis,
- Perusahaan-perusahaan besar mungkin memiliki unit-unit bisnis yang berbeda.
3. Menghindari konsentrasi berlebihan pada masalah-masalah harian.
Kebanyakan manajer fokus pada hal-hal yang rutin dan memiliki perspektif jangka pendek. Dalam konteks ini, perencanaan SDM menghadapi tantangan masa depan dalam menghasilkan individu visioner yang dapat melihat gambaran besar masa depan lebih jelas daripada orang-orang di sekitarnya.
4. Menyusun strategi-strategi SDM yang sesuai dengan karakteristik unik organisasi
Ini adalah tanggung jawab perencanaan SDM masa depan untuk merumuskan strategi bisnis yang berbeda dari pesaing. Keunikan strategi bisnis yang perusahaan lakukan tidak persis sama, namun mempertahankan kesuksesan strategi bisnis yang telah mereka jalankan selama ini menjadi hal yang sangat sulit sehingga mudah ditiru oleh pesaing.
5. Menanggulangi perubahan lingkungan
Lingkungan bisnis yang kompetitif merupakan tantangan bagi program perencanaan. Bukan saja dalam bidang SDM tetapi dalam hal perencanaan produksi, pemasaran, dan penganggaran lainnya. Untuk itu, sangat penting mengatur strategi dalam menghadapi tantangan tersebut.
Kesimpulan
Perencanaan SDM menjadi hal yang sangat penting dalam organisasi karena dapat memudahkan pengelolaan sumber daya manusia dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Penggunaan Aplikasi HRM menjadi hal yang dapat solusi karena prosesnya yang lebih mudah dan efisien.
Kemudian, Aplikasi HRM tersebut juga terintegrasi langsung dengan Sistem Akuntansi yang dapat membantu HR dalam mengontrol dan menganalisis biaya yang dibutuhkan untuk mengembangkan SDM, sehingga keuangan perusahaan dapat lebih efektif penggunaannya. Tunggu apa lagi? Coba sekarang!
