Tips Penting Menjadi Resepsionis Profesional di Perusahaan

Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah resepsionis, bukan? Apalagi jika Anda berkunjung ke sebuah hotel, restaurant, hingga perusahaan. Sesuai dengan namanya, resepsionis adalah seseorang yang bertugas menerima tamu, umumnya berada di lobi utama suatu perusahaan atau pintu masuk. Sayangnya, profesi ini sering dianggap ringan karena terlihat santai dan hanya berdiam diri di satu tempat. Meski terkadang terlihat sepele, sebenarnya pekerjaan ini sangatlah krusial.

Sistem ERP hospitality kerap digunakan para pemilik usaha untuk meningkatkan layanan resepsionis mereka. Misalnya dalam pengelolaan pengunjung, restoran, reservasi ruangan, acara, hingga housekeeping jauh lebih mudah dengan sistem yang tersentralisasi.

Selain menggunakan sistem, resepsionis harus selalu tersenyum dan menanyakan keperluan pengunjung, dan harus selalu siap untuk membantu atau mengarahkan pengunjung ke ruangan atau tempat yang ingin dikunjungi.

Dari kasus tersebut, sudah terbayang bahwa resepsionis memiliki tanggung jawab, syarat, dan tugas yang tak kalah penting dalam suatu perusahaan. Sebab, berada pada bagian terdepan dan pertama yang akan para tamu temui. Sehingga akan menjadi representasi pertama dari kantor tersebut. Maka dari itu, kali ini kami akan membahas mengenai resepsionis yang memiliki peran penting bagi perusahaan.

Apa Itu Resepsionis?

Resepsionis adalah karyawan yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani, serta memberikan informasi kepada para pengunjung, klien atau stakeholder pada suatu perusahaan terkait dengan tujuan dan informasi yang diinginkan. Seorang resepsionis harus dapat menjadi jembatan pertama untuk memberikan informasi antara pihak dengan tamu. 

Biasanya penempatannya berada di bagian depan atau lobby, tujuannya agar tamu yang datang dapat dengan mudah mengetahui informasi dan juga sebagai representasi dari suatu perusahaan. Pada perusahaan besar terkadang terdapat sekretaris yang juga menjadi resepsionis untuk pimpinannya. 

Untuk latar belakang pendidikan menjadi seorang resepsionis adalah minimal lulusan SMA/SMK, lebih baik lagi apabila lulusan SMK Perhotelan, sedangkan jika D3/S1 berasal dari jurusan manajemen perhotelan atau administrasi perkantoran. Gaji untuk profesi ini juga sangat beragam yaitu mulai dari 2 juta sampai 5 juta rupiah tergantung setiap perusahaan.

Baca juga: Pentingnya Digitalisasi Manajemen Tamu Kantor Saat New Normal

Hal yang Perlu Resepsionis Perhatikan 

Resepsionis dapat menentukan citra sebuah perusahaan, meskipun banyak juga faktor lainnya juga. Tapi ketika pertama kali tamu datang ke perusahaan, mereka akan berkomunikasi dengan resepsionis. Seorang penerima tamu tidak hanya harus memiliki wajah cantik dan tubuh tinggi semampai. Tetapi juga harus memiliki pengetahuan, sikap yang matang serta perilaku yang baik dan benar. 

Berikut ini adalah hal yang perlu resepsionis perhatian ketika bertemu tamu atau klien:

1. Jangan membuat tamu menunggu terlalu lama
2. Ramah dalam memberi salam dan menegur tamu, menanyakan dengan sopan dan keperluan tamu serta mempersilahkannya untuk mengisi kartu atau buku tamu.
3. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Apabila orang yang hendak mereka temui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu.
4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik. jangan sampai menyinggung perasaan tamu tersebut.
5. Memberikan perhatian yang sama kepada setiap tamu dan segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.
6. Mengarahkan tamu, memberi informasi dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan para tamu.
7. Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang mana yang boleh dan tidak boleh.
8. Jangan mengunyah permen karet atau makanan kecil ketika menghadapi tamu atau saat menerima telepon.
9. Hindari bergerombol dengan teman kerja di meja resepsionis, terlebih lagi jika tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
10. Menyingkirkan barang-barang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di meja kerja.
11. Hindari berkeliaran di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
12. Jangan mengobrol atau bergosip dengan teman kerja saat bekerja.

Baca juga: 5 Jenis Software Paling Penting untuk Kegiatan Bisnis

Fungsi dan Tujuan Resepsionis

Sebagai diplomat

Resepsionis berfungsi sebagai diplomat yang dapat menuntut untuk bernegosiasi dengan tamu. Terkadang beberapa tamu menanyakan berbagai pertanyaan, apabila tidak bisa menemukan jawaban yang pasti maka dapat menundanya dengan menggunakan bahasa yang baik dan sopan. Para tamu yang datang tentu memiliki maksud dan tujuan yang berbeda, sehingga penerima tamu harus dapat memahami apa saja yang tamu tersebut inginkan. Selain itu receptionist juga harus menjadi wakil perusahaan dalam memberikan keputusan sesuai dengan prosedur yang ada pada kantor atau hotel.

Sebagai record keeper

Tamu yang datang juga terkadang menitipkan berbagai pesan untuk seseorang. Sebagai resepsionis perlu untuk memahami prosedur dalam menerima dan menyampaikannya pesan. Dengan begitu pesan dapat tersampaikan, baik dalam bentuk tulisan maupun dalam lisan. Fungsi ini menuntut receptionist supaya pandai dalam berbahasa, tidak hanya bahasa verbal saja tetapi juga bahasa tulisan yang sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan. Kepala manajer akan terus memantau hal tersebut, sehingga penerima tamu harus selalu siap dan bersikap profesional.

Sebagai sumber informasi

Seperti yang sudah Anda ketahui melalui penjelasan di atas bahwa tamu yang datang akan sering menanyakan berbagai hal, terutama menanyakan keberadaan seseorang di lokasi tersebut. Oleh karena itu resepsionis harus menjadi sumber informasi terpercaya untuk memberikan kepastian dari setiap pertanyaan yang tamu ajukan. Resepsionis juga wajib menjaga hubungan baik perusahaan dengan departemen lainnya. Dengan hubungan yang baik akan mempermudah pekerjaan mereka sebagai penerima tamu sebagai sumber informasi pertama.

Sebagai guest analyst

Fungsi lainnya yaitu menganalisis berbagai tamu yang datang. Maka dari itu resepsionis harus pandai memilih dalam memberikan informasi kepada tamu. Sebab keamanan privasi dan rahasia perusahaan harus tetap terjaga. Selain itu, seorang penerima tamu juga harus memperhatikan tingkah laku tamu yang mencurigakan maupun yang berpotensi merugikan.

Sebagai sales

Pada sebuah kantor atau hotel, resepsionis juga dapat berfungsi sebagai sales, yaitu dengan melakukan penjualan terhadap setiap produk dan berusaha untuk meyakinkan customer yang datang. Banyak hal yang dapat resepsionis jual seperti produk, kamar hotel, merchandise, jasa dan masih banyak lagi.

Gunakan POS software untuk mempermudah kegiatan resepsionis dalam melakukan penjualan, transaksi pembayaran, dan pengelolaan data pelanggan dalam satu platform.

Tanggung Jawab Resepsionis

Berada pada garis depan membuat resepsionis mengemban beberapa tanggung jawab yang hampir semuanya berkaitan dengan orang lain. Walau pekerjaannya terlihat sederhana, namun tanggung jawabnya tidak semudah itu. Tanggung jawab penerima tamu antara lain sebagai berikut: 

1. Menerima panggilan telepon yang masuk dan menghubungkan ke departemen terkait.
2. Memberikan informasi melalui telepon jika seseorang bertanya tentang produk atau jasa perusahaan.
3. Menyambut tamu yang datang serta memberikan informasi dan referensi yang terkait dengan kunjungan.
4. Mengatur pertemuan antara tamu dengan perusahaan.
5. Menerima dan meneliti informasi tamu yang berkunjung. 
6. Mendengarkan keluhan tamu.
7. Mengelola arsip administrasi berkaitan dengan tamu baik yang keluar maupun masuk .
8. Menerima dan meneruskan surat masuk kepada pihak yang dituju.

Baca juga: Peran Penting serta Tugas Front Office bagi Perusahaan Anda!

Syarat Menjadi Seorang Resepsionis

Keterampilan

Keterampilan yang harus dimiliki seorang resepsionis diantaranya adalah:

1. Saat melayani tamu, seorang resepsionis harus memiliki kemampuan teknis untuk menggunakan alat-alat pendukung yang ada di meja kerjanya. Seperti cara penggunaan komputer, telepon dan menghubungkannya ke pihak yang bersangkutan, serta mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi dan denah perusahaan.
2. Keterampilan pribadi, agar dapat mengatur pekerjaannya yaitu menangani tamu dan juga mengurus tamu yang datang ke perusahaan. Sehingga seorang resepsionis harus dapat bekerjasama yang baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya. Maka dari itu orang yang bekerja di posisi harus memiliki rasa saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.
3. Keterampilan berkomunikasi yang baik sehingga dapat mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien, dan ramah. Sehingga tamu tidak merasa kecewa meski keinginannya tidak terpenuhi dan dapat memahami keadaan tersebut melalui penjelasan yang baik.

Pengetahuan

1. Seorang resepsionis harus mempelajari kemampuan umum, karena akan menerima tamu dengan berbagai latar belakang seperti budaya, suku, dan bahkan perbedaan negara, sehingga harus mengetahui kultur atau cara menerima tamu tersebut. Selain itu juga harus mengetahui struktur organisasi, tugas dari masing-masing jabatan, denah perusahaannya dan menguasai kemampuan berbahasa internasional.
2. Pengetahuan khusus harus resepsionis miliki seperti ketelitian, karena merupakan hal yang penting mengingat tugasnya adalah menangani para tamu. Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut tamu yang tiba, adalah kemampuannya menjual produk ataupun jasa pada perusahaan. Maka perlu menguasai informasi tentang apa yang perusahaan produksi. 

Kepribadian

Seorang resepsionis hotel harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan. penerima tamu harus senantiasa siap dalam membantu tamu, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.

1. Seorang receptionist selalu mengerjakan pekerjaan yang sama setiap harinya. Tidak heran jika akan merasa bosan, namun kebosanan inilah hal pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa menyebabkan mereka menjadi ceroboh dalam pekerjaannya. Misalnya seperti menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah.
2. Harus memiliki sifat baik karena harus selalu memberikan layanan terbaik kepada setiap bagian dalam perusahaan maupun kepada perusahaan lain. Pada perusahaan tertentu, resepsionis terkadang mendapatkan tugas untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Selain itu juga harus ramah kepada perusahaan lain, agar dapat menampilkan citra baik perusahaan.
3. Harus bertanggung jawab atas pekerjaannya, akan selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu atasan awasi.
4. Seorang penerima tamu harus mampu menyelesaikan pekerjaanya. Meskipun sering kali ada penambahan jam kerja, sebagai wujud dari rasa kesetiaannya kepada perusahaan.
5. Harus tanggap dalam mengambil keputusan serta cepat dan tepat dalam menghadapi situasi di lobby kantor.

Kesimpulan

Itulah informasi mengenai pentingnya resepsionis bagi perusahaan. Bagi Anda yang ingin mengambil posisi ini maupun yang sudah berada di suatu perusahaan dengan artikel ini diharapkan dapat menambah pengetahuan lagi mengenai profesi tersebut. Mulai dari hal yang perlu diperhatikan, fungsi dan tujuan, tanggung jawab, hingga syarat menjadi seorang resepsionis. 

Bagi Anda yang memiliki perusahaan, Anda dapat memantau tamu yang keluar masuk perusahaan dengan mudah. Aplikasi resepsionis dari HashMicro dengan Sistem Barcode dan QR Code, sehingga dapat mencatat data penting seperti waktu check-in dan check-out, tujuan berkunjung, orang yang pengunjung cari, dan lainnya secara paperless.