Keberhasilan bisnis merupakan tujuan utama dari suatu perusahaan dan akan menjadi pertimbangan yang krusial untuk keberlangsungan bisnis Anda ke depannya. Dalam hal ini, proses bisnis mempunyai peran penting untuk membantu perusahaan dalam menyelesaikan berbagai masalah. Lalu, mengapa analisis proses bisnis penting bagi perusahaan? Alasannya adalah agar alur bisnis dapat berjalan dengan benar dan tepat ketika rancangan business process yang perusahaan gunakan sudah sesuai.
Untuk meningkatkan keefektifan sistem operasional, perusahaan dapat menggunakan sistem perangkat lunak ERP untuk mengelola proses atau metode bisnisnya. Pada artikel kali ini, kami akan membahas mengenai pengertian, aspek utama, karakteristik proses bisnis, jenis-jenis, tahapan, contoh proses bisnis, serta manfaat dan manajemen proses bisnis. Simak artikel berikut ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai business process.
Daftar Isi
- Pengertian Business Process
- Aspek Utama dalam Business Process
- Karakteristik Business Process
- Jenis-jenis Business Process
- Contoh Business Process
- Tahapan Business Process
- Manfaat Business Process
- Manajemen Business Process
- Kesimpulan
Apa itu Proses Bisnis?
Proses bisnis adalah serangkaian tugas atau aktivitas yang saling terkait untuk menghasilkan suatu produk atau layanan bagi pelanggan guna mencapai tujuan tertentu. Business process dapat dibagi menjadi beberapa sub proses yang memiliki atributnya masing-masing untuk mencapai tujuannya. Untuk menganalisa business process, Pemetaan kegiatan atau aktivitas dalam sub proses perlu dilakukan.
Dalam menjalankan business process yang baik, proses tersebut harus mempunyai tujuan, input, output, sumber daya yang jelas, dan terdiri dari sejumlah aktivitas yang mencakup beberapa tahapan yang dapat mempengaruhi beberapa unit di dalam perusahaan, serta mewujudkan nilai bagi pelanggan.
Aspek Utama Bisnis Proses
Kunci untuk mencapai keberhasilan bisnis adalah dengan menentukan metode bisnis yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Maka dari itu, penting sekali bagi perusahaan untuk mengetahui aspek-aspek utama dalam business process sebagai berikut:
Interlocking activities
Dalam melaksanakan business process, berbagai proses terlibat dalam interaksi satu sama lain untuk menghasilkan produk atau layanan bagi konsumen akhir. Satu aktivitas dengan aktivitas yang lain saling mengunci dan mempengaruhi berjalannya proses. Sifat ini menggambarkan bahwa proses bisnis adalah fungsi bisnis yang saling terintegrasi dan bekerja sama satu sama lain.
Across the organization
Jika dilihat dalam struktur hierarki dalam perspektif fungsional, maka arus informasi dalam perusahaan bersifat vertikal. Namun, pada realitas praktisnya, dalam menjalankan business process, perusahaan mengimplementasikan arus komunikasi yang mengalir secara horizontal dan mencerminkan bahwa departemen dan area fungsional yang berbeda harus berkomunikasi satu sama lain untuk menghasilkan produk atau layanan bagi pelanggan.
Predetermined organizational goal
Business process mempunyai peranan penting untuk menyelesaikan berbagai masalah dengan tujuan tertentu. Dalam hal ini, perusahaan perlu merancang business process secara matang agar dapat mencapai tujuan tersebut. Dengan memikirkan beberapa metode bisnis yang khas, Anda dapat mengidentifikasi secara intuitif tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Customer needs
Tujuan dan pentingnya proses bisnis adalah untuk memecahkan suatu masalah tertentu yang dialami oleh perusahaan. Dalam hal ini, business process dirancang untuk menghasilkan produk atau layanan bagi pelanggan agar dapat mencapai tujuan tertentu. Maka dari itu, tujuan harus sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Karakteristik Proses Bisnis
Untuk memahami lebih lanjut mengenai proses atau metode bisnis, Anda perlu mengetahui dan mempelajari karakteristik proses bisnis. Berikut merupakan beberapa karakteristik proses bisnis:
- Definitif: Dalam suatu business process, perlu ada batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
- Urutan: Business process harus terdiri dari aktivitas yang mempunyai tahapan sesuai dengan ruang dan waktu.
- Pelanggan: Suatu business process memerlukan penerima hasil proses.
- Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses tersebut akan memberikan nilai tambah pada penerima.
- Keterkaitan: Suatu proses tidak bisa berdiri sendiri, namun harus terkait dalam suatu struktur organisasi.
- Fungsi silang: Suatu proses yang umumnya, walaupun tidak harus, memiliki beberapa fungsi.
Jenis-Jenis Proses Bisnis
Sebetulnya mengapa analisis proses bisnis penting bagi perusahaan? Tentunya, setiap perusahaan memiliki tantangan dan kebutuhan yang berbeda-beda. Maka dari itu, perusahaan perlu mempelajari proses bisnis dan menentukan solusi yang paling tepat untuknya. Berikut ini merupakan jenis-jenis business process yang bisa Anda pilih sesuai dengan kebutuhan bisnis:
Proses operasional (primer)
Proses primer terdiri dari bisnis inti dan meliputi aliran utama. Dalam hal ini, perusahaan akan mengirimkan hasil produk kepada pelanggan. Nantinya, setiap langkah yang terlibat dalam proses ini akan menambah nilai penawaran akhir.
Proses pendukung (sekunder)
Proses sekunder bergerak sebagai penopang suatu bisnis untuk terus berjalan secara efisien dan efektif. Meskipun proses ini tidak menambahkan nilai ke produk akhir, tetapi proses ini dapat mendukung sistem operasional sehari-hari perusahaan seperti departemen keuangan, akuntansi, rekrutmen, dan sebagainya.
Proses manajemen
Proses manajemen melibatkan tahapan perencanaan, pemantauan, dan pengawasan terhadap metode bisnis. Nantinya, proses ini juga yang akan menetapkan tujuan dan standar pada proses primer dan pendukung yang efisien dan efektif. Secara singkat, proses manajemen mengatur operasi, tata kelola perusahaan dan manajemen strategis.
Contoh Proses Bisnis
Untuk mendapatkan gambaran lebih lanjut mengenai business process, Anda perlu mengetahui berbagai contoh dari proses tersebut. Berikut ini merupakan contoh business process yang sering perusahaan lakukan:
1. Manufaktur
Tujuan: Mengolah bahan mentah menjadi barang jadi untuk perusahaan jual.
Pihak terlibat: Staf pabrik, staf penjualan
Input: Pengulangan pemesanan, pemberitahuan pembuatan, bahan baku
Output: Barang jadi untuk perusahaan jual
2. Penjualan
Tujuan: Menjual barang ke pelanggan dan mengumpulkan uang hasil penjualan.
Pihak terlibat: Staf penjualan, pelanggan, staf penagihan, gudang
Input: Pesanan penjualan
Output: Faktur, kwitansi, dokumen pengiriman
3. Pembelian
Tujuan: Membeli stok barang dari pemasok dan mengelola stok untuk perusahaan jual ke pelanggan.
Pihak terlibat: Staf gudang, staf pembelian, staf penjualan , vendor
Input: Permintaan pembelian, pengulangan pemesanan
Output: Pesanan pembelian
Tahapan Bisnis Proses
Mengapa harus ada proses saat menjalankan usaha? Anda harus dapat menentukan metode bisnis yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, penting sekali untuk mengikuti tahapan proses yang sudah ada. Berikut ini merupakan 4 tahapan yang perlu Anda ketahui dalam melaksanakan metode bisnis:
1. Menganalisis kegiatan bisnis
Di tahap ini, manajemen perusahaan akan berdiskusi bersama pemilik perusahaan mengenai kegiatan bisnis yang sesuai untuk perusahaan jalankan. Nantinya, proses analisa ini juga yang akan berfungsi untuk mengetahui metode bisnis yang sesuai untuk perusahaan terapkan.
2. Menentukan bisnis proses
Setelah berdiskusi, manajemen perusahaan akan menentukan metode bisnis yang akan mereka terapkan. Hal-hal yang akan menjadi faktor penentuan biasanya meliputi apa saja yang diperlukan oleh perusahaan, berapa biaya yang akan dikeluarkan hingga penghasilan yang akan didapatkan oleh perusahaan.
3. Pelaksanaan bisnis proses
Setelah melakukan serangkaian diskusi, sekarang merupakan saat untuk melaksanakan metode bisnis yang telah perusahaan tentukan. Dalam hal ini, seluruh pihak dan tim yang terlibat akan bekerja sama satu sama lain untuk mencapai tujuan perusahaan.
4. Evaluasi
Tahap terakhir ini merupakan tahapan yang tidak kalah penting dalam melaksanakan metode bisnis yaitu untuk mengevaluasi seluruh rangkaian proses yang sudah perusahaan terapkan. Evaluasi tersebut meliputi kinerja pihak dan tim yang terlibat, serta manfaat yang sudah perusahaan dapatkan. Evaluasi dapat dilakukan secara konsisten pada setiap akhir periode untuk memantau dan memastikan bahwa metode bisnis berjalan dengan baik dan sesuai dengan apa yang perusahaan harapkan.
Baca Juga: Sistem Akuntansi Pembelian: Strategi Optimalisasi Pengadaan Barang
Manfaat Proses Bisnis
Setelah membahas cukup panjang mengenai business process, penting juga untuk mengetahui manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari business process:
- Menjadi solusi untuk membantu perusahaan melihat gambaran bisnis secara menyeluruh (komprehensif) dan real-time.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas departemen dengan memetakan hal-hal dan langkah yang harus dilakukan untuk perusahaan.
- Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melihat peluang bisnis baru serta pergerakan pesaing.
- Mengurangi pengeluaran dan risiko dengan merencanakan proses yang efektif dan efisien.
- Mempercepat respon perusahaan untuk menghadapi krisis yang tidak terduga.
- Menghindari terjadinya human error karena perusahaan akan menempatkan karyawan pada bidang yang sesuai dengan kemampuannya.
Manajemen Proses Bisnis
Manajemen proses bisnis adalah sebuah upaya untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses dengan mengoptimalkan, memodelkan, menganalisis, dan mengelola perubahan pada business process. Selain itu, pentingnya proses bisnis lainnya adalah untuk membantu mengawasi dan mengontrol hal-hal yang terlibat dalam business process seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan alur kerja.
Penggunaan Software ERP untuk manajemen business process Anda dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kualitas business process melalui penyediaan mekanisme feedback yang lebih baik. Laporan yang disajikan secara real-time akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah dan kemudian mengatasinya secara lebih cepat. Alat Business Process Management (BPM) juga akan membantu perusahaan dalam melakukan desain dan pemodelan business process. Secara singkat, alat BPM akan memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam hal produktivitas yang lebih tinggi, pengeluaran yang berkurang, kontrol yang lebih baik, dan visibilitas yang lebih tinggi.
Baca Juga: Software ERP, Pusat Saraf Manajemen dalam Perusahaan
Kesimpulan
Melalui artikel ini, Anda sudah dapat memahami pentingnya business process dan manfaatnya bagi perusahaan Anda. Selanjutnya, Anda dapat meningkatkan kualitas bisnis Anda dengan menentukan business process yang sesuai. Hal yang juga tidak kalah penting untuk membuat business process sesuai dengan rencana perusahaan yaitu dengan memastikan bahwa perusahaan memiliki budget yang cukup untuk menjalankan proses tersebut.
Hindari pembukuan manual yang rentan mengalami kesalahan dan akan menghambat perusahaan untuk mengakses data yang faktual. Untuk itu, gunakan Software Akuntansi sebagai solusi yang tepat dan sesuai untuk pembukuan bisnis Anda. Beralihlah ke sistem digital untuk bisnis Anda dan coba demo gratis dari Software Akuntansi HashMicro sekarang!
