BerandaProductsHRM/PayrollPentingnya Surat Referensi Kerja bagi Karyawan dan Cara Membuatnya

Pentingnya Surat Referensi Kerja bagi Karyawan dan Cara Membuatnya

Surat referensi kerja adalah salah satu surat pendukung yang sangat penting bagi Anda yang ingin melamar atau mengganti pekerjaan. Namun nyatanya, banyak yang belum familiar dengan penggunaan surat referensi kerja ini. Untuk melamar sebuah pekerjaan, terkadang membawa CV dan portofolio saja tidaklah cukup. Apalagi ketika suatu perusahaan tersebut sudah menggunakan Software Rekrutmen, perusahaan akan lebih mudah menemukan kandidat terbaik walaupun terdapat beragam jenis dokumen lamaran yang harus perusahaan seleksi.

Maka, surat referensi tersebut akan menjadi bukti bahwa kinerja seseorang diakui, hingga perusahaan sebelumnya akan merekomendasikannya. Dengan membawa surat ini, Anda juga dapat meyakinkan HRD bahwa Anda merupakan kandidat yang layak untuk mereka terima.

Baca juga: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

surat lamaran kerja

Pengertian Surat Referensi Kerja

Surat referensi kerja atau yang biasa kita sebut dengan surat pengalaman kerja adalah sebuah surat acuan dan rujukan yang menerangkan bahwa pelamar sudah mempunyai pengalaman kerja pada suatu bidang tertentu. Secara umum, surat ini berisi keterangan mengenai perilaku, sikap, dan kinerja dari orang yang bekerja pada perusahaan tersebut. Akan lebih baik apabila pengalaman kerja sesuai dengan bidang pekerjaan yang Anda sedang lamar. Dengan demikian, perusahaan tidak lagi perlu untuk membimbing Anda dari awal untuk melakukan pekerjaan.

Surat ini bersifat rahasia, karena hanya diketahui oleh pihak yang meminta keterangan dan pihak yang memberi keterangan. Sedangkan, orang yang bersangkutan tersebut tidak akan mengetahui tentang isi referensi tersebut. Oleh karena itu, surat referensi ini harus HRD buat secara objektif dan sesuai dengan fakta yang ada. Hal ini menyebabkan surat referensi ini menjadi salah satu berkas penting untuk melamar pekerjaan.

Apabila seorang pelamar akan melamar pada sebuah perusahaan, maka ia membutuhkan surat referensi dari tempat ia bekerja sebelumnya. Hal ini karena inti tujuan surat lamaran pekerjaan adalah untuk meningkatkan persentase diterima pada perusahaan tersebut. Perusahaan tentu akan melihat sepak terjang Anda dalam dunia pekerjaan. Jika Anda memiliki surat referensi kerja, maka Anda akan mendapat nilai plus dari perusahaan.

Fungsi Surat Referensi Kerja

Arti referensi adalah rekomendasi yang perusahaan berikan kepada karyawan yang pernah bekerja pada tempatnya. Arti referensi juga dapat dapat kita artikan sebagai hasil kinerja dari karyawan tersebut. Surat referensi kemudian bertujuan untuk meningkatkan persentase diterimanya ia pada suatu perusahaan. Jika kita lihat berdasarkan fungsinya, surat ini sangat penting bagi seseorang yang hendak melamar pekerjaan terutama yang bekerja pada bagian lapangan. Selain untuk melamar pekerjaan, surat ini juga memiliki beberapa fungsi untuk keperluan pribadi seseorang. Seperti membuka rekening bank, kartu kredit, atau bahkan untuk mengajukan cicilan KPR. Berikut ini adalah penjelasannya:

1. Melamar pekerjaan

Tentu saja, fungsi pertama adalah untuk melengkapi persyaratan aplikasi lamaran pekerjaan. Seperti syarat administratif, bukti pengalaman bekerja, bukti kinerja positif karyawan selama bekerja, atau bukti bahwa seseorang keluar dari perusahaan secara baik-baik. Tujuan dari surat ini adalah untuk menentukan loyalitas dan komitmen individu terhadap perusahaan. Anda akan mendapatkan nilai lebih jika melamar pekerjaan dengan surat ini, tentunya perusahaan akan lebih percaya dalam mempekerjakan Anda dibandingkan dengan kandidat lain yang tidak memiliki surat referensi pekerjaan.

surat referensi kerja

2. Keperluan perbankan

Anda akan memerlukan surat ini tidak hanya untuk melamar pekerjaan, tetapi juga untuk mengajukan pinjaman uang. Fungsinya yaitu sebagai jaminan dan bukti bahwa pemohon pinjaman memiliki pekerjaan dan penghasilan tetap sehingga dapat membayar cicilan pinjaman tersebut. Selain itu, surat ini merupakan prasyarat untuk menerbitkan kartu kredit baru dan mengajukan berbagai pinjaman bank seperti KPR (Kredit Pemilikan Rumah), KKB (Kredit Kendaraan Bermotor) dan KTA (Kredit Tanpa Agunan). 

3. Mengajukan beasiswa jalur profesional

Melanjutkan pendidikan lebih lanjut adalah hal yang wajar bagi seorang karyawan untuk menaikkan posisi jabatannya. Salah satu prasyarat untuk mengajukan pendaftaran beasiswa jalur profesional yaitu dengan memiliki surat referensi kerja yang sudah perusahaan legalisir. Beasiswa ini biasanya berasal dari pemerintah atau program swasta.

Baca juga: Sistem Rekrutmen: Fungsi, Fitur, dan Prosesnya

Unsur-unsur dalam Surat Referensi Kerja

Seperti surat resmi pada umumnya, surat referensi juga memiliki struktur dalam penulisannya. Ada beberapa unsur yang perlu Anda perhatikan saat membuat referensi pekerjaan. Unsur-unsur tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

1. Kepala surat

Kepala surat merupakan bagian dalam surat yang berisi nama perusahaan lengkap dengan alamat, nomor telepon perusahaan, dan lainnya. Pada umumnya HRD sudah memiliki kertas khusus dengan kop surat, sehingga karyawan hanya perlu untuk mengisi suratnya saja. 

2. Isi surat

Isi surat referensi ini merupakan bagian inti yang berisi berbagai informasi penting dari karyawan. Mulai dari data karyawan yang bersangkutan meliputi nama, alamat, jabatan, nomor telepon, lama waktu bekerja, serta detail lainnya yang sesuai dengan kebutuhan.

3. Penutup surat

Bagian penutup ini merupakan bagian terakhir yang akan mengesahkan surat keterangan kerja yang telah HRD susun. Bagian ini berisi tempat, tanggal, tanda tangan pembuat surat, nama jelas pembuat surat, serta stempel perusahaan.

Isi dari surat referensi ini adalah data faktual seperti jabatan, waktu bekerja, dan evaluasi subjektif oleh atasan. Tergantung pada fungsinya, data subjektif ini diperlukan saat melamar suatu posisi, namun tidak untuk keperluan perbankan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui fungsi surat referensi kerja yang Anda perlukan tersebut agar tidak salah sasaran.

Tips dalam Menulis Surat Referensi Kerja

Jika Anda bertanggung jawab atau ditugaskan untuk membuat surat referensi pekerjaan, berikut merupakan beberapa tips ini untuk membuat surat referensi yang tepat.

  • Fokus pada deskripsi pekerjaan

Saat membuat surat referensi, Anda perlu menuliskan deskripsi pekerjaan mantan karyawan tersebut. Uraian ini mencakup tanggung jawab dan aktivitas yang mantan karyawan lakukan selama periode waktu tertentu. Kemudian, tinjau topik tersebut dan tulis bahwa pekerjaan tersebut cocok untuk mantan karyawan Anda.

  • Kumpulkan informasi

Mintalah mantan karyawan untuk membuat salinan resume atau resume (CV) Anda sehingga Anda dapat berbicara tentang pengalaman kerja spesifik karyawan tersebut. Selain itu, Anda juga dapat bertanya kepada karyawan tersebut apakah ada poin yang ingin Anda tekankan dalam surat tersebut.

  • Tuliskan hal yang positif

Dalam menulis referensi, Anda perlu memberi pernyataan bahwa mantan karyawan tersebut merupakan kandidat yang terbaik. Anda dapat mengatakan hal-hal positif seperti ‘Karyawan ini sangat profesional selama bekerja’. Hal seperti itu akan membantu karyawan tersebut tampak kredibel di mata perusahaan lain.

  • Bagikan informasi kontak anda

Anda perlu untuk menyertakan informasi kontak agar perusahaan yang Anda lamar dapat dengan mudah dihubungi. Hal ini akan mempercepat proses peninjauan item dalam surat.

  • Pastikan kelengkapan surat

Agar surat referensi tersebut dapat berfungsi dengan maksimal, Anda harus memastikan bahwa surat tersebut berisi seluruh informasi dan data yang Anda butuhkan sesuai dengan tujuan surat tersebut. Seperti untuk melamar pekerjaan, membuka rekening bank, membuat kartu kredit, atau bahkan untuk mengajukan KPR.

Contoh Surat Referensi Kerja

  • Untuk pengajuan KPR

pengajuan KPR
Sumber: 99.co

Pengajuan KPR tentu membutuhkan berbagai syarat salah satunya surat referensi KPR. Hal ini bertujuan untuk menguatkan calon kreditur jika ia tidak pernah bermasasalah dalam kredit. Surat referensi ini juga bertujuan agar bank lebih percaya kepada calon kreditur sehingga KPR dapat berjalan normal.

  • Surat referensi kerja untuk melamar pekerjaan

contoh
Sumber: popbela.com

Ketika seseorang melamar pekerjan, tentu ia membutuhkan berbagai syarat seperti CV atau portofolio. Selain itu, ia juga membutuhkan surat referensi kerja untuk menguatkan CV dan pengalaman kerja dirinya. Surat refensi kerja tersebut bertujuan agar perusahaan percaya kepada pelamar dan peluang diterima menjadi lebih meningkat.

  • Surat referensi kerja karyawan bank

surat referensi kerja bank
Sumber: scribd.com

Contoh diatas adalah salah satu contoh surat referensi kerja karyawan bank. Surat referensi kerja tersebut umumnya bertujuan untuk memvalidasi jika sang pelamar pernah bekerja pada bank tersebut. Hal ini karena surat referensi kerja karyawan bank sangat penting khususnya untuk melamar pekerjaan baru.

  • Surat referensi kerja freelancer

surat referensi kerja freelancer
Sumber: 99.co

Contoh surat referensi kerja tersebut bertujuan untuk memberikan rekomendasi jika sang pelamar memiliki pengalaman meski freelancer. Surat referensi kerja ini sangat penting padi pelamar untuk validasi jika mereka telah memiliki pengalaman kerja.

Kesimpulan

Secara garis besar, surat referensi kerja memiliki informasi yang menerangkan bahwa anda pernah bekerja pada suatu perusahaan. Seperti lama bekerja, jabatan terakhir, serta kinerja Anda. Dapat disimpulkan juga bahwa surat referensi kerja adalah sebuah surat yang sebuah perusahaan keluarkan untuk menerangkan bagaimana sikap, perilaku, dan kinerja seorang karyawan saat bekerja pada perusahaan tertentu.

surat referensi kerja

Apabila Anda adalah seorang perekrut atau HRD, Anda dapat mempermudah pekerjaan dengan menggunakan bantuan sistem HRM yang komprehensif. Dengan HR Software dan Aplikasi Payroll terlengkap dari HashMicro, Anda dapat mengelola informasi karyawan dengan lebih efektif mulai dari data pribadi hingga keuangan dengan aman di platform yang tersentralisasi.

Artikel terkait:

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Vania Marsha Kristiani
Vania Marsha Kristiani
A Junior Content Writer at HashMicro who Interested in Digital and Growth. Also a life-time learner who always strive to learn and grow.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA