Keuangan merupakan salah satu hal yang paling penting untuk untuk perusahaan dalam mengelola bisnis agar dapat selalu berjalan lancar. Perusahaan umumnya menggunakan aplikasi akuntansi untuk mengatur informasi keuangan. Dalam berbisnis dengan cara yang terorganisir, organisasi memerlukan sistem untuk melacak semua transaksi yang terjadi. Pada proses ini, Software Akuntansi keuangan memegang peranan penting. Accounting System memungkinkan pelacakan transaksi keuangan yang menyeluruh serta pelaporan dan analisis dalam waktu nyata.
Sebelum Software Akuntansi berbasis cloud hadir, kegiatan operasional dan manajemen keuangan harus diselesaikan secara manual dan menggunakan berbagai jenis dokumen fisik.
Daftar Isi
Sistem Akuntansi Adalah?
Pengertian sistem akuntansi yaitu sebuah media yang membantu bisnis untuk melacak dan mengelola transaksi keuangan mereka dan membuat pekerjaan akuntan menjadi lebih mudah. Proses dan transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, aset dan buku besar yang biasanya berjalan secara manual dapat menjadi lebih sederhana dengan solusi otomatis tersebut.
Sistem Akuntansi membantu Anda membuat perencanaan keuangan bisnis yang terukur dengan fungsi analitik yang dapat diandalkan. Dengan satu sistem terpusat bisnis dapat melakukan monitor keuangan secara menyeluruh, mulai dari pendapatan, saldo kas, hingga utang dan piutang usaha.
Selain itu, Aplikasi Accounting sangat membantu dalam pembuatan laporan keuangan, sebuah elemen penting dalam menjalankan operasional bisnis. Terutama ketika ingin mengambil suatu keputusan. Sebelumnya, setiap tugas keuangan dan entri jurnal harus karyawan lakukan sendiri mengakibatkan pembuatan laporan keuangan menjadi tidak praktis. Sekarang Anda dapat memasukkan, mengubah, dan menafsirkan data hanya melalui solusi otomatis ini yang bisa Anda akses dari mana saja.
Apakah Sistem Akuntansi Penting?
Data keuangan adalah informasi perusahaan yang paling berharga dan harus dicegah agar tidak jatuh ke tangan yang salah. Itulah yang sistem akuntansi dan keuangan lakukan untuk penggunanya, mencegah akuntansi dari resiko kecurangan atau kesalahan. Perusahaan dapat memberikan akses kepada orang yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola keuangan.
Alasan utama mengapa perusahaan harus menggunakan software akuntansi adalah untuk melacak pengeluaran, pendapatan, dan aktivitas lainnya. Pada dasarnya mengawasi semua data yang berpengaruh pada keuangan organisasi bisnis. Semakin besar ukuran suatu bisnis, maka arus kasnya juga menjadi lebih cepat dan melibatkan banyak uang.
Melakukan perhitungan secara manual akan membuatnya rentan terhadap kesalahan yang merugikan perusahaan. Sebab itu, sistem ini akan membantu meminimalisir bahkan memperbaiki human-error dan meningkatkan akurasi pengelolaan keuangan perusahaan.
Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Formulir
Formulir adalah dokumen yang berguna untuk mencatat seluruh transaksi, hal ini dikarenakan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dicatat pada secarik kertas. Jadi, pada hal ini formulir berfungsi sebagai media perekaman historis peristiwa atau transaksi. Selain itu juga untuk berfungsi untuk mewujudkan dan menjaga kontrol internal keuangan perusahaan. Contohnya adalah faktur penjualan tunai, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, faktur penjualan kredit.
Jurnal
Merupakan catatan fisik atau dokumen digital yang tersimpan sebagai buku, spreadsheet, atau data dalam aplikasi akuntansi. Berguna untuk mencatat secara sistematis semua transaksi akuntansi sebelum masuk ke dalam buku besar dan bertujuan untuk meringkas data keuangan lainnya. Setelah itu, hasil peringkasan data selanjutnya diposting ke rekening yang bersangkutan pada buku besar. Terdiri dari beberapa jenis, seperti jurnal umum akuntansi, jurnal penyesuaian, jurnal transaksi, jurnal khusus, jurnal penutup.
Buku besar
Buku besar akuntansi adalah akun atau catatan untuk menyimpan entri pembukuan untuk transaksi neraca dan laporan laba rugi. Entri jurnal buku besar akuntansi dapat mencakup akun seperti kas, piutang, investasi, inventaris, hutang dagang, biaya yang masih harus perusahaan bayar, dan simpanan pelanggan. Bermanfaat untuk semua jenis neraca dan transaksi laporan laba rugi.
Buku pembantu
Unsur ini menyimpan rincian dari rekening tertentu dan merupakan perpanjangan dari buku besar. Buku ini menyimpan rincian untuk akun kontrol buku besar umum. Setelah informasi dicatat dalam buku pembantu, informasi tersebut akan teringkas secara berkala dan diposting ke akun kontrol di buku besar, yang kemudian digunakan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan. Dokumen ini umumnya digunakan ketika ada sejumlah besar informasi transaksi yang kemungkinan mengganggu buku besar. Situasi ini biasanya muncul pada perusahaan dengan volume penjualan yang signifikan.
Laporan
Merupakan hasil akhir dari keseluruhan proses yang aplikasi akuntansi jalankan. Beberapa contoh laporan adalah neraca, laporan laba rugi, laporan biaya pemasaran, laporan perubahan modal, laporan harga pokok penjualan, dan daftar utang. Semua jenis laporan keuangan ini bisa dibuat hanya dengan beberapa kali klik dengan bantuan Software Akuntansi.
Perusahaan Mana yang Dapat Menggunakan Sistem Akuntansi?
Bisnis dengan berbagai skala bisa melakukan implementasi terhadap sistem ini. Memilih software yang paling tepat dan sesuai dengan kondisi perusahaan. Apabila terlalu rumit atau dengan fitur yang mungkin tidak relevan, maka akan terjadi pemborosan. Perangkat lunak akuntansi yang bisa terkustomisasi adalah pilihan terbaik. Sehingga kedepannya software dapat mengantisipasi tantangan terkait keuangan dan berpotensi muncul kedepannya.
Berikut ini adalah beberapa karakteristik dari aplikasi akuntansi yang baik:
User-friendly
Perangkat lunak akuntansi, secara umum, tertujukan untuk semua pengguna. Namun, tetap penting untuk memastikan bahwa sistem pilihan Anda ramah pengguna, dapat diakses, dan dapat dioperasikan oleh siapa saja, bahkan mereka yang tidak pandai akuntansi atau teknologi. Selanjutnya, program pilihan Anda harus dapat beradaptasi atau menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Jika karyawan mengalami kesulitan dalam mengoperasikan sistem akuntansi, maka semakin rentan perusahaan melakukan kesalahan. Software yang ramah pengguna dan mudah dipahami akan memungkinkan Anda untuk mengelola karyawan dan bisnis secara efisien.
Mudah diakses
Saat menjalankan bisnis, Anda harus dapat mengakses data dengan cepat dan efisien ketika ingin membuat keputusan penting. Sistem yang praktis memungkinkan Anda untuk mengakses informasi keuangan utama Anda kapan saja, dari mana saja. Karena seluruh data dan informasi terenkripsi dan tersimpan dengan aman pada server.
Sistem akuntansi bersifat akurat
Tingkat akurasi merupakan elemen terpenting dari perangkat lunak yang baik. Agar sepadan dengan waktu dan investasi yang telah keluar, sistem akuntansi harus menjaga saldo akurat dan mutakhir di rekening individu dan buku besar. Perbedaan mungkin terjadi karena kerusakan basis data atau masalah server, tetapi sistem yang baik harus dapat mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan yang dapat menyebabkan ketidakakuratan data.
Manfaat Software Accounting
Dalam sistem akuntansi konvensional, karyawan harus melakukan proses manual seperti memindahkan data dari satu spreadsheet ke spreadsheet lainnya. Menggunakan software akuntansi dapat menghemat waktu perusahaan Anda dan mencegah kesalahan, perusahaan juga memiliki seluruh informasi transaksi dalam satu platform terpusat. Anda dapat dengan mudah melihat apa yang telah habis atau apa yang masuk ke bisnis, dan Anda selalu tahu di mana menemukan informasi ini.
Menggunakan perangkat lunak akuntansi membantu untuk menggunakan sumber daya di departemen akuntansi mereka secara efisien, dan dapat mengurangi kesalahan pembukuan. Dengan adanya fitur Business Intelligence (BI), perusahaan juga bisa memperoleh wawasan menyeluruh seputar operasional bisnis sehingga meningkatkan produktivitas dan efisiensinya.
Baca juga: Apa Perbedaan Antara Sistem ERP dan Software Akuntansi?
Sistem akuntansi mempermudah pengurusan pajak
Mengurus pajak bisnis bisa menjadi proses yang kompleks, karena mengharuskan Anda untuk terus memantau semua transaksi bisnis. Manfaat perangkat lunak akuntansi termasuk membuat proses ini lebih mudah dengan memastikan bahwa semua detail keuangan bisnis Anda ada di satu tempat. Ini memungkinkan Anda menghitung pendapatan perusahaan secara semi-otomatis, daripada menghabiskan waktu dan tenaga mengerjakan detail yang diperlukan secara manual.
Software juga menawarkan solusi spesifik untuk industri dan bahkan negara demi mematuhi undang-undang dan peraturan yang berlaku. Misalnya, aplikasi akuntansi bisnis untuk perusahaan yang berbasis di Indonesia tentunya wajib memenuhi peraturan pajak yang ada di Indonesia.
Sistem akuntansi dapat melakukan estimasi yang akurat
Itu salah satu keunggulan utama software akuntansi. Memahami secara rinci pola dan tren kinerja keuangan Anda adalah sesuatu yang membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikannya tanpa sistem yang solid. Software akuntansi membantu Anda memahami dimana harus memotong pengeluaran atau di mana harus berinvestasi lebih banyak. Dengan gambaran yang jelas tentang status keuangan Anda saat ini, Anda akan merasa lebih mudah untuk mengembangkan strategi cerdas dan mengalokasikan sumber daya dengan cara yang benar.
Menghemat biaya dan transparansi keuangan
Software akuntansi dan keuangan mengotomatiskan penghitungan inti dan prosedur administratif serta mengendalikan kerangka kerja pendapatan Anda sehingga Anda tidak perlu mengalihkan pengelolaan keuangan kepada pakar eksternal. Secara paralel, mereka juga mengurangi biaya terkait pencetakan dan pendistribusian dokumentasi dan menyimpan data sensitif di lokasi yang aman dan terpantau.
Dari sudut pandang akuntan atau auditor, sorotan utama dari sistem akuntansi adalah mencegah kesalahan manusia yang fatal dan berulang. Menghitung jumlah yang tidak akurat atau gagal melaporkan data tepat waktu dapat dengan mudah menyebabkan krisis bisnis, dan inilah solusi otomatis paling berguna.
Fitur-fitur pada Sistem Akuntansi
Dasbor interaktif
Visibilitas ke metrik dan data akuntansi utama Anda sangat penting untuk menjalankan bisnis. Kelola dan akses prosedur akuntansi, sederhanakan proses serta meningkatkan akurasi data melalui dasbor interaktif. Monitor keuangan bisnis Anda seperti pendapatan, saldo kas, hingga utang dan piutang usaha. Lakukan dengan menyeluruh dan gabungkan semua metrik akuntansi serta keuangan Anda pada satu platform secara real-time.
Monitor arus kas
Pantau kondisi arus kas secara akurat dan real time untuk menghindari kerugian bisnis. Sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan kapanpun dan dimanapun Anda berada dengan mudah. Sajikan laporan mengenai kas yang masuk dan arus kas yang keluar pada perusahaan dalam suatu periode tertentu.
Rekonsiliasi bank
Rekonsiliasi merupakan langkah yang penting untuk memastikan keakuratan data keuangan. Bukan lagi jamannya melakukan rekonsiliasi bank secara manual karena membutuhkan waktu yang lama dan rentan akan human-error. Ubah rekonsiliasi bank menjadi lebih sederhana. Aplikasi secara otomatis dan aman mengimpor semua transaksi bank Anda. Hemat waktu dan dapatkan pembaruan harian tentang kondisi finansial bisnis Anda.
Laporan keuangan lengkap
Buat laporan laba rugi, arus kas, neraca keuangan, perubahan modal, dan lainnya dalam hitungan detik. Sistem ini juga memungkinkan pembuatan laporan dalam berbagai jenis format seperti tabel, diagram grafik, garis, dan lingkaran. Informasi keuangan yang relevan akan tersaji secara terstruktur dan dalam bentuk yang mudah. Fitur tersebut membantu akuntan mengatur pengeluaran, anggaran, dan sumber daya lalu membuat laporan untuk analisis lebih lanjut.
Manajemen anggaran
Melakukan penganggaran untuk melacak pendapatan dan pengeluaran bisnis. Berfungsi sebagai metode pemantauan dan melakukan kontrol dalam mengelola keuangan. Software akuntansi dapat terintegrasi dengan Purchasing Management untuk menyederhanakan pengelolaan anggaran pembelian dan pengaturan approval matrix. Sebuah proses antara pendapatan dan pengeluaran pada masa depan telah siap untuk merampingkan proses pengeluaran
Follow-up otomatis
Apakah pelanggan Anda tidak melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo? Proses follow-up faktur adalah cukup memakan waktu. Kirimkan pemberitahuan otomatis ke klien untuk menyelesaikan pembayaran sesuai dengan batas waktu yang telah ada. Hal ini dapat meningkatkan kelancaran arus keuangan perusahaan, walaupun Anda sibuk dan tidak sempat mengaturnya secara langsung.
E-faktur
Keuangan merupakan faktor penting yang perlu mendapat perhatian dan dapat mempengaruhi perkembangan sebuah bisnis. Banyaknya hal yang harus diurus oleh pemilik bisnis, membuat mereka jadi kurang memerhatikan kondisi keuangan dengan benar. Membuat faktur elektronik dan kirimkan ke klien secara otomatis sebagai bukti pembayaran. Faktur dapat dipersonalisasi dari berbagai komponen sesuai dengan preferensi pemilik bisnis dan dapat dibuat dalam waktu singkat. Anda juga dapat menjadwalkan faktur sebelumnya untuk dikirim secara otomatis nanti.
Kesimpulan
Software akuntansi adalah sebuah alat yang memudahkan pelaku bisnis untuk mengelola sejumlah proses keuangan bisnis dan mengotomatiskan berbagai tugas finansial dengan tepat. Memilih software yang tepat dapat memudahkan pekerjaan manajer keuangan, sehingga mereka bisa lebih produktif saat bekerja.
Maka dari itu, penggunaan Accounting Software dari HashMicro dapat mengotomatiskan pengelolaan arus kas, pembuatan laporan keuangan, rekonsiliasi bank, jurnal penyesuaian, pembuatan faktur, dan lain-lainnya.
Artikel Menarik lainnya:
