Dalam memenuhi tugas perusahaan, biasanya mengharuskan kita untuk mengeluarkan uang pribadi. Seringkali sebuah perusahaan tidak membayarkan secara langsung beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan operasional perusahaan, sehingga karyawan diminta untuk membayarkannya terlebih dahulu. Meski begitu, selama uang tersebut telah terpakai untuk kepentingan perusahaan maka karyawan dapat melakukan reimbursement. Dalam situasi ini, Anda dapat menggunakan aplikasi HR untuk membantu mengelola klaim dan reimbursement secara online. Selanjutnya, apa sih reimburse itu? Apa saja yang harus kita lakukan agar dapat melakukan reimburse? Simak artikel berikut untuk penjelasan lebih lanjut.
Baca juga: Pengertian & Fungsi HRM Software (HRIS)
Daftar Isi
- Pengertian Reimburse
- Jenis-jenis Reimbursement
- Tips Mengajukan Reimbursement
- Kecurangan-kecurangan dalam Proses Reimbursement
- Pertimbangan Dasar yang Menjadi Acuan dalam Menilai Kecurangan pada Proses Reimbursement
- Contoh Form Reimbursement
- Kesimpulan
Pengertian Reimburse
Reimburse adalah kompensasi atau penggantian dana pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan bisnis perusahaan. Yang memberikan kompensasi tersebut tentunya adalah pihak perusahaan. Biasanya, kompensasi biaya ini biasanya terkait dengan perjalanan bisnis yang mencakup biaya hotel, makanan, transportasi darat, dan penerbangan. Tidak lupa, biasanya karyawan akan memiliki anggaran reimbursement yang berbeda sesuai dengan posisi dan juga jabatannya.
Sangat penting untuk kita mengetahui kebijakan-kebijakan yang berlaku saat ingin melakukan reimbursement. Karena tidak semua uang yang karyawan yang telah mereka keluarkan secara pribadi dapat perusahaan reimburse. Pastinya, perusahaan akan mengganti dana yang karyawan keluarkan dengan persyaratan harus mempunyai bukti pembayaran, invoice, dan sebagainya.
Baca juga: Surat Perjanjian Kerja| Hal Penting, Jenis, dan Contohnya
Jenis-jenis Reimburse
Umumnya, terdapat beberapa jenis reimbursement, berikut ulasannya:
Penggantian biaya transportasi
Banyak sekali karyawan yang mendapat tugas untuk bepergian baik dalam kota maupun luar kota. uang yang terpakai dalam perjalan tersebutlah yang mendapatkan reimburse. Biasanya, biayanya berupa tiket perjalanan pesawat, sewa hotel, dan akomodasi lainnya. Perlu kita ingat bahwa ketentuan atas kebijakan ganti rugi setiap perusahaan berbeda-beda.
Biaya ganti rugi kesehatan (Medical)
Dalam jenis ini perusahaan memberikan fasilitas kesehatan pada karyawannya. Hal tersebut biasanya berbentuk asuransi kesehatan, seperti BPJS, dan tunjangan kesehatan. Selain apabila terdapat seorang karyawan yang mengalami kecelakaan kerja, dapat juga untuk mengajukan reimbursement ke perusahaan.
Reimbursement operasional bisnis
Terakhir, terkadang karyawan juga harus mengeluarkan dana operasional yang berasal dari pribadi. Tentu saja Anda dapat mengajukan reimburse untuk mengganti biaya pengeluaran tersebut. Contoh yang biasa terjadi adalah saat sedang berdiskusi dengan klien menggunakan ponsel yang memakan biaya pulsa, akses internet, dan masih banyak yang lainnya.
Tips Mengajukan Reimburse
Dalam pengajuan reimbursement terdapat beberapa tips untuk para karyawan yang ingin melakukannya. Berikut beberapa ulasan mengenai tips dalam mengajukan reimbursement:
Persiapkan dokumen yang dibutuhkan
Yang pasti, hal yang menjadi syarat utama adalah kelengkapan dokumen sebelum melakukan reimbursement. Dokumennya berupa invoice, bukti pembayaran dan lainnya. Tidak lupa untuk menjaga dokumen tersebut sebelum melakukan reimburse. Pastikan juga dokumen tersebut asli, dan tersimpan secara rapi agar mudah Anda temukan.
Lakukan reimbursement secepatnya
Perusahaan biasanya memerlukan waktu cukup lama untuk memproses pengajuan dari karyawan lainnya. Untuk itu, lakukanlah secepat mungkin jika ingin reimburse dana pribadi yang terpakai. Karena seperti yang sudah dibahas tadi, perusahaan memiliki kebijakan berbeda dalam proses reimburse. Terdapat beberapa perusahaan yang menetapkan batas waktu untuk mengajukan penggantian dana.
Pahami syarat dan prosedur pengajuan reimbursement
Seperti poin pertama bahwa untuk melakukan reimburse terdapat beberapa persyaratan. Jika syarat tersebut tidak terpenuhi, maka kemungkinan besar reimburse tidak akan dapat kita ajukan. Oleh karena itu, pahamilah syarat apa saja yang Anda butuhkan. Sehingga nantinya pengajuan reimburse berhasil, dan dana pribadi akan perusahaan ganti.
Cek kembali apa yang ingin diajukan
Kita harus berhati-hati sebelum melakukan pengajuan reimbursement. Karena dan pribadi yang terpakai dan sifatnya tidak ada kaitannya dengan kebutuhan perusahaan, hal tersebut akan ternilai sebagai kecurangan. Oleh karena itu, penting untuk melakukan pengecekan ulang terhadap dana yang ingin kita reimburse sebelum melakukan pengajuan ke perusahaan.
Hitung kembali pengembalian dana
Perlu kita lakukan penghitungan ulang terhadap pengajuan reimburse yang telah perusahaan setujui. Jika perusahaan sudah membayarnya, cobalah untuk menghitung kembali dana tersebut. Kita bisa meminta kembali pada perusahaan jika setelah pengajuan reimburse terdapat dana yang kurang.
Gunakan Sistem Manajemen Keuangan dari HashMicro untuk pencatatan arus keuangan perusahaan lebih akurat dan otomatis.
Baca juga: Software Akuntansi untuk Kelola Pembayaran Digital pada Bisnis Anda!
Kecurangan-kecurangan dalam Proses Reimburse
Sebagian karyawan terkadang ada yang melakukan tindakan kecurangan dalam mengajukan reimbursement di perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan wajib aktif memantau pengeluaran setiap pekerja yang hendak mengajukan klaim. Berikut beberapa indikator mengenai kecurangan-kecurangan dalam proses reimburse:
- Mengajukan klaim untuk beberapa bentuk bukti pembayaran yang dimiliki diluar keperluan perusahaan
- Memalsukan pengeluaran atau mengarang pembelian untuk mengajukan penggantian biaya
- Dengan sengaja menaikkan nominal pengeluaran dari nilai sebenarnya
- Mengajukkan pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran perusahaan.
- Memaksimalkan penggunaan kartu kredit perusahaan
Pertimbangan Dasar yang Menjadi Acuan dalam Menilai Kecurangan pada Proses Reimburse
Untuk mengetahui kecurangan yang dilakukan karyawan tentunya terdapat acuan untuk menilai kecurangan dalam proses reimburse. Berikut beberapa acuan dalam penilaian kecurangan pada proses reimburse yaitu:
- Pengeluaran karyawan lebih besar dibandingkan pengeluaran karyawan lainnya dengan jabatan yang sama
- Melakukan klaim dua kali untuk pengeluaran yang sama
- Pengajuan klaim pengeluaran yang tidak berkaitan dengan perusahaan
- Membulatkan jumlah pengeluaran, memaksimalkan penggunaan kartu kredit, dan sebagainya
Jangan lupa untuk menggunakan software manajemen dokumen dari HashMicro untuk melakukan pengurusan dokumen perusahaan secara digital dan terpusat.
Contoh Form Reimbursement
- Contoh form reimbursement operasional dan transportasi
2. Contoh form reimbursement kesehatan
Baca juga: Kompetensi Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengembangkannya
Kesimpulan
Itulah pembahasan mengenai reimbursement. Pada intinya, hal tersebut merupakan kompensasi atas uang pribadi yang kita keluarkan untuk kepentingan perusahaan. Perlu kita ingat, bahwa dalam pengajuan reimburse terdapat beberapa hal yang perlu kita perhatikan. Sehingga reimbursement yang telah kita ajukan akan perusahaan setujui.
Jika perusahaan anda membutuhkan software yang dapat menangani segala jenis kegiatan HR, silahkan hubungi kami. Hashmicro menyediakan software HRM yang mengatur pengolahan HR, mulai dari pemberian gaji hingga reimbursement. Klik disini untuk mencoba demo atau langsung mendaftar dan bekerjasama dengan perusahaan kami.
