BerandaProductsAccountingStruktur Isi Surat Kuasa: Panduan Secara Lengkap dan Sederhana

Struktur Isi Surat Kuasa: Panduan Secara Lengkap dan Sederhana

Surat kuasa adalah salah satu surat terpenting yang dapat pengusaha gunakan untuk mempermudah pekerjaan mereka. Melalui surat ini, orang lain atau ahli waris dapat membantu Anda dalam pengurusan dokumen tersebut. Surat ini banyak berguna untuk pengurusan dokumen resmi. Seperti STNK, BPKB, serta pembuatan rekening bank yang berhubungan dengan pembuatan serta pengurusan dokumen. 

Maka dari itu, meskipun terdapat banyak kegiatan dalam perusahaan, Anda dapat menguasakan segala pengurusan hal yang tidak bisa Anda atasi sendiri kepada penerima kuasa agar tetap berjalan lancar. Namun, penting untuk memastikan bahwa surat ini telah terbit dengan benar dan sesuai. Sebab, pada umumnya surat kuasa merupakan surat penting yang berfungsi sebagai surat perwakilan dari pemangku kepentingan.

Baca juga: Surat Paklaring dan Beragam Kegunaannya bagi Karyawan (Disertai Contoh!)

 

Memahami Pengertian Surat Kuasa

surat kuasa
Sumber: www.indozone.id

Surat kuasa adalah suatu dokumen untuk memberi wewenang kepada pihak lain untuk melakukan perbuatan hukum atas nama pemberi kuasa, karena pihak pemberi kuasa sedang tidak dapat melakukannya sendiri. Pelimpahan wewenang dapat mewakili pihak yang memberi wewenang dalam urusan pribadi, bisnis, ataupun masalah hukum. Pembuatan surat ini tidak bisa sembarangan, karena harus benar-benar memastikan bahwa pemilik benar-benar tidak bisa melakukan kegiatan tersebut.

Umumnya surat ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu surat formal dan surat non-formal. Surat formal biasanya berfungsi untuk hal yang bersifat resmi. Sedangkan, surat non-formal berfungsi untuk hal yang sifatnya pribadi. Pembuatan surat ini tentunya tidak boleh sembarangan, karena menyangkut informasi dan berkaitan dengan hal yang penting. Maka dari itu, Anda harus memastikan bahwa surat tersebut sudah sesuai dengan situasi dan tujuan yang ingin Anda capai.

 

Fungsi dari Surat Kuasa

Fungsi utama pemberian kuasa adalah untuk membuktikan pernyataan dari pemberi kuasa bahwa  penerima kuasa mempunyai hak dan kewajiban untuk melaksanakan tugas yang terdapat dalam isi surat. Dengan kata lain, surat kuasa merupakan perwakilan dari surat yang menangani hal-hal dalam surat tersebut.

 

Ciri-Ciri Surat Kuasa

Surat ini merupakan salah satu komponen penting dalam berbisnis dan memiliki beberapa ciri-ciri yang perlu Anda ketahui, antara lain: 

  • Menggunakan bahasa formal dan baku 

Surat ini wajib Anda buat menggunakan bahasa yang formal dan baku, tidak boleh menggunakan bahasa yang santai. 

  • Berisi berisi pernyataan pengalihan kekuasaan

Surat ini harus berisikan pernyataan pengalihan kekuasaan atau wewenang dari diri sendiri kepada pihak lain yang Anda tunjuk untuk melakukan hal tertentu.

  • Menggunakan bahasa yang singkat dan jelas

Surat ini harus tersusun secara singkat, padat, dan jelas sesuai dengan fungsinya.

 

Unsur-unsur Surat Kuasa

Terdapat beberapa faktor yang perlu Anda pahami saat membuat surat ini. Faktor-faktor tersebut harus Anda penuhi agar kewenangan kuasa hukum ini sah dan sah dalam arti hukum. Berikut ini merupakan hal-hal yang harus Anda cantumkan dengan jelas:

Unsur surat yang organisasi luar butuhkan:

  • Data pribadi pihak pemberi kuasa 
  • Data pribadi pihak penerima kuasa 
  • Bentuk wewenang atau kuasa serta batas-batasnya 

Sedangkan rincian data pribadi, baik pihak pemberi kuasa maupun penerima kuasa meliputi: 

  • Untuk surat dinas: nama, NIP/NRP, pangkat/golongan, jabatan
  • Pribadi: nama, nomor kartu identitas, pekerjaan, alamat

Selain itu, hal-hal yang harus Anda perhatikan ketika memberikan surat kuasa kepada pihak lain: 

  • Pemberi kuasa dan penerima kuasa harus sudah dewasa serta sehat jasmani dan rohani
  • Pihak penerima kuasa harus orang yang bisa dipercaya
  • Penerima kuasanya lebih dari satu orang tidak perlu diberi nomor surat
  • Pengambilan gaji tidak memerlukan materai

 

Jenis-jenis Surat Kuasa

Terdapat 3 jenis surat kuasa yang dibedakan berdasarkan pemberi kuasa dan tujuannya. Berikut adalah jenis yang perlu Anda pahami:

  • Perseorangan (Pribadi)

Surat ini adalah jenis surat kuasa yang bersifat non-formal yang berisi pemberian wewenang secara perorangan. Tujuan pembuatannya yaitu untuk memberikan kuasa kepada hal-hal yang menyangkut urusan pribadi. Contohnya seperti pengambilan uang atau harta kekayaan, pengambilan dokumen kependudukan, dan pengambilan gaji.    

  • Kedinasan (Resmi)

Suatu badan atau instansi resmi membuat surat ini untuk menunjukkan pembagian tugas kepada pegawai. Tentu saja tugas-tugas yang mereka tentukan adalah yang berkaitan dengan penyelesaian kegiatan instansi. Penulis surat ini biasanya adalah perusahaan, sektor swasta, atau instansi pemerintah. 

  • Istimewa (Khusus)

Pada surat ini, pemberian kuasa atau wewenang dapat Anda lakukan sebagai bentuk perwakilan dari pihak terkait yang berhubungan dengan masalah hukum. Surat jenis ini biasanya akan diberikan oleh orang yang terlibat masalah hukum kepada pengacara ataupun lembaga bantuan hukum untuk menyelesaikan suatu masalah. Contohnya yaitu pemberian kekuasaan kepada pengacara yang menjadi perwakilan dalam menangani masalah hukum.

 

Struktur Penulisan Surat Kuasa

Struktur dan unsur yang terdapat pada surat ini harus Anda perhatikan dan penuhi agar pembuatannya berlaku dan sah. Selain itu, pembuatannya tidak boleh melewati bagian-bagian penting yang menjadi penyusunan dari surat tersebut. Struktur tersebut antara lain yaitu: 

  • Kepala surat

Kepala surat atau kop surat biasanya berguna jika surat tersebut berasal dari perusahaan, lembaga, atau instansi pemerintah. Sehingga tindak membutuhkan kop surat dalam surat non formal atau surat pribadi. Umumnya, kepala atau kop surat terdiri dari nama perusahaan, lembaga, atau instansi, alamat lengkap, kode pos, alamat email, nomor telepon atau fax, serta logo perusahaan.

  • Nomor surat

Apabila surat berasal dari instansi resmi, Anda juga harus mencantumkan nomor surat. Nomor surat ini diterbitkan oleh perusahaan, instansi, atau organisasi pembuat surat tersebut. Sama seperti kop surat, surat kuasa non formal tidak perlu menggunakan nomor surat.

  • Pemberi kuasa

Dalam penulisannya, Anda harus menjelaskan siapa pemberi kuasa dan apa saja hak dan kewajiban seorang pemberi kuasa. Bagian ini menerangkan bahwa pemberi kuasa menyerahkan kuasa, hak, dan wewenang pada penerima kuasa. Bagian ini juga menjadi persetujuan penerima kuasa memberikan kuasa pada penerima kuasa yang terpilih.

  • Identitas pemberi kuasa

Setelah bagian yang menerangkan tugas, hak dan kewajiban seorang pemberi kuasa maka selanjutnya adalah identitas. Dalam surat ini, identitas pemberi harus Anda cantumkan sebenar-benarnya sesuai data asli. Identitas tersebut umumnya berisi nama lengkap, nomor KTP, pekerjaan, alamat dan nomor telepon. Usahakan untuk mencantumkan data yang lengkap supaya tidak membingungkan. 

  • Penerima kuasa

Sama halnya dengan pemberi kuasa, bagian ini akan menerangkan siapa penerima kuasa serta hak dan kewajiban penerima kuasa. Dalam surat tersebut akan tertulis bahwa penerima kuasa bersedia menerima kuasa atau wewenang dari pemberi kuasa untuk melakukan sesuatu.

  • Identitas penerima surat kuasa

Identitas penerima kuasa juga harus Anda cantumkan sesuai data asli. Seperti data pada penerima kuasa, usahakan juga data yang tercantum sudah lengkap, sesuai dengan kartu tanda penduduk (KTP) penerima kuasa. Identitas tersebut sama yaitu memuat nama lengkap, nomor KTP, pekerjaan, alamat dan nomor telepon.

  • Isi kuasa atau hal yang dikuasakan

Bagian ini merupakan puncak dari isi dalam surat ini sehingga Anda perlu menyebutkan apa saja yang dikuasakan. Contoh pengambilan uang maka akan tertulis, “Pemberi kuasa memberikan wewenang pada penerima kuasa untuk mengambil uang sebesar X rupiah berbentuk deposito pada bank Y.” Kalimat yang tertulis bisa Anda susun sesuai dengan keperluan pemberi a atau tugas yang harus terlaksana. 

  • Waktu pemberian surat kuasa

Bagian ini akan menjelaskan kapan pembuatan surat tersebut dan lama masa berlangsungnya. Penjelasan waktu ini bertujuan untuk memberikan keterangan pada pihak ketiga yang berurusan dengan penerima kuasa kedepannya.

  • Tanda tangan

Pihak pemberi dan pihak penerima kuasa perlu untuk menandatangani surat ini di atas materai yang notaris dan pihak ketiga saksikan. Bagian ini bertujuan untuk memastikan bahwa tidak ada unsur pemaksaan dalam pemberian kuasa ataupun menerima kuasa. Tanda tangan tersebut juga sebagai bukti surat ini sah di mata hukum dan peradilan. Jadi, Anda dapat membawa permasalah ke jalur hukum jika terjadi hal-hal yang tidak Anda inginkan. Baik dari pihak pemberi maupun pihak penerima kuasa.

Contoh surat kuasa:

contoh surat kuasa
Sumber: www.99.co

 

Kesimpulan

Surat kuasa mempunyai fungsi memberikan hak dalam pemberian atau dalam pekerjaan atau urusan pribadi. Pemberian kuasa tidak boleh sembarangan dan harus mencerminkan fakta yang sebenarnya. Itulah pentingnya surat kuasa untuk Anda pahami, agar kegiatan dalam perusahaan dapat terus berjalan dengan baik tanpa hambatan.

Bagi perusahaan, biasanya surat ini sangat berguna untuk mengurus pajak atau payroll perusahaan bank. Jika Anda melakukan kesalahan dalam membuat surat kuasa, kantor pajak akan menolak surat Anda. Oleh karena itu, perlu kehati-hatian dalam mempersiapkan surat kuasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun, Anda dapat menggunakan bantuan Software Akuntansi dari HashMicro dengan berbagai fitur seperti manajemen pajak yang terlokalisasi dan pembuatan berbagai laporan keuangan untuk mempermudah kegiatan operasional perusahaan Anda. 

ROE

Artikel terkait:

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Vania Marsha Kristiani
A Junior Content Writer at HashMicro who Interested in Digital and Growth. Also a life-time learner who always strive to learn and grow.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.

Butuh Software untuk Bisnis Anda?

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi form ini dan dapatkan demo GRATIS!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA