Menjaga inventaris tidak sesederhana yang dibayangkan, apalagi jika stok yang disimpan berjumlah sangat banyak. Inventaris perusahaan sangat berkaitan dengan profit atau laba perusahaan.
Biasanya perusahaan sengaja menyimpan banyak persediaan agar tidak mengalami kekurangan stok. Akan tetapi, menyimpan stok dalam jumlah besar memiliki banyak konsekuensi, seperti kehilangan, kerusakan, kadaluwarsa, dan tentunya pemborosan.
Jika Anda memiliki bisnis retail, grosir atau manufaktur, Anda pasti terbiasa menangani stok dalam jumlah besar. Ketika menyimpan terlalu banyak persediaan, Anda mungkin sulit mengidentifikasi barang yang hilang atau menentukan jumlah stok secara akurat.
Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda memerlukan strategi pengelolaan inventaris yang tepat. Sekarang, Anda dapat mengintegrasikan pengelolaan inventaris Anda dengan sistem ERP dari HashMicro untuk mengoptimalkan proses operasional bisnis Anda.
Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menjaga inventaris sekaligus mengelola tingkat persediaan Anda.
Baca juga: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?
Daftar Isi
1. Pilih Penanggung Jawab Inventaris yang Tepat
Tentukan salah satu staf Anda untuk berperan sebagai manajer inventaris. Orang yang bertanggung jawab terhadap inventaris harus benar-benar mengerti mengenai seluk beluk inventaris. Ia harus bisa memberikan laporan inventaris secara lengkap, yang meliputi jumlah stok yang ada, stok yang masuk dan keluar, depresiasi, valuasi stok, dan lain-lain.
Manajer inventaris juga bertanggung jawab menangani audit inventaris, pengembalian barang, pengisian ulang, dan sebagainya. Jangan sampai Anda salah memilih staf untuk melakukan pekerjaan ini. Gunakan Software HRM untuk menilai kinerja karyawan, apakah sudah sesuai dengan kriteria manajer inventaris yang tepat.
2. Optimalkan Keamanan di Gudang dan Toko
Salah satu cara paling efektif untuk menjaga inventaris adalah dengan meningkatkan keamanan di gudang dan toko Anda. Ini sangat diperlukan terutama jika Anda memiliki toko berukuran besar dan jumlah stok yang sangat banyak.
Pasang kamera CCTV di gudang dan koridor toko Anda, dan pasang password pada pintu gudang Anda. Berikan akses untuk masuk dan keluar gudang hanya untuk mereka yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola stok.
3. Beri Kode SKU & Barcode untuk Setiap Barang
Pemberian kode SKU & barcode pada barang sangat penting untuk memudahkan Anda melacak stok. Ini dilakukan sebagai upaya untuk memastikan seluruh stok tercatat dengan baik sehingga menghindari kehilangan stok.
Untuk semakin mempermudah Anda melacak stok dan membuat barcode, pertimbangkan untuk menggunakan sistem barcode yang terintegrasi dengan barcode scanner dan sistem manajemen inventaris.
4. Pantau Tingkat Persediaan Stok
Memantau tingkat persediaan stok secara berkala akan menjauhkan Anda dari penyusutan inventaris. Tentukan batas minimum stok Anda setiap waktu. Jika tingkat persediaan mendekati batas minimum artinya Anda harus segera melakukan pemesanan ulang.
Jangan memesan stok terlalu banyak, sebab kelebihan stok bisa membuat stok Anda terbengkalai. Oleh karena itu, penting sekali untuk melakukan forecasting untuk membantu Anda menentukan jumlah stok yang tepat (tidak kurang dan tidak berlebihan).
5. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala
Anda tidak boleh melupakan audit inventaris dalam agenda Anda. Bandingkan jumlah stok yang Anda miliki di gudang atau di toko dengan jumlah yang tercatat pada sistem komputer Anda. Cara ini dinamakan juga dengan stocktracking.
Pastikan tidak ada perbedaan antara jumlah stok yang sebenarnya dengan jumlah stok yang ada di sistem. Selain itu, tidak ada waktu khusus untuk melakukan pengecekan inventaris, jadi Anda bisa melakukannya kapan pun Anda membutuhkannya.
6. Otomatiskan Manajemen Inventaris Anda
Tidak ada cara yang lebih efektif untuk mengelola tingkat persediaan selain mengotomatiskan manajemen inventaris Anda. Mengecek stok secara manual sangat memakan waktu dan tidak efisien. Hal ini tentu akan menghambat operasional bisnis Anda dan bahkan bisa menyebabkan kerugian.
Baca juga: Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Kesimpulan
Pengelolaan tingkat persediaan merupakan salah satu faktor paling penting untuk kelancaran operasional bisnis Anda. Untuk hasil terbaik, sangat disarankan bila Anda menggunakan Software Manajemen Inventaris dari HashMicro.
Software ini membantu Anda memonitor tingkat persediaan, mengontrol pengadaan barang, mempercepat pemesanan ke supplier, membuat laporan inventaris yang lengkap, dan masih banyak lagi.
Software manajemen inventaris yang baik terintegrasi dengan barcode sehingga bisa semakin mempercepat proses pencarian dan pelacakan barang. Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software manajemen inventaris untuk memperkirakan biaya yang perlu Anda siapkan.
