5 Tips Mengoptimalkan Manajemen Proyek Konstruksi

Syifa Fadiyah
manajemen proyek

Tidak bisa dipungkiri bahwa peran seorang project manager (PM) harus memiliki pengetahuan yang mumpuni tentang industri konstruksi yang tantangannya tidak main-main. Oleh karena itu, seorang PM harus memiliki kemampuan manajemen proyek yang strategis dalam menghadapi perubahan-perubahan yang dapat terjadi secara mendadak di lapangan.

Tanggung jawab seorang PM tidak hanya menyangkut dirinya saja. Ia harus memastikan tugas-tugas arsitek, kontraktor, dan supplier selesai tepat waktu dan sesuai dengan budget yang ditentukan. Oleh karena itu, PM membutuhkan sebuat alat bantu dan strategi khusus yang dapat membantu mereka mengerjakan tugas-tugasnya.

Untungnya, manajemen proyek konstruksi telah terbantu dengan adanya software khusus industri konstruksi yang dikembangkan untuk mempermudah pekerjaan mereka. Dengan menggabungkan  kecanggihan teknologi dan keahlian PM dalam mengatur proyek, pekerjaan dapat diselesaikan secara baik dan efisien. Berikut adalah 5 strategi yang bisa PM terapkan untuk membuat proyek yang sukses.

Buat alur komunikasi

Komunikasi adalah elemen penting yang menjamin keberhasilan proyek. Seorang PM harus bisa menetapkan alur komunikasi dengan semua stakeholder, supplier, dan orang-orang di lapangan. Transparasi yang demikian dapat memuluskan berjalannya proyek dan meminimalisir komunikasi yang tidak kondusif yang menjadi sumber masalah.

Salah satu cara termudah membuat alur komunikasi yang efisien adalah dengan melakukannya di satu platform. Dengan menyelaraskan komentar, foto, dokumen, dan kalender di satu tempat, PM akan mudah melakukan pemantauan baik itu update, budget, dan perubahan jadwal yang kerap terjadi. Sistem akan mengotomatiskan dan memudahkan komunikasi yang berarti PM akan memiliki waktu untuk menciptakan koordinasi dan rencana proyek yang lebih baik.

Selalu merencanakan pekerjaan

Sebelum memulai proyek, PM sudah harus memiliki rencana kerja yang matang. Setelah dimulai pun rencana tersebut harus direvisi dan dibuat kembali jika perlu. Desain, pre-konstruksi, dan pengadaan barang memerlukan rencana yang panjang dan matang dan ini akan berubah seiring berjalannya proyek.

Saat bekerja di lapangan, banyak faktor yang bisa mengubah rencana awal. Misalnya, jika ternayata kondisi lingkungan proyek tidak memungkinkan mengikuti desain awal, mau tidak mau, rencana tersebut harus diubah. Perlu diingat bahwa perubahan rencana sekecil apapun akan mempengaruhi rencana secara keseluruhan.

Oleh karena itu, segala perubahan rencana proyek harus diketahui oleh semua pihak. Memperbaruinya di sistem adalah cara yang terbaik. Dengan adanya fitur akses yang selektif, segala perubahan rencana hanya dapat dilakukan oleh orang yang berwenang dan dapat dilihat oleh orang-orang yang perlu mengetahui informasi tersebut.

Singkatnya, tugas seorang PM tidak hanya memantau perkembangan proyek, tapi juga harus mampu mengatur keberlangsungan proyek dengan segala perubahan rencana yang terjadi.

Selalu memantau dan bertanya

Kondisi di lapangan bisa mempengaruhi pekerjaan konstruksi secara dramatis. Tetapi, sebelum mengambil keputusan yang terburu-buru, sebaiknya PM dapat mengobservasi secara seksama untuk memahami permasalahan yang terjadi.

PM harus familiar dengan kondisi di lapangan dan tugas masing-masing orang yang bekerja di sana. Konstruksi merupakan industri yang berevolusi dengan cepat. Peralatan, teknik, persyaratan keselamatan, dan pembaruan lainnya berganti secara cepat dan PM dituntut untuk harus bisa beradaptasi dengan hal tersebut.

Menjalankan dan mengatur proyek yang sukses membutuhkan perbaikan dan pembelajaran yang terus-menerus. Software mungkin bisa mengotomatiskan proses komunikasi, tetapi pengontrolan lapangan dan pertemuan dengan para kontraktor dan desainer akan tetap membutuhkan keahlian seorang PM.

Anggarkan proyek dengan bantuan software

Dalam proyek konstruksi, segala perizinan, gaji pekerja, material, dan peralatan akan sangat bergantung pada keadaan keuangan proyek. Mulai dari proses bidding hinga penyelesaian proyek, seorang PM bertanggung jawab untuk menelusuri dan memonitor segala biaya terlebih jika biaya tersebut mempengaruhi budget awal proyek.

Sekecil apapun proyek konstruksi, PM tetap membutuhkan bantuan software untuk tetap bisa memantau pengeluaran secara baik. Sebuah software yang bagus harus dapat membantu PM dan para stakeholder untuk memasukkan biaya, merubah rencana keuangan, dan perhitungan lain yang yang berkaitan dengan finansial proyek.

Selain itu, dengan sistem, segala bentuk pengeluaran dapat dengan cepat dibuat persetujuannya karena tidak lagi  memerlukan tanda tangan di setiap dokumen karena proses tersebut dilakukan secara online.

Otomatiskan pembuatan laporan

PM kontraktor biasanya tidak akan memiliki cukup waktu untuk membalas ratusan email dalam sehari, menelepon orang-orang yang bertanya mengenai proyek yang sedang dikerjakan. Oleh karena itu, PM membutuhkan sistem yang dapat menghasilkan laporan secara otomatis.

Manajemen konstruksi pasti akan membutuhkan banyak laporan dalam jangka waktu tertentu. Bayangkan jika PM menghabiskan waktu untuk mengerjakannya secara manual. Belum lagi laporan yang dibuat secara manual belum tentu akurat dan menghabiskan banyak kertas.

Kesimpulan

Software konstruksi tidak hanya berguna bagi para PM, tapi juga untuk tim, subkontraktor, partner, dan stakeholder. Platform ini membantu tim untuk mendapatkan visibilitas dan mempermudah pekerjaan mereka dengan update yang real-time, laporan otomatis, dan integrasi dengan sistem lainnya.

Artikel terkait: Tips Manajemen Risiko di Industri Konstruksi

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles