Proses procurement adalah salah satu tantangan yang organisasi temui dalam meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mengurangi pengeluaran, tidak terkecuali pada sektor pemerintahan. Kegiatan pengadaan barang dan jasa pada instansi ini umumnya mengundang perhatian publik terkait bagaimana pembelanjaan terjadi. Terkadang kritikan dari berbagai pihak akan muncul jika ada ketidakefisienan dalam proses tersebut. Sebab itu, berbagai jenis usaha termasuk institusi pemerintah memilih software procurement untuk mengotomatiskan kegiatan pengadaan konvensional mereka.
Daftar Isi
- Apa itu software procurement?
- Manfaat software procurement bagi pengadaan barang dan jasa pemerintah
- Simpulan
-
Apa itu software procurement?
Software procurement adalah aplikasi yang dibuat untuk mengontrol biaya pengadaan barang di sebuah perusahaan agar menjadi lebih efisien, seperti misalnya mengotomatiskan pengelolaan pengajuan pembelian dari setiap cabang. Metode pelaksanaan procurement yang berbasis elektronik, memanfaatkan fasilitas komunikasi dan informasi melalui internet dan sistem.
Dengan mengaplikasikan software procurement, instansi dapat memanajemen seluruh proses pengadaan dari identifikasi barang hingga pembuatan laporan akurat dengan jauh lebih mudah. Karena semakin banyak pengguna yang terhubung melalui internet, software ini akan memfasilitasi transaksi atau pengadaan antara entitas yang berbeda seperti tender atau vendor dengan instansi pemerintah.
Manfaat software procurement bagi pengadaan barang dan jasa pemerintah
Ada banyak sekali manfaat yang bisa Anda dapatkan dari software procurement untuk badan pemerintahan. Namun di artikel kali ini, kami akan memberikan empat manfaat yang umum Anda dapatkan dari penggunaan software ini:
1. Membiasakan metode paperless
Sebelum procurement elektronik ada, proses procurement manual menghabiskan banyak kertas untuk berbagai macam dokumen. Contohnya adalah arsip dari proses tersebut perlu dicetak untuk berbagai macam pihak, mulai dari staf yang terlibat secara langsung hingga pejabat lain yang berwenang mengetahui informasi terkait. Dengan adanya sistem tersebut maka ketika pihak tertentu memerlukan suatu data, mereka tinggal membuka file yang sudah terunggah ke satu platform yang telah tersedia. Solusi otomatis ini akan lebih mengurangi prosedur administrasi yang tidak perlu.
2. Menumbuhkan sikap transparansi
Proses pengadaan barang secara manual mengundang berbagai tindak penyimpangan yang bertentangan dengan prinsip dan ketentuan, seperti korupsi. Penggunaan software procurement bertujuan untuk memperbaiki akuntabilitas dan transparansi dalam proses procurement sekaligus memperbaiki tingkat efisiensinya, mendukung proses monitoring dan audit yang berhubungan dengan kebenaran serta ketersediaan data.
Sistem tidak hanya menggantikan procurement konvensional, namun juga menyediakan output yang handal dalam lingkungan yang kompleks seperti instansi pemerintah. Memerlukan pengawasan dan pengendalian internal dalam pengadaan barang. Pelaksanaan e-procurement ini juga diharapkan menjadi pelopor dalam mewujudkan sistem pemerintahan yang terpercaya.
3. Software procurement menciptakan efisiensi operasional pemerintah
Sistem pengadaan akan menangani tugas administrasi dan operasional seperti pengelolaan tender dan manajemen pesanan pembelian. Pihak yang bertanggung jawab pun bisa mengalihkan fokusnya pada tanggung jawab lain yang memerlukan strategi khusus, misalnya manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru. Instansi juga dapat menjadi bagian dari pionir modernisasi layanan publik. Penting untuk melakukan investasi pada bidang teknologi, salah satunya adalah dengan implementasi sistem ini.
Pemerintah terbantu dalam mengurangi pengeluaran dan menyediakan cara yang lebih akuntabel dan efektif untuk manajemen procurement. Hal tersebut berasal dari efisiensi biaya proses dan administrasi seperti mengurangi bahkan menghilangkan biaya yang berkaitan dengan panggilan telepon dan persiapan dokumen. Selain itu juga melalui kecepatan dalam pengadaan barang dan jasa, serta kualitas maksimum dari hasil keseluruhan proses dan barang yang di peroleh.
Baca juga: Manfaat Software Akuntansi Pemerintah Daerah
4. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.
Sistem mampu memberikan data yang terkini tentang proses procurement. Semua pihak dengan mudah dapat mengakses satu platform yang menjadi pusat informasi. Instansi pemerintah dapat membuat keputusan secara cepat dan tepat berdasarkan data yang ada.
Simpulan
Setiap organisasi harus memilih solusi otomatis terbaik yang dapat membantu penyederhanaan proses procurement. Software procurement ideal dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang juga mampu menopang kegiatan operasional pemerintahan, seperti sistem HRM untuk meningkatkan produktivitas karyawan, hingga sistem akuntansi untuk menyusun data keuangan yang akurat. Dapatkan demo gratis sekarang!
