BerandaSoftware/BusinessLearn BusinessManajemen Perkantoran: Salah Satu Elemen Penting dalam Bisnis

Manajemen Perkantoran: Salah Satu Elemen Penting dalam Bisnis

Manajemen perkantoran adalah pekerjaan yang berfokus pada peningkatan produktivitas, efisiensi, dan kondisi kerja di dalam kantor. Manajemen ini melibatkan berbagai tanggung jawab, termasuk pengaturan anggaran dan komunikasi internal, pembangunan lingkungan yang hangat dan nyaman, penyambutan pengunjung dan karyawan baru, perolehan alat tulis dan perabotan kantor, dan lain-lain. Ketika membahas manajemen perkantoran, kita benar-benar berbicara tentang semua aspek yang berhubungan dengan kinerja kantor. Di sini, kata kuncinya adalah efisiensi dan efektivitas, dalam arti pengelolaan bisnis yang baik, adanya kontrol atas seluruh kegiatan kantor, karyawan yang bahagia, dan koordinasi semua kegiatan perusahaan.

Tanggung jawab seorang manajer kantor sangat bervariasi di setiap perusahaan, tergantung industri, ukuran perusahaan, dan susunan departemennya. Ada banyak jenis manajer yang bekerja di kantor, tetapi manajemen perkantoran secara khusus mengacu pada posisi administrasi perusahaan. Tentu saja, posisi manajemen lainnya bersifat departemental, tetapi manajer kantor jauh lebih umum. Sederhananya, seorang manajer kantor mengurus rincian kegiatan harian dan cara kerja lingkungan kantor secara keseluruhan.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran merupakan elemen penting di perusahaan. Seorang manajer kantor memiliki tanggung jawab utama, yaitu perencanaan, implementasi, dan evaluasi agar bisnis tetap berjalan tanpa hambatan yang signifikan. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, manajer kantor harus menjalankan beberapa fungsi, yaitu:

1. Perencanaan

Perencanaan merupakan langkah pertama dari segala sesuatu. Ketika Anda sudah menentukan tujuan jangka pendek dan panjang dari bisnis, Anda bisa menyusun strategi untuk mencapainya. Dalam rencana, tercantum hal-hal yang perlu dilakukan oleh seluruh pihak yang terlibat serta tahap atau metode yang harus diikuti untuk menjaga konsistensi dan meningkatkan produktivitas.

2. Staffing

Staffing adalah salah satu fungsi manajemen perkantoran yang mencakup seleksi, rekrutmen, kompensasi, dan pelatihan karyawan. Fungsi tersebut juga melibatkan hal-hal seperti promosi serta pensiun karyawan untuk mempertahankan keseimbangan sumber daya manusia. Penting bagi Anda untuk memastikan seluruh karyawan bekerja di posisi yang sesuai dengan keterampilannya sehingga tujuan perusahaan akan tercapai dengan kontribusi seratus persen dari tenaga kerja.

3. Pengarahan

Ketika rencana sudah matang dan sumber daya sudah tersedia, saatnya Anda berpindah ke tahap selanjutnya, yaitu eksekusi. Anda perlu mengarahkan karyawan untuk melakukan tugasnya masing-masing secara efisien. Pengarahan ini bisa dalam bentuk pelatihan serta bimbingan lanjutan untuk memastikan bahwa proses dapat dipahami dan diterapkan. Anda juga harus memikirkan cara untuk menangani orang-orang yang tidak mengikuti proses.

4. Komunikasi

Untuk memastikan semua pihak mengikuti proses yang tertera dalam rencana, berkomunikasi dengan karyawan adalah kuncinya. Arti komunikasi di sini adalah membangun hubungan manusia yang baik dan memahami apa yang dibutuhkan tenaga kerja. Kejelasan, integritas, dan penggunaan informasi secara strategis merupakan tiga poin yang harus dikuasai dalam komunikasi.

5. Pengendalian

Pengendalian bukan berarti manajemen mikro, tetapi memastikan bahwa rencana tetap berjalan sambil memberi ruang bagi orang-orang untuk bergerak bebas dalam menentukan langkah terbaik. Hal ini dapat berlaku untuk proses fisik maupun proses terkomputerisasi di berbagai aspek bisnis agar konsistensi terjamin. Ketika melakukan pengendalian, harus ada fleksibilitas serta penyesuaian nilai dan kebutuhan yang kantor pegang.

6. Koordinasi

Koordinasi adalah hal yang cukup rumit karena Anda harus menyeimbangkan antara kebutuhan untuk berkoordinasi dalam tim dan berkoordinasi dengan bidang bisnis lainnya agar semua pihak bekerja secara harmonis. Ada beberapa prinsip utama dalam melakukan koordinasi, termasuk kesinambungan serta mengurangi birokrasi yang terlibat agar proses jelas dan mudah diikuti.

7. Motivasi

Memotivasi karyawan merupakan peran tersulit dari manajer kantor. Motivasi bisa berasal dari diri sendiri maupun eksternal dan keduanya bersifat krusial dalam rangka mencapai tujuan. Penting bagi Anda untuk menjaga moral tetap tinggi, mempertahankan kedisiplinan, dan memimpin sambil memberi contoh yang baik. Agar motivasi terjaga, Anda perlu menjadi pemimpin yang jujur, suportif, dan menghargai orang lain.

Artikel terkait: Manajemen adalah | Pentingnya bagi Kelangsungan Bisnis Anda

Manajemen Perkantoran Berperan Penting dalam Bisnis Apapun
Sumber: iStock

Jenis Pekerjaan Manajemen Perkantoran

Walaupun pekerjaan yang terlibat dalam manajemen perkantoran sangat bervariasi di setiap perusahaan, tugas dasar manajer kantor kurang lebih sama. Manajer kantor mengawasi kelancaran administrasi perusahaan, memastikan ketersediaan sumber daya, serta mempekerjakan, memecat, melatih, dan mempromosikan karyawan. Di bawah ini adalah gambaran singkat mengenai manajemen perkantoran di beberapa bidang:

1. Manajemen Perkantoran Perusahaan

Jika suatu perusahaan memiliki banyak cabang, maka sudah pasti ada manajer di setiap cabang tersebut. Manajer pusat, yang biasanya ditempatkan di head office, bertugas untuk mengawasi semua manajer cabang, jadi pekerjaannya kadang mengharuskannya untuk pergi dari satu branch ke branch lainnya. Selain itu, tanggung jawab manajer kantor adalah merencanakan pendekatan baru untuk pengelolaan sumber daya manusia, kampanye pemasaran, dan urusan bisnis lainnya.

2. Manajemen Perkantoran Medis

Manajemen perkantoran medis membutuhkan pengetahuan yang rinci mengenai anatomi makhluk hidup, prosedur laboratorium, serta undang-undang pelayanan kesehatan. Manajer kantor medis biasanya bekerja di kantor dokter untuk mengawasi semua asisten medis. Tidak hanya itu, manajer kantor medis juga bertanggung jawab terhadap kerahasiaan data pasien dan pembuangan limbah medis yang tepat.

3. Manajemen Perkantoran Hukum

Apakah Anda ingin turut berperan dalam manajemen perkantoran hukum? Jika iya, maka Anda membutuhkan pengalaman hukum praktis dan pemahaman yang luas tentang prosedur hukum. Tugas utama dari manajer kantor hukum adalah mengelola karyawan dan workload, keuangan, publikasi, pemasaran, dan lain-lain. Manajemen perkantoran yang buruk tidak hanya mempengaruhi efisiensi dari suatu firma hukum, tetapi juga berdampak pada relasi, lingkungan, dan kualitas pekerjaan secara keseluruhan. Maka dari itu, seorang manajer kantor harus memiliki manajemen waktu yang baik, menetapkan peraturan yang kuat dan fleksibel, serta menghindari kegiatan yang tidak produktif.

4. Manajemen Perkantoran Virtual

Alih-alih bekerja untuk satu bisnis pada satu waktu sebagai karyawan penuh waktu, manajer kantor virtual sering bekerja untuk beberapa perusahaan kecil secara paruh waktu. Penyebabnya adalah kecenderungan perusahaan kecil untuk merekrut manajer kantor virtual sebagai pekerja kontrak. Maraknya pekerjaan jarak jauh membuat manajer kantor virtual terlihat sebagai pilihan yang menarik bagi perusahaan kecil yang masih berkembang dan belum membutuhkan manajer on-site.

Baca juga: Mengenal Top Management dan Berbagai Tingkatan Manajemen Lainnya

Kesimpulan

Manajemen perkantoran melibatkan berbagai tanggung jawab yang berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi kantor. Ada beberapa fungsi yang harus dijalankan, seperti perencanaan, staffing, komunikasi, dan koordinasi. Ragam jenis manajemen perkantoran dapat Anda temukan di berbagai industri.

Untuk mempermudah manajemen perkantoran, Anda bisa menggunakan Software ERP yang dilengkapi berbagai fitur terbaik. Jalankan kegiatan operasional bisnis Anda, seperti pengelolaan arus kas, pembuatan laporan analitik penjualan, dan pengajuan pembelian di setiap cabang dengan efisien.

Software ERP HashMicro

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Viandita Shaquina Arlan
A learner who is passionate about exploring new things and meeting new people. Currently working as Junior Content Writer at HashMicro.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.

Butuh Software untuk Bisnis Anda?

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi form ini dan dapatkan demo GRATIS!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA