Perusahaan tentu sudah biasa dengan istilah gudang atau pergudangan. Biasanya perusahaan menyimpan semua jenis barang produksi, baik bahan baku atau barang jadi di gudang. Untuk memastikan bahwa semua pesanan di gudang terpenuhi, perusahaan memerlukan sistem manajemen, khususnya sistem manajemen gudang. Selain untuk mengatur persediaan dalam gudang, perusahaan juga dapat mengalkulasi dan melacak kapasitas gudang secara otomatis menggunakan sistem gudang.
Manajemen pergudangan atau manajemen gudang adalah tindakan mengatur dan mengontrol seluruh elemen yang ada di gudang dan memastikan semuanya berjalan secara optimal. Pengelolaan pada gudang mencakup mulai dari pengaturan tata letak gudang, pengontrolan inventaris, pemeliharaan peralatan, pengecekan barang yang masuk dan keluar, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman barang, sehingga penggunaan Sistem Manajemen gudang otomatis akan mencakup segala pengelolaan gudang dengan baik.
Manajemen pergudangan memang melibatkan proses yang begitu banyak dan terkesan sangat kompleks. Kali ini kami akan membantu Anda memahami aspek-aspek dan tips pengelolaan gudang secara detail dengan cara yang lebih sederhana serta skema perhitungan agar Anda mendapatkan gambaran harganya.
Baca juga: Kelebihan Menerapkan Manajemen Gudang Cloud pada Bisnis Anda
Daftar Isi
Mengatur Tata Letak Gudang
Langkah pertama yang paling penting dalam mengoptimalkan Sistem Manajemen pergudangan adalah memastikan tata letak gudang yang efisien. Tata letak gudang atau warehouse layout adalah cara untuk mengatur penempatan barang dengan metode tertentu untuk mendukung aktivitas pergudangan agar menjadi efektif dan efisien. Menentukan jenis metode mengatur tata letak gudang merupakan keputusan yang penting untuk mendukung aktivitas warehouse management.
1. Apa saja yang perlu dipertimbangkan
Anda harus fokus pada dua hal, yakni memastikan ruang yang cukup untuk seluruh persediaan Anda dan memastikan area yang cukup untuk memudahkan staf Anda bekerja dan berlalu lalang. Mengatur tata letak gudang bisa menjadi sangat sulit apabila Anda memiliki keterbatasan area. Jadi, penting untuk membuat sketsa sebelum Anda mengatur atau mengubah tata letak gudang Anda saat ini.
Sistem gridding dapat memudahkan pengaturan tata letak gudang Anda. Ini seperti membuat papan catur. Satu grid biasanya berukuran 3m x 3m. Area yang memudahkan untuk berjalan cepat dan mengambil barang adalah hal utama yang perlu diingat. Pengambil barang harus bisa berjalan mondar-mandir di lorong tanpa saling menghalangi.
Menggunakan Sistem Manajemen Gudang dapat memudahkan Anda dalam mengatur tata letak gudang salah satunya dalam menerapkan sistem gridding. Penggunaan sistem manajemen gudang juga dapat mengkategorikan rak berdasarkan jenis dan fungsinya. Penomorannya pun dapat dilakukan dengan mudah.
2. Menentukan nama lokasi di gudang
Sistem Manajemen gudang yang efektif tidak dapat tercipta tanpa menentukan nama lokasi untuk stok yang telah terlabel dengan jelas. Staf gudang Anda harus bisa mengetahui persis di mana produk-produk Anda berada.
Kepraktisan adalah yang utama di sini. Menggunakan kombinasi alfanumerik sederhana akan memudahkan pengambil barang. Misalnya, Anda dapat memulai dengan menyertakan label untuk baris rak, rak, dan wadah penyimpanan:
Sebagai contoh, Anda dapat menyimpan baju wanita berwarna hitam berukuran medium di baris A, rak A, dan wadah penyimpanan 2. Baju pria berwarna hitam di baris B, rak B, dan wadah penyimpanan 1, dan seterusnya.
Gudang yang lebih besar membutuhkan nama lokasi yang lebih detail. Penentuan nama lokasi sangat tergantung pada ukuran fasilitas, kompleksitas operasional gudang Anda, dan faktor-faktor lainnya. Tetapi intinya, semakin besar fasilitas gudang Anda, semakin detail Anda harus melabeli setiap lokasi di gudang Anda.
Mengoptimalkan Manajemen Stok di Gudang
Nah, pada tahap ini Anda sudah mengatur tata letak gudang Anda dengan strategis. Kemudian akan timbul pertanyaan, bagaimana sebaiknya saya menaruh produk-produk saya? Jawabannya sederhana: taruh barang-barang yang paling laku di lokasi yang paling dekat dengan area pengemasan barang!
1. Praktikan analisis ABC
Jadi, cari tahu produk yang paling laris di antara seluruh produk jualan Anda dan taruh sedekat mungkin dengan meja pengemasan barang untuk mengurangi waktu berjalan. Strategi ini adalah analisis ABC. Bagi produk Anda ke dalam tiga kategori atau kelas:
- Kategori A: Produk-produk yang frekuensi penjualannya paling tinggi, 20% dari produk-produk ini berkontribusi pada 70-80% penjualan tahunan.
- Kelas/kategori B: Produk-produk yang frekuensi penjualannya sedang, 30% dari produk-produk ini berkontribusi pada 15-25% penjualan tahunan.
- Kategori C: Produk-produk yang frekuensi penjualannya paling rendah, 50% dari produk-produk ini hanya berkontribusi pada 5% penjualan tahunan.
Jadi, Anda dapat menaruh produk-produk dalam kategori A paling dekat dengan meja pengemasan, sementara produk-produk dalam kategori C dapat terletak pada posisi paling jauh dari meja pengemasan.Anda bahkan bisa menaruh barang-barang yang berukuran kecil, namun banyak dibeli bersamaan dengan produk-produk yang paling laku, di samping meja pengemasan untuk menghemat waktu pengambilan barang.
Saran: Jangan takut untuk mengubah penyimpanan produk Anda. Produk-produk dalam kategori A tidak akan selalu sama. Bisa jadi produk-produk yang paling banyak terjual di pertengahan tahun malah menjadi tidak laku di akhir tahun. Jadi, sebaiknya Anda mengganti tata letak produk berdasarkan musim, tren, dan faktor-faktor lain juga.
2. Tips menerima stok baru di gudang
Untuk manajemen pergudangan yang optimal, Anda harus dapat memastikan bahwa staf dapat menerima, membongkar, menyimpan, dan memesan stok baru seefisien mungkin. Semakin cepat ini terjadi, semakin cepat stok tersedia untuk dijual. Kesalahan atau inefisiensi dalam proses ini akan memengaruhi seluruh rantai pasokan. Jadi, sebaiknya Anda menggunakan solusi yang mendukung efisiensi. Penggunaan sistem warehouse management yang menyediakan fitur mobile scanner adalah salah satunya.
Dengan sistem manajemen gudang yang terintegrasi, penanganan barang yang masuk ke gudang akan menjadi jauh lebih cepat dan akurat. Daripada harus duduk di depan komputer dan secara manual mencari dan memperbarui setiap produk, Anda cukup memindai produk atau purchase order, memperbarui jumlah stok, dan memasukkannya dalam lokasi tertentu di gudang melalui smartphone.
Baca Juga: Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Mempercepat Proses Pemenuhan Pesanan (Order Fulfillment)
Mampu memenuhi pesanan dengan cepat dan akurat adalah salah satu tanda dari manajemen pergudangan yang baik. Lagi pula, untuk alasan inilah manajemen pergudangan ada. Ada tiga aspek yang penting ketika berbicara tentang pemenuhan pesanan: pengambilan, pengemasan atau pengepakan, dan pengiriman barang.
1. Pengambilan barang
Pengambilan barang memang tampak mudah, tetapi ini akan berbeda ketika Anda memiliki ratusan atau bahkan ribuan barang dengan jenis yang berbeda di gudang Anda. Faktanya, sebagian besar waktu pemenuhan order terbuang hanya untuk mencari barang. Jadi, penting bagi Anda untuk menerapkan strategi pengambilan barang yang tepat. Berikut ini adalah empat metode pengambilan barang yang paling umum:
– Single order
Metode single order merupakan metode pengambilan yang paling dasar, biasanya digunakan oleh retailer atau wholesaler yang baru memulai bisnisnya. Sederhananya, pengambil barang akan memilih satu pesanan pada satu waktu secara keseluruhan sebelum pindah ke yang berikutnya. Sebaiknya hindari metode ini jika Anda mengirim lebih dari 20 pesanan pelanggan sehari.
– Batch picking
Pengambil barang diberikan batch yang berisi daftar pesanan, lalu ia mengambil semuanya sekaligus, dan kemudian kembali ke meja pengepakan. Ia kemudian akan diberikan batch baru untuk mengambil barang-barang lain. Jumlah pesanan yang dialokasikan untuk setiap batch biasanya antara 10 dan 30, tergantung pada ukuran fisik produk Anda dan jumlah pesanan rata-rata.
Gunakan metode ini jika Anda memiliki jumlah pesanan tinggi dengan jumlah produk satuan atau sedikit per pesanan. Tetapi, jika Anda memiliki banyak produk per pesanan, maka Anda kurang cocok mengimplementasikan metode ini.
Baca juga: 5 Tips Mempercepat Pengambilan Barang untuk Meningkatkan Produktivitas di Gudang
– Zone picking
Dalam metode ini, pengambil barang ditugaskan untuk mengambil produk yang disimpan di dalam zona tertentu dalam satu waktu. Ia harus melalui semua area yang berisi barang-barang yang dipesan, mengambilnya dan menaruhnya ke wadah, kemudian kembali ke meja pengepakan.
Metode ini sangat bagus untuk mencegah para pengambil barang menghalangi satu sama lain dan pengecer cocok untuk menggunakannya karena biasanya memiliki banyak pesanan dengan beberapa jenis produk. Hindari metode ini jika Anda hanya mengirim pesanan tunggal atau hanya memiliki sedikit staf pengambil barang.
– Wave picking
Mirip dengan zone picking, tetapi pengambil barang ditugaskan untuk mengambil barang dari beberapa zona sekaligus dalam satu waktu. Kemudian, pengemas barang harus menggabungkan seluruh barang yang terpisah untuk setiap pesanan.
Metode ini lebih cepat dari zone picking, tetapi waktu pengemasan menjadi agak lama, karena pengemas perlu menghabiskan lebih banyak waktu menggabungkan pesanan sebelum dikirim. Pengecer yang biasa mengirimkan banyak pesanan dengan banyak jenis barang dan membutuhkan proses pengambilan yang super cepat cocok untuk menggunakan metode ini.
Catatan: Dengan Sistem Inventory otomatis, proses wave picking bahkan dibuat lebih cepat lagi, karena pengambilan dijadwalkan secara otomatis. Penugasan dibagi dalam beberapa sesi (wave) berdasarkan tanggal, SKU, metode pengiriman, dan lain-lain. Sistem ini mengurangi human error dengan membantu pengambil barang menargetkan barang mana yang akan diambil berikutnya.
2. Mengemas pesanan secara efisien
Mengemas pesanan bukan hanya tentang memasukkan barang ke kardus atau membungkus secara cepat. Ini adalah momen untuk memastikan bahwa Anda mengirim produk yang tepat, kepada pelanggan yang tepat, dengan cara yang paling efisien. Dua hal yang harus Anda perhatikan di sini adalah ukuran kemasan dan bahan kemasan.
Ukuran kotak Anda dapat berpengaruh besar pada biaya operasional. Semakin besar ukuran kotak Anda, semakin banyak juga biaya yang keluar untuk membayar kurir. Memiliki terlalu banyak pilihan ukuran kotak juga akan membingungkan staf pengepakan, jadi sebaiknya pilih beberapa ukuran saja berdasarkan ukuran barang yang sering terjual.
Selanjutnya, perhatikan juga bahan kemasan yang Anda gunakan. Pastikan bahan-bahan yang digunakan benar-benar melindungi barang Anda ketika diantar dan pada saat transit, tetapi juga tidak terlalu menambah berat produk dan menyebabkan tingginya biaya pembelian serta pengirimannya. Penting untuk melakukan evaluasi menyeluruh pada hal ini sehingga Anda akan dapat mengeliminasi yang tidak perlu dan mengganti kemasan produk Anda dengan bahan-bahan yang lebih efisien.
Baca juga: 5 Manfaat Utama Aplikasi Gudang untuk Perusahaan Dagang
3. Kirim pesanan secara cepat dan akurat!
Beberapa langkah yang harus Anda lalui dalam proses pengiriman pesanan adalah:
- Menimbang paket
- Mencetak label pengiriman yang relevan (dan faktur, jika belum melakukannya)*
- Tandai status pesanan sebagai ‘Dikirimkan’ pada sistem
- Kirim email ‘konfirmasi pengiriman’ ke pelanggan (Sistem manajemen inventaris yang terintegrasi dengan sistem manajemen penjualan dapat melakukan ini untuk Anda secara otomatis)
Mengevaluasi dan Mengukur Performa Manajemen Pergudangan
Evaluasi sangat penting untuk mewujudkan manajemen pergudangan yang optimal. Berikut ini adalah beberapa indikator yang harus Anda cek ketika mengukur kesuksesan pengelolaan gudang Anda:
1. Proses penerimaan
Cek berapa lama waktu yang biasanya habis untuk menerima barang, termasuk bagaimana staf Anda mencatat barang yang masuk dan bagaimana mereka menaruh barang-barang yang baru datang. Cara manual biasanya menyebabkan proses pencatatan dan pembaruan inventaris menjadi sangat lama. Oleh karena itu, penting untuk mengadopsi sistem manajemen gudang otomatis.
2. Pengembalian pesanan
Ketahui alasan-alasan mengapa pesanan pelanggan kembali ke gudang Anda. Ini bisa saja karena kesalahan produk, kesalahan alamat, keterlambatan pengiriman, kerusakan pada saat transit, dan lain-lain. Menganalisis masalah ini akan membantu meningkatkan kinerja pergudangan Anda secara signifikan.
3. Proses pengambilan
Mengukur ketepatan proses pengambilan dapat memberikan wawasan pada Anda mengenai kinerja pengambilan barang di gudang Anda. Berikut ini adalah formula untuk mengukurnya:
4. Lead time
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk menerima pesanan, disebut juga sebagai waktu tunggu pesanan. Semakin singkat waktu tunggu pesanan, semakin senang pelanggan Anda menerima produk Anda. Pastikan bahwa pengiriman yang cepat tetap tidak mengurangi kondisi produk Anda sedikit pun.
Memilih Sistem Manajemen Pergudangan yang Tepat
Warehouse Management System (WMS) pada dasarnya dapat mengambil alih sebagian besar proses pergudangan. Alat ini akan mengotomatiskan dan mendigitalkan berbagai proses.
Dengan Sistem Manajemen gudang otomatis, Anda dapat memastikan semuanya agar lebih terorganisir, terlacak dan terdokumentasi dengan baik. Sistem gudang WMS dapat meminimalisir Human error sehingga akurasi menjadi optimal. Serta operasional menjadi lebih cepat dan sederhana. Namun, menemukan sistem manajemen pergudangan yang tepat bisa sedikit membingungkan. Sebaiknya, Anda mencari informasi terlebih dahulu mengenai skema perhitungan harga sistem manajemen gudang agar dapat menentukan pilihan yang tepat.
Untuk memudahkan perjalanan Anda mendapatkan sistem gudang WMS yang cocok untuk bisnis Anda, cari tahu jawaban dari beberapa pertanyaan berikut ini:
- Bagaimana tingkat akurasi proses pengambilan Anda saat ini?
- Apa saja KPI pergudangan Anda? Dan seberapa menguntungkan bila Anda mengoptimalkan masing-masing KPI tersebut?
- Berapa banyak anggota tim yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional Anda saat ini? Akankah lebih ekonomis bila Anda mengganti sebagian dari mereka dengan sistem otomatis?
- Berapa banyak pesanan yang Anda tangani setiap hari? Dan berapa banyak omset yang Anda hasilkan setiap tahunnya?
- Sudahkah Anda mencapai target pertumbuhan? Seberapa cepat Anda merencanakan pencapaian pertumbuhan bisnis Anda?
Dan berikut ini adalah beberapa aspek penting yang harus Anda pertimbangkan dari sebuah WMS.
- Kemampuan mengorganisir gudang: Membantu mempercepat penomoran, pelabelan, penyimpanan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman
- Integrasi dengan barcode scanner: Menggunakan pemindai seluler dan dapat diintegrasikan dengan barcode scanner untuk meminimalkan kebutuhan kertas dan mengoptimalkan akurasi saat pengambilan dan pengepakan
- Kemudahan dalam pengelolaan multi-warehouse: Memudahkan Anda mengelola seluruh cabang toko atau gudang yang tersebar di berbagai lokasi
- Kemudahan penggunaan: Platform sederhana yang mudah untuk mempelajari dan mengoperasikannya oleh setiap pengguna
- Integrasi dengan sistem otomatis lain: Memungkinkan Anda untuk mengintegrasikannya dengan sistem lain yang Anda gunakan untuk hasil yang optimal, seperti sistem manajemen inventaris, sistem manajemen penjualan, sistem akuntansi, dan lain-lain
- Pelaporan real-time: Memberikan kemudahan bagi setiap orang untuk melacak informasi secara real time dan mencatat setiap aktivitas di gudang seperti masuk dan keluarnya barang, jumlah persediaan, dan lain-lain
Kesimpulan
Pergudangan adalah tugas yang sangat kompleks, khususnya pada perusahaan besar. Meski begitu strategi dan implementasi solusi otomatis yang tepat dapat membuat kegiatan ini menjadi jauh lebih sederhana. Menggunakan Warehouse Management Software berbasis cloud dapat mengoptimalkan efisiensi multi-gudang sekaligus memaksimalkan penggunaan ruang.
Penempatan dan pendataan barang yang sistematis membuat pengambilan barang menjadi lebih cepat & efisien. Selain itu juga menghemat biaya penyimpanan akibat pemborosan pemakaian rak. Sistem Manajemen Warehouse dari HashMicro penuh dengan modul manajemen pembelian, manajemen inventaris, dan sistem akuntansi untuk menunjang bisnis Anda. Bicarakan kebutuhan bisnis Anda dengan Kami dan jadwalkan demo gratis sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Sistem Gudang
-
Mengapa Manajemen Gudang Menjadi Faktor Penting Dalam Operasional Perusahaan?
Manajemen pergudangan adalah salah satu aspek krusial dalam menjalankan operasional suatu perusahaan. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan, oleh karena itu, pengelolaannya harus dilakukan secara efektif untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
-
Apa Yang Dilakukan Untuk Meningkatkan Sistem Manajemen Gudang Perusahaan Agar Berjalan Dengan Baik?
Dalam meningkatkan sistem manajemen gudang perusahaan agar berjalan lebih efisien, berikut adalah 5 tips yang dapat dijalankan:
1. Menghasilkan data yang akurat.
2. Merencanakan forecast persediaan.
3. Melakukan pengecekan secara berkala.
4. Memisahkan stok barang lama dan baru.
5. Membuat jadwal persediaan barang.Baca selengkapnya di sini!
-
Apa Itu Manajemen Stok?
Manajemen stok merupakan bagian dari keseluruhan sistem manajemen gudang atau warehouse management system. Pada dasarnya, proses ini terjadi di gudang dan melibatkan pengaruh tingkat stok oleh faktor eksternal (seperti pesanan pembelian) dan faktor internal (seperti pasokan barang).
-
Apa Yang Dimaksud Dengan Stock Opname?
Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang di gudang sebelum dipasarkan atau dijual. Kegiatan ini perlu dilakukan secara akurat dan teliti agar terhindar dari kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan, serta untuk menghindari terlewatnya barang tertentu.
-
Siapa Yang Bertanggung Jawab Atas Stock Opname?
Proses stock opname dilakukan oleh petugas audit yang bertanggung jawab atas manajemen, bukan oleh karyawan biasa atau personal pencatat persediaan internal dalam perusahaan. Baca selengkapnya di sini!
