Manajemen operasional adalah upaya untuk mencapai tingkat efektivitas dan efisiensi yang maksimum dalam penggunaan sumber daya perusahaan. Hal ini termasuk pengelolaan material, mesin, pemanfaatan teknologi, dan pekerja yang bagus untuk menghasilkan barang dan jasa berkualitas tinggi yang akan memberikan profit bagi perusahaan. Untuk itu manajemen perusahaan, pemanfaatan teknologi, misal pemilihan Software ERP juga harus tepat.
Semua komponen tersebut harus dikelola dengan baik. Mulai dari tahap perencanaan strategis, tahap implementasi, pengawasan produksi, hingga evaluasi akhir hasil. Hal ini untuk inovasi masa depan, agar perusahaan tetap untung dan mampu bersaing dalam industrinya.
Daftar Isi
Mengapa Manajemen Operasional Penting?
Tidaklah berlebihan untuk menyatakan bahwa seluruh aspek bisnis bergantung pada manajemen operasional. Manajemen operasional ini memiliki kapasitas untuk merencanakan, mengarahkan, dan mendorong pembuatan barang dan jasa. Untuk itu agar dapat bersaing di pasar yang selalu berubah, manajer operasional harus dapat bekerja secara efisien dan produktif untuk memaksimalkan keuntungan. Sebab profit ini merupakan penentu utama kelangsungan hidup bisnis. Di sinilah peran software bisnis sangat penting untuk membuat keputusan yang lebih akurat dengan dukungan software manajemen bisnis tercanggih.
Selain itu, Manajemen operasional dapat memengaruhi layanan pelanggan, kualitas produk dan layanan, metodologi fungsional yang tepat, daya saing di pasar, kemajuan teknologi, dan profitabilitas. Maka dari itu, kegagalan dalam mengelola operasional perusahaan akan menyebabkan kerugian yang signifikan bagi bisnis.
Baca juga: Manajemen adalah | Pentingnya bagi Kelangsungan Bisnis Anda
Prinsip Manajemen Operasional
Terdapat sepuluh prinsip yang sebaiknya manajer operasional diaplikasikan. Prinsip-prinsip ini pertama kali dicetuskan oleh Randall Schaeffer, seorang manajer produksi dan operasional yang berpengalaman, filsuf industri, dan pembicara reguler di konferensi yang diselenggarakan oleh APICS, asosiasi rantai pasokan dan manajemen operasional yang terkemuka di Amerika Serikat.
1. Realitas (Reality)
Manajer operasional harus fokus pada masalah, bukan teknik, karena tidak ada alat yang dapat menyediakan solusi universal.
2. Organisasi (Organization)
Proses dalam manufaktur saling berhubungan. Semua elemen harus dapat kita prediksi dan konsisten, untuk mencapai hasil yang sama dalam laba.
Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan: Faktor Kunci Keberhasilan
3. Fundamental (Fundamentals)
Manajer operasional harus tahu cara mematuhi semua fundamental dasar karena ini adalah kunci dari kesuksesan produksi. Penting untuk memastikan akurasi data inventaris, BOM, dan tugas umum lainnya untuk mencapai hasil sesuai keinginan.
4. Akuntabilitas (Accountability)
Manajer diharapkan untuk menetapkan aturan dan metrik. Hal ini dibutuhkan untuk menentukan tanggung jawab bawahan mereka, serta secara teratur memeriksa apakah tujuan tercapai.
5. Perbedaan (Variance)
Perbedaan proses harus dianjurkan, karena jika dikelola dengan baik, perbedaan dapat menjadi sumber kreativitas.
6. Hubungan Sebab & Akibat (Causality)
Terkadang, masalah akan tetap muncul sekalipun usaha yang terbaik sudah dikerahkan. Manajer perlu menemukan penyebab masalah hingga ke akar sehingga masalah tidak bertambah parah.
7. Semangat dalam bekerja (Managed passion)
Semangat karyawan dapat menjadi pendorong utama pertumbuhan perusahaan. Manajer harus dapat menginspirasi bawahannya untuk memiliki semangat dalam bekerja. Perusahaan pun perlu meningkatkan semangat karyawan, contohnya dengan memberikan reward jika performa karyawan melampaui ekspektasi.
Baca juga: Kompensasi: Bentuk Apresiasi Kinerja Karyawan
8. Kerendahan Hati (Humility)
Tidak ada orang yang ingin bekerja dengan orang yang merasa selalu benar dan paling tahu segalanya. Jadi, penting bagi manajer operasional untuk memposisikan dirinya sebagai orang biasa yang tidak mengetahui segalanya dan juga dapat melakukan kesalahan.
9. Keberhasilan (Success)
Manajer harus dapat mendefinisikan dengan jelas apa yang mereka anggap sukses, sehingga semua orang di perusahaan akan memiliki parameter untuk bekerja demi mencapai target.
Baca juga: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?
10. Perubahan (Change)
Setiap orang di perusahaan harus belajar beradaptasi dengan perubahan pasar. Perubahan ini termasuk memahami pelanggan, target klien, dan apa yang mereka inginkan. Hal ini tentunya juga melibatkan penggunaan solusi otomatis agar perusahaan selalu selangkah lebih maju.
Fungsi Manajemen Operasional
Manajemen operasional memiliki tujuan untuk meminimalkan biaya produksi agar penggunaan sumber daya tidak terlalu berlebihan. Selain itu, tujuannya yaitu untuk mencapai tingkat aktivitas yang lebih terjamin dan efisien. Untuk mencapai hal tersebut, ada beberapa fungsi manajemen operasioal yang terdiri dari:
1. Fungsi perencanaan
Pada tahap ini mencakup awal mula proses kegiatan, seperti penentuan barang dan jasa yang akan diproduksi hingga penentuan jadwal pemasaran. Selain itu, fungsi perencanaan juga meliputi penggunaan sumber daya dan fasilitasnya untuk menghasilkan produk. Oleh sebab itu manajer operasional harus memiliki kemampuan untuk mengembangkan progam, kebijakan, dan prosedur untuk mencapai tujuan operasional perusahaan.
2. Fungsi pengorganisasian
Selanjutnya fungsi pengorganisasian. Agar operasional perusahaan dalam memproduksi barang dan jasa semakin optimal, penentuan jumlah dan jenis SDM harus ditentukan. Pemenuhan kapabilitas atau skill masing-masing individu juga perlu untuk kebutuhan bisnis. Untuk itu, manajer operasional perlu membentuk susunan pekerja dan departemen dalam operasional untuk mencapai target perusahaan.
3. Fungsi penelaah
Selanjutnya, pada manajemen operasional, peninjauan terhadap seluruh kegiatan produksi perlu diterapkan melalui fungsi penelaah. Tahap ini manajer akan mencari dan memperoleh keteragan mengenai setiap kegiatan operasi dan produksi. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah produksi susah sesuai dengan standar perusahaan atau tidak.
4. Fungsi pengawasan
Dengan adanya fungsi pengawasan, manajer operasional dapat mengontrol seluruh kegiatan produksi dengan baik. Tujuannya adalah untuk menjamin segala aktivitas telah sesuai dengan perencanaan perusahaan. Selain itu pengawasan juga berfungsi untuk mengurangi risiko terjadinya berbagai kesalahan yang mampu menghambat proses produksi.
Strategi Manajemen Operasional
Manajemen operasional berfungsi sebagai ruang mesin perusahaan. Karena manajer operasional terlibat dalam banyak peran dan fungsi, mereka telah mengembangkan beberapa strategi dan taktik penting untuk memastikan kelancaran pelaksanaan kewajiban dan tanggung jawab mereka. Berikut adalah beberapa metode strategis dan taktis utama yang mereka andalkan:
Memanfaatkan data
Manajer operasional yang cerdas bergantung pada data yang berkualitas, akurat, dan andal untuk memudahkan perencanaan, pemasaran strategis, serta pengambilan keputusan. Dua jenis analisis data yang umum digunakan adalah metrik efisiensi dan efektivitas.
Mengontrol data
Terkadang, data bisa berjumlah sangat banyak dan hasilnya berbeda-beda sehingga sulit untuk dibandingkan. Namun, dengan bantuan sistem dan perangkat lunak mutakhir, manajer dapat melihat, mengelola, dan menganalisis data dengan lebih mudah dan terorganisir.
Menganalisis persediaan
Inventaris akan dapat dengan lebih mudah dianalisis apabila perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris. Alat ini juga akan memudahkan manajer untuk mengategorikan produknya (analisis ABC).
Menentukan tujuan dan memproyeksi hasil
Strategi selanjutnya adalah menetapkan tujuan, memberikan arah, dan motivasi kepada perusahaan dan karyawannya. Memprediksi hasil memberikan harapan sekaligus memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk melakukan persiapan dalam menghadapi hasil yang tidak sesuai ekspektasi.
Forecasting membutuhkan data historis yang lengkap dan akurat. Biasanya ini membutuhkan waktu yang cukup lama. Namun, perusahaan dapat melakukan proyeksi tersebut dengan lebih mudah dan sangat cepat menggunakan perangkat lunak ERP.
Merancang proses
Manajer operasional bekerja keras dalam membuat penelitian terbaik, perkiraan yang akurat, dan pengembangan yang tepat dari proses yang baik. Semua ini pada akhirnya akan berujung pada hasil yang bertahan lama.
Kolaborasi antar-departemen
Perlu adanya kolaborasi antara berbagai departemen agar tim keuangan, penjualan, pemasaran, dan sumber daya manusia dapat bekerja bersama secara harmonis untuk perbaikan perusahaan. Oleh karena itu, keberadaan Sistem ERP memungkinkan kolaborasi antar-departemen dengan menyediakan informasi terpusat untuk seluruh departemen, membuat komunikasi menjadi lebih mudah dan transparan.
Tanggung jawab sosial
Bertanggung jawab atas lingkungan serta masyarakat yang terkena dampak langsung dari bisnis adalah masalah utama yang harus menjadi perhatian perusahaan, terutama untuk bisnis manufaktur yang sering menyebabkan masalah limbah.
Pengelolaan SDM
Mengelola karyawan sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Sebab mereka adalah tulang punggung banyak perusahaan. Tanpa orang-orang ini, aktivitas bisnis sehari-hari akan berhenti, dan perusahaan tidak akan dapat menghasilkan barang dan jasa yang berkualitas.
Tips untuk Kesuksesan Manajemen Operasional
Selanjutnya, kesuksesan manajemen operasional tidak dapat tercapai tanpa peran seorang manajer operasional yang andal. Manajer operasional tidak hanya harus mahir mengelola, tetapi juga harus bisa menjadi pemimpin yang baik dan dapat memberikan inspirasi dan menjadi contoh yang baik bagi karyawan. Manajer operasional ini sangat bergantung pada keakuratan data. Hal ini dikarenakan mereka bertanggung jawab untuk membuat perencanaan, proyeksi, dan menganalisis berbagai aspek yang berkaitan dengan produksi.
Dengan demikian, perusahaan sangat disarankan untuk menggunakan Sistem ERP, serta perlu memahami skema perhitungan harga Sistem ERP sehingga manajer operasional dapat menghasilkan data akurat secara real-time yang terkait operasional perusahaan, seperti persediaan, produksi, dan penjualan. Sistem ini juga memungkinkan integrasi antar-departemen sehingga karyawan dari divisi (dan bahkan lokasi) yang berbeda dapat saling berkolaborasi melalui sistem yang sama.
