Lakukan 5 Hal Ini di Kantor Sebelum Pergi Libur Panjang

Libur panjang harusnya menjadi kesempatan Anda untuk bersenang-senang, jauh dari stresnya pekerjaan. Tetapi, jika Anda tidak mempersiapkannya baik-baik, Anda justru bisa tambah pusing ketika kembali dari liburan.

Agar bisa menikmati liburan, Anda harus merencanakan bagaimana pekerjaan Anda nanti ketika ditinggalkan. Perencanaan yang matang akan membuat Anda menikmati liburan tanpa kekhawatiran. Berikut adalah 5 hal yang harus Anda lakukan sebelum pergi libur panjang.

Berikan pemberitahuan di email sebelum dan saat cuti

Sebelum cuti, beri tahu kolega, klien, sponsor, dan semua yang bekerja dengan Anda. Pemberitahuan tersebut berisi bahwa Anda akan mengambil cuti panjang di bawah konten email. Biasanya ditulis dengan cetak tebal agar mudah dilihat. Misalnya seperti ini:

Pemberitahuan di awal seperti ini mencegah komplain-komplain saat Anda kembali bekerja. Tentunya Anda tidak ingin jika orang-orang tadi marah karena Anda tidak bisa ditelepon atau membalas email. Selain itu, mereka bisa mengkomunikasikan kepada Anda hal-hal penting yang harus Anda selesaikan sebelum pergi.

Saat cuti pun Anda harus mengatur auto-reply dan voicemail berisi pesan di atas. Tujuannya adalah agar orang-orang tidak bingung karena Anda tidak mengangkat telepon atau membalas email Anda.

Persiapkan pengalihan tugas untuk rekan kerja Anda

Jelas harus ada seseorang yang mengerjakan tugas Anda selama Anda cuti. Sebaiknya Anda menunjuk satu orang saja. Anda bisa melihat siapa yang mampu mengerjakan tugas tersebut dan tersedia waktunya melalui fitur kalendar di sistem.

Orang tersebut tidak harus tahu detil mengenai proyek Anda. Mereka hanya perlu tahu:

• Fokus deliverable pada waktu tersebut, jika ada
• Risiko atau isu yang harus diwaspadai
• Kontak stakeholder dan sponsor
• Di mana informasi mengenai proyek bisa dicari
• Keputusan besar yang harus diambil

Daftar ini bisa bertambah tergantung pada proyek Anda.

Artikel terkait: Tips Persiapan Libur Lebaran & Cuti Bersama untuk Perusahaan

Temui rekan kerja Anda untuk menyerahkan tugas

Siapkan sedikit waktu untuk rapat dengan orang yang akan beri tugas saat Anda pergi. Berikan poin-poin di atas dalam satu dokumen. Mereka bisa menggunakannya sebagai acuan mengerjakan tugas dan update proyek tersebut.

Pastikan Anda menyusun prioritas dengan benar, jadi mereka bisa fokus pada hal-hal yang penting saja. Ingat, mereka juga punya pekerjaan sendiri.

Jika Anda menggunakan sistem yang mengotomatiskan proses approval, berikan akses pada pengganti Anda. Dengan demikian, meskipun Anda pergi, proyek bisa tetap berjalan.

Kabari klien-klien penting

Beritahu mereka bahwa anda akan cuti dan tanya apakah ada yang bisa Anda lakukan sebelum Anda pergi. Dengan menghubungi mereka, Anda menunjukkan bahwa Anda peduli terhadap mereka. Anda juga bisa secepatnya menyelesaikan masalah-masalah yang ada agar Anda bisa berlibur secara tenang.

Tentukan bagaimana Anda bisa dihubungi

Tanyakan beberapa pertanyaan berikut sebelum Anda mengambil libur panjang – dan pastikan rekan kerja Anda tahu:

• Apakah saya bisa dihubungi melalui email?
• Apakah saya akan memeriksa voice mail?
• Apakah saya akan berkomunikasi tiap hari-hari tetentu?
• Apa yang ingin saya tahu dari kemajuan pekerjaan Anda?

Sebetulnya, dengan teknologi, Anda bisa menyesuaikan apakah Anda masih ingin melibatkan pekerjaan Anda saat liburan – terlebih jika Anda menggunakan sistem yang berbasis web. Anda bisa memeriksa pekerjaan Anda melalui ponsel.

Tentukan sesuai dengan kebutuhan Anda. Apakah Anda ingin sama sekali tidak bekerja selama liburan? Apakah Anda bisa bekerja selama 30 menit setiap hari selama libur? Atau Anda tidak keberatan bekerja sambil liburan? Tanyakan pertanyaan ini sebelum Anda pergi.

Kesimpulan

Sepadat apapun pekerjaan Anda, Anda tetap bisa meluangkan waktu untuk menikmati libur panjang. Anda hanya butuh mencari tanggal yang tepat dan mempersiapkan pekerjaan yang akan ditinggalkan dengan baik.