Selama Anda adalah manusia, tidak mungkin tidak melakukan komunikasi. Misalnya Anda berbicara dengan teman atau keluarga, ketika anda menulis pesan untuk seseorang, atau Anda hanya melakukan tindakan.
Contoh tersebut merupakan bagian dari komunikasi. Setiap hari kita pasti melakukan komunikasi. Tapi apakah Anda mengetahui apa itu komunikasi? Selain itu, bagaimana korelasi antara komunikasi dengan sebuah bisnis?
Dalam komunikasi bisnis, erat kaitannya dengan sistem HRM sebuah perusahaan. Artikel ini membantu Anda memahami pentingnya dan penerapan komunikasi, khususnya komunikasi bisnis pada organisasi atau bisnis Anda.
Daftar Isi
Pengertian Komunikasi Bisnis
Pahami dulu pengertian komunikasi secara umum yang merupakan proses mengirim, menerima, dan memahami pesan. Sementara itu, komunikasi bisnis adalah kegiatan komunikasi dalam rangka pertukaran informasi.
Agar Anda lebih paham, berikut pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli :
Menurut Philip Kotler, salah satu ilmuwan yang menjadi rujukan dalam dunia manajemen dan pemasaran, komunikasi bisnis merupakan kegiatan manusia yang diarahkan untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan (seseorang) melalui proses pertukaran. Menurut pandangan Persing, komunikasi bisnis merupakan suatu proses penyampaian arti melalui lambang-lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang memiliki hubungan dengan proses penyampaian dan penerimaan pesan, baik dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang dilakukan di dalam suatu organisasi untuk membayar seseorang untuk memproduksi barang dan jasa guna mendapatkan keuntungan. Menurut Hughess dan Kapoor, komunikasi bisnis merupakan kegiatan atau usaha individu yang terorganisasi untuk menghasilkan dan menjual barang-jasa guna mendapatkan keuntungan dan memenuhi kebutuhan masyarakat.
Anda perlu memahami juga unsur kegiatan yang harus ada pada komunikasi organisasi atau bisnis. Dengan memahami apa saja yang tertuang saat menjalin komunikasi, Anda dapat memperoleh pengertian lebih mendalam mengenai komunikasi untuk bisnis, antara lain :
- Terdapat tujuan; setiap komunikasi tersebut memiliki tujuan. Komunikasi terjalin memiliki tujuan yang sejalan dengan tujuan organisasi;
- Adanya pertukaran; sejalan dengan mekanisme komunikasi yang terdapat 2 orang (atau lebih) yang menjadi komunikator dan komunikan;
- Adanya informasi, gagasan, ataupun instruksi; ketiga hal ini merupakan isi dari pesan yang terdapat dalam komunikasi. Bentuknya bisa beragam tergantung situasi, kondisi, dan tujuannya.
- Memanfaatkan saluran personal atau impersonal; setiap komunikasi yang terjadi memanfaatkan media khusus atau media massa jika ingin menjangkau banyak orang.
- Memakai simbol atau sinyal; menggunakan metode atau alat tertentu agar penerima pesan dapat mengerti isi pesan.
- Pencapaian target atau tujuan organisasi; komunikasi terjalin agar mampu mencapai target sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Baca Juga: SOP (Standar Operasional Prosedur) : Ketahui Fungsi, Manfaat dan Contoh SOP Perusahaan
3 Tujuan Komunikasi dalam Organisasi
Anda telah mengetahui bahwa dalam komunikasi, salah satu unsurnya adalah terdapat tujuan. Simak berikut ini mengenai tiga tujuan komunikasi dalam organisasi :
1. Sebagai pemberian informasi (informing)
Tujuan mendasar dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan bisnis kepada rekan/atasan/bawahan/pihak lain.
Contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan perlengkapan alat tulis kantor. Untuk perlengkapan tersebut, Ia dapat meminta pegawai purchasing melakukan pembelian sesuai yang pimpinan minta.
2. Sebagai cara untuk melakukan persuasi (persuading)
Tujuan kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang kita sampaikan dapat audiens pahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution, dengan melaksanakan komunikasi yang efektif.
3. Sebagai alat untuk melakukan kolaborasi (collaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain baik internal maupun eksternal. Dengan komunikasi yang baik, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik internal maupun eksternal.
Contoh: Ketika tim penjualan bekerja sama dengan tim marketing untuk memasarkan produk di area spesifik sehingga menciptakan tujuan yang beriringan dalam menjalankannya.
Tahapan Komunikasi Bisnis
Kini saatnya Anda memahami proses yang baik dalam melancarkan komunikasi saat berada di lingkungan bisnis. Dengan mengetahui 8 tahapan ini Anda dapat mengimplementasikan tata cara komunikasi yang efektif, yaitu :
Tetapkan tujuan
Tahapan awal dari komunikasi yakni Anda harus menetapkan tujuan. Pikir kembali apa ide dan gagasan yang Anda punya. Apa yang Anda harapkan ketika ide dan gagasan saat Anda mengirim pesan tersebut.
Evaluasi khalayak
Tahapan kedua adalah berpikir mengenai “know your audience.” Selalu pastikan Anda mengetahui siapa yang Anda ajak untuk berkomunikasi.
Ada banyak cara untuk berkomunikasi dengan kolega Anda. Pastikan Anda menggunakan alat yang paling tepat untuk pesan Anda.
Jika Anda menyampaikan pengumuman resmi (misalnya kantor ditutup akibat bencana), gunakan saluran resmi seperti email kantor atau memo di seluruh perusahaan.
Apabila Anda menyampaikan pesan informal (seperti rincian tentang karaoke di hari Jumat), Anda dapat mengirim pesan instan atau sistem pesan teks.
Ubah gagasan menjadi pesan
Olah gagasan kembali karena tidak semua gagasan dapat diterima dengan sempurna. Anda harus memperhatikan beberapa hal seperti subjek, maksud dan tujuan, isi pesan, audiens, dan perhatikan latar belakang budaya penerima pesan.
Penyusunan isi pesan
Ini tahap krusial yang harus Anda perhatikan. Jangan sampai Anda menyusun pesan yang sulit komunikan cerna.
Gunakan kalimat yang pendek dan familiar ketimbang panjang dan tidak familiar. Menulis sederhana lebih mudah bagi audiens Anda untuk membaca dan memahami.
Jika pembaca Anda tersandung pada kosa kata Anda, pesan yang Anda coba sampaikan kemungkinan akan hilang.
Pemilihan media
Setelah menyusun isi pesan dengan baik, pemilihan media juga menjadi faktor keberhasilan komunikasi Anda.
Dengan media yang tepat, audiens Anda dapat menafsirkan pesan dengan jelas. Umpan balik atas pesan Anda juga lebih dapat terjadi.
Pengiriman pesan
Ini adalah tahap terakhir untuk seorang komunikator mengirim pesan. Saat mengirim pesan pastikan Anda tahu bahwa komunikan menerima pesan anda dan mengirim umpan balik kepada Anda sebagai bukti terjadinya komunikasi.
Baca juga : Mengenal Pentingnya Desain Produk dalam Mengembangkan Bisnis
Cara Teknologi Membantu Anda Berkomunikasi
Setelah Anda memahami pengertian dan tahapan komunikasi, Anda bisa menerapkan komunikasi yang baik dan efektif. Komunikasi tentu memiliki peran yang besar dalam sebuah organisasi dan bisnis. Apabila komunikasi berantakan, sulit bagi pemilik perusahaan, manajer, dan karyawan melakukan pekerjaan dan memenuhi tanggung jawab sesuai tujuan perusahaan.
Komunikasi yang tidak efektif dan tidak didukung alat yang tepat dapat terjadi masalah bagi bisnis. Efeknya pegawai akan tidak merasa nyaman. Bahkan laba perusahaan Anda bisa jadi menurun.
Anda dapat menggunakan Software HRIS HashMicro sebagai solusi praktis perusahaan Anda. Sistem ini bekerja untuk mengotomatisasi tugas SDM dan administrasi manajemen kompetensi karyawan Anda. Misalnya, menghitung gaji dan pajak penghasilan, mengelola daftar cuti dan kehadiran, proses penggantian, dan kegiatan operasional lainnya.
Pastikan Anda mulai menggunakan sistem HRM HashMicro. Mencegah masalah yang mungkin timbul karena komunikasi yang tidak merata. Gunakan aplikasi penggajian terlengkap untuk perusahaan di Singapura. Klik di sini untuk informasi lebih lanjut.
Baca juga : Key Opinion Leader adalah Kunci Tingkatkan Brand Awareness Bisnis
