Bagi para pemilik bisnis terutama yang berskala besar, istilah software atau Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) tentunya sudah tidak asing lagi. Pelaku bisnis ritel, grosir, dan manufaktur yang memiliki banyak cabang tentunya ingin agar seluruh operasi bisnisnya berjalan cepat dan lancar tanpa adanya hambatan sedikitpun. Salah satu cara untuk mengelola seluruh kegiatan bisnis secara efisien adalah dengan menerapkan sistem ERP berbasis cloud.
Berbeda dari sistem ERP konvensional, cloud ERP memiliki berbagai kelebihan tersendiri bagi bisnis Anda. Fungsi dari sistem ERP cloud adalah untuk menyederhanakan berbagai kegiatan dalam berbagai aspek perusahaan. Sistem ini dapat mengintegrasikan seluruh departemen dalam perusahaan, seperti keuangan, pemasaran, inventaris, SDM, penjualan, dan lain-lain.
Daftar Isi
Kelebihan ERP Berbasis Cloud pada Operasional Bisnis
Meskipun ERP berbasis on-premise (konvensional) dan ERP berbasis cloud memiliki tujuan dan fungsi yang sama, namun kini banyak perusahaan yang telah beralih menggunakan Cloud ERP. Anda bisa menggunakan Software ERP berteknologi AI dari HashMicro untuk tingkatkan akurasi optimasi bisnis Anda. Sebelum mengimplementasikannya, Anda perlu mengetahui kelebihan menerapkan sistem Cloud ERP pada bisnis Anda. Simak artikel berikut ini!
1. Biaya Modal untuk Cloud ERP Lebih Rendah
Cloud ERP membutuhkan biaya modal yang lebih rendah daripada ERP konvensional, karena Anda tidak perlu membeli server atau perangkat keras agar bisa mendukung sistem ERP Anda. Selain itu, Anda juga bisa mengurangi biaya operasional yang harus Anda keluarkan untuk membayar staf IT yang bertanggung jawab untuk mengelola server Anda.
Anda juga tidak perlu membayar biaya tambahan yang berkaitan dengan maintenance dan upgrade, karena Anda harus memanggil vendor ERP Anda ke kantor Anda untuk melakukannya secara berkala dan proses ini biasanya memakan waktu yang cukup lama. Dengan Cloud ERP, perbaikan dan upgrade dapat terselesaikan melalui backend, sehingga Anda tidak perlu mendatangkan vendor Anda ke kantor Anda.
2. Implementasi Cloud ERP Lebih Mudah
Tidak seperti on-premise ERP yang membutuhkan waktu implementasi selama berbulan-bulan atau bahkan tahunan, implementasi Sistem ERP cenderung jauh lebih singkat dan mudah. Anda dapat mengimplementasikan Program ERP pada desktop atau mobile dan melalui website selama sistem terhubung dengan koneksi internet. Web-based ERP memudahkan siapapun yang memiliki hak akses untuk menggunakannya melalui berbagai browser, seperti Firefox, Safari, Google Chrome, Internet Explorer, dan lainnya.
Baca juga: Pilih yang Mana, ERP Berbasis Cloud atau ERP Konvensional?
3. Mengurangi Ketergantungan pada Sumber Daya IT
Bisnis yang menggunakan aplikasi ERP membutuhkan sumber daya IT yang lebih sedikit, karena Anda tidak perlu bantuan staf IT untuk mengelola dan mengonfigurasi server ERP Anda. Ini tentunya juga berdampak pada penghematan biaya operasional di perusahaan Anda. Tim IT Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas lain yang lebih kompleks yang dapat membantu mendatangkan keuntungan pada bisnis Anda, ketimbang berkutat pada masalah-masalah teknis umum.
4. Dapat Diakses dari Mana pun & Kapan pun
Sistem ERP merupakan solusi yang baik bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai wilayah atau bahkan negara. Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat memantau seluruh operasi bisnis Anda dari mana pun dan kapan pun melalui perangkat seluler. Seluruh divisi perusahaan Anda dapat terhubung satu sama lain meskipun semuanya berada di lokasi yang berjauhan. Berbagai laporan dapat selesai dengan mudah dalam waktu yang sebenarnya.
5. Lebih Mudah Disesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis
Software ERP berbasis cloud dapat dengan mudah tersesuaikan dengan berbagai skala bisnis. Anda dapat menurunkan dan meningkatkan skalabilitas software Anda kapan pun Anda membutuhkannya, guna memenuhi tuntutan perubahan bisnis Anda. Ini merupakan salah satu manfaat yang menggiurkan bagi perusahaan startup karena Anda dapat menambah atau mengurangi fungsi sistem seiring pertumbuhan bisnis Anda.
Baca juga: Software ERP Berbasis Web atau Desktop? Pahami Karakteristiknya!
6. Penyimpanan Data yang Lebih Aman
Salah satu alasan mengapa kini banyak perusahaan yang beralih dari ERP tradisonal ke ERP berbasis awan adalah masalah keamanan. Sistem ini menawarkan keamanan data yang lebih baik daripada on-premise ERP. Seluruh data secara otomatis tersimpan dalam Cloud, sehingga ini mengurangi resiko kehilangan data yang biasanya kerap terjadi bila data disimpan dalam flash drive atau PC.
Kekurangan ERP Cloud Sistem pada Bisnis
Setelah mengetahui apa saja kelebihan dari sistem ERP, sekarang saatnya mengetahui apa saja yang menjadi kekurangannya. Berikut ini beberapa kekurangan dari sistem ERP.
1. Biaya Awal Besar
Pada awal mengaplikasikan software ERP, tentu saja akan membutuhkan biaya yang besar. Karena proses pengaplikasian memerlukan beberapa penyesuaian dengan perusahaan. Apabila awalnya perusahaan Anda menggunakan sistem konvensional tentu saja akan memerlukan proses peralihan menyeluruh menjadi sistem yang terotomatisasi dengan sistem ERP berbasis cloud.
2. Biaya Tinggi untuk Pemeliharaan
Selain memiliki biaya pemasangan awal yang terbilang mahal, dalam pemeliharaannya pun sistem ERP memerlukan biaya yang cukup besar. Mulai dari proses perekrutan teknisi ahli yang benar-benar memahami sistem tersebut, hingga biaya pembaharuan rutin. Namun, perlu menjadi perhatian bahwa biaya tersebut akan sebanding dengan peningkatan efisiensi kinerja perusahaan. Sehingga Anda tidak perlu ragu untuk mengeluarkan biaya yang cukup besar karena dana tersebut menjadi investasi bagi perusahaan kedepannya.
3. Harus Selalu Terhubung dengan Jaringan Internet
Sistem ERP berbasis cloud menawarkan berbagai kemudahan, salah satunya adalah kemudahan mengakses dari manapun dan kapanpun. Namun perlu menjadi perhatian, untuk dapat mengakses sistem, perangkat pengguna wajib terkoneksi dengan jaringan internet. Tidak hanya itu, jaringan internet juga harus memiliki sinyal yang stabil. Sehingga ketersediaan jaringan yang baik menjadi aspek yang harus menjadi perhatian.
4. Server down
Tidak jauh dari pembahasan sebelumnya mengenai jaringan internet, berikutnya yang dapat dikategorikan menjadi kekurangan dari Sistem ERP berbasis Cloud adalah ketika server down. Server down adalah kegagalan sebuah sistem, dimana server mengalami sebuah kegagalan, Yang menyebabkan server tidak bisa di akses. Hal ini akan berdampak kepada seluruh pengguna, seperti sulit memproses data, keterlambatan kinerja, dan bahkan menyebabkan pekerjaan menjadi terhenti karena tidak dapat mengakses server.
5. Proses Memasukkan Data
Hal yang dapat menjadi kekurangan sistem ERP berikutnya adalah proses memasukan data. Hal ini berlaku bagi perusahaan yang baru akan menerapkan sistem ERP maupun yang sudah lama. Bagi perusahaan baru, tentu saja membutuhkan waktu yang lama karena input data akan sangat banyak dan harus teliti satu per satu.
Namun, hal itu hanya terjadi ketika pertama kali perusahan Anda melakukan peralihan dari sistem konvensional menjadi sistem yang terintegrasi oleh software ERP. Apabila sebelumnya perusahaan Anda sudah pernah memakai sistem cloud ERP maka input data hanyalah ketika Anda ingin memperbarui data-data tertentu saja.
6. Sistemnya yang Rumit
Sistem Cloud ERP menawarkan begitu banyak kemudahan untuk berbagai kegiatan perusahaan. Selain itu, ada kemungkinan Anda akan memiliki kesulitan dalam mengoperasikan sistem tersebut. Maka dari itu, sebelum Anda menggunakan Software ERP alangkah baiknya Anda coba mengkomunikasikan dengan perusahaan penyedia layanan software ERP yang akan Anda pilih.
Anda tidak perlu khawatir mengenai penyalahgunaan data yang karyawan Anda lakukan, sebab Anda dapat membatasi siapa yang berhak mengakses sistem ERP Anda. Cloud ERP juga tetap menjaga data Anda ketika kantor Anda mengalami musibah, karena data-data Anda disimpan di dalam sistem, bukan server.Kelebihan-kelebihan Cloud ERP yang telah disebutkan di atas mungkin bisa Anda jadikan pertimbangan sebelum Anda memilih software ERP. Apakah sebaiknya memilih ERP bebasis Cloud atau ERP konvensional, semuanya tergantung pada preferensi dan kebutuhan masing-masing pelaku bisnis. Software ERP dari HashMicro merupakan solusi terbaik yang dapat Anda terapkan pada bisnis Anda.
