Dalam kehidupan, terutama dalam hal komunikasi sehari-hari, mungkin Anda sering mendengar istilah “feedback”. Istilah ini sering kali berkaitan dengan berbagai bidang, bahkan dalam bidang IT. Secara umum, pengertian istilah tersebut banyak sekali sehingga membuat Anda menjadi bingung apa arti dari feedback.
Dalam setiap bisnis, feedback merupakan umpan balik secara positif maupun negatif atas produk atau jasa yang mereka tawarkan. Umpan balik yang positif dapat membuat citra dari produk atau jasa menjadi lebih baik. Sebaliknya umpan balik yang negatif yang tak tersampaikan dengan baik tentu akan membuat citra dari produk atau jasa menjadi kurang baik dimata konsumen.
Agar proses pengelolaan feedback dari konsumen dapat berjalan dengan efisien, Anda harus menggunakan Software Customer Relationship Management (CRM) terbaik. Dengan bantuan Software CRM, Anda dapat mengelola feedback dari konsumen Anda dengan baik, selain itu software ini juga dapat menyimpan data konsumen Anda dengan baik.
Sehingga jika sewaktu-waktu Anda ingin berkomunikasi dengan konsumen, Anda dapat berkomunikasi berdasarkan data dari konsumen tersebut, proses komunikasi dan feedback pun akan berjalan dengan baik. Anda dapat melihat skema harga dari Software CRM terlebih dahulu untuk mengetahui estimasi biaya yang akan Anda keluarkan. Lalu, bagaimana caranya agar umpan balik dapat tersampaikan dengan baik? Simak artikel berikut ini!
Daftar Isi
Apa itu Feedback?
Feedback adalah sebuah tanggapan atau respon yang diberikan seseorang (komunikan) kepada orang lain (komunikator) atas tindakannya dalam suatu hal. Komunikan bertindak sebagai penerima pesan, sedangkan komunikator bertindak sebagai pengirim pesan.
Feedback sendiri merupakan istilah serapan dalam bahasa Inggris, yaitu kata “feed” dan “back”. Kata feed artinya memberi dan kata back artinya arti kembali, yang jika kata tersebut digabungkan memiliki arti memberikan kembali atau dapat juga diartikan sebagai timbal balik.
Jadi secara sederhana, Feedback adalah istilah yang diadopsi dari bahasa inggris yaitu dari kata ‘feed’ dan ‘back’ yang berarti sebuah kegiatan dimana terdapat dua pihak yang saling memberikan timbal balik terhadap suatu topik pembahasan.
Kegiatan ini sendiri dapat dijumpai dalam berbagai kegiatan dalam kehidupan sehari-hari, terutama dalam lingkup bisnis atau usaha dimana aspek feedback ini dapat menjadi sangat penting untuk keberlangsungan bisnis maupun kepuasan pelanggan yang lebih maksimal.
Baca juga: Kenali Fitur CRM dan Kegunaannya untuk Perusahaan Anda
Fungsi dari adanya umpan balik ini agar terciptanya sebuah komunikasi yang baik dari dua arah. Sebuah umpan balik yang positif dalam setiap bisnis akan membuat pandangan konsumen lainnya terhadap kualitas produk atau jasa yang ditawarkan menjadi baik, sedangkan jika umpan balik negatif tidak tersampaikan dengan saran-saran yang baik maka akan memberikan dampak yang negatif pula. Sebuah umpan balik negatif harus dengan saran atau solusi yang baik juga, hal ini untuk menindaklanjuti atas tindakan apa saja yang perlu Anda tingkatkan kedepannya.
Apabila output sudah baik, maka hanya perlu untuk mempertahankan kualitas menjadi lebih baik lagi. Contohnya adalah jika Anda seorang wirausaha, pasti akan berusaha untuk menjaga kualitas produk Anda dengan baik. Ketika pembeli membeli produk Anda, mereka berhak memberikan umpan balik positif maupun negatif tentang produk yang Anda perjualkan. Atas feedback atau umpan balik dari pembeli tersebut kita dapat mengetahui apakah produk kita kualitasnya bagus atau masih ada hal yang perlu diperbaiki lagi.
Contoh Pembagian Feedback Menurut Jenisnya
Dalam penerapannya, terdapat beberapa jenis feedback atau umpan balik yang perlu Anda ketahui, yaitu:
Umpan balik positif dan negatif
Feedback positif merupakan sebuah tanggapan atau respon yang baik dari komunikan yang menandakan bahwa pemberi timbal balik mengerti dan mau membantu untuk bekerja sama atas suatu topik tertentu. Contohnya adalah pujian hebat yang telah tersampaikan oleh konsumen terhadap produk atau jasa yang Anda tawarkan, karena telah berhasil memberikan benefit yang baik.
Kebalikan dari umpan balik positif, umpan balik negatif merupakan sebuah isyarat atau respon oleh komunikan yang menandakan bahwa dia tidak setuju atau bahkan tidak suka. Misalnya, ketika konsumen membeli produk Anda dan mereka memberikan penilaian yang kuarang baik karena tidak suka dengan produk Anda.
Umpan balik netral
Secara umum, arti dari umpan balik netral adalah sebuah respon yang sulit untuk dipahami entah itu positif maupun negatif. Hal ini dapat berupa tanggapan komunikan yang diam bahkan tidak memberikan suatu balasan.
Umpan balik internal dan eksternal
Selanjutnya adalah umpan balik internal yang memiliki makna sebagai suatu tanggapan yang bersumber dari diri sendiri (komunikator). Contohnya ketika seorang komunikator ingin menyampaikan suatu hal tertentu, kemudian meralat apa yang telah disampaikannya kepada komunikan.
Kebalikannya dari internal, umpan balik ini merupakan feedback yang berasal dari komunikan. Dalam hal ini respon dari pihak komunikan berupa tanggapan muka atau ekspresi, perilaku, serta suara hingga gerakan tertentu saat sedang melakukan komunikasi dengan pihak komunikator.
Umpan balik verbal dan non-verbal
Umpan balik ini merupakan suatu bentuk atau wujud berupa bahasa, ucapan, komentar, pertanyaan, hingga interupsi yang telah tersampaikan oleh komunikan sebagai reaksi pada suatu perilaku komunikasi tertentu yang sedang berlangsung.
Sedangkan, feedback non-verbal adalah sebuah respon atau tanggapan yang berwujud berupa tulisan, ekspresi wajah, gerak-gerik, bahkan isyarat tangan, dan lain-lain
Umpan balik langsung dan tidak langsung
Sesuai dengan nama jenisnya, umpan balik ini mengarah pada waktunya penyampaian terhadap reaksi yang diterima oleh komunikan secara langsung atau real-time ketika komunikasi sedang terjadi.
Berbeda dengan umpan balik langsung, umpan balik ini merupakan tanggapan yang komunikan berikan secara tidak langsung pada saat kegiatan tersebut berlangsung. Komunikan memberikan respon tidak real-time atau setelah komunikasi sudah terjadi dalam kurun waktu tertentu.
Baca Juga : Alasan Pentingnya Penggunaan Software CRM bagi Bisnis
Tips dalam Memberikan Feedback
Untuk menghasilkan tanggapan yang baik dan maksimal, maka ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan, yaitu:
Berikan feedback secara spesifik dan jelas
Usahakanlah sebuah umpan balik tersampaikan dengan baik secara jelas dan spesifik agar komunikan dapat mudah memahami secara lengkap. Dalam penyampaiannya, buatlah pesan yang singkat, padat, dan jelas. Hal ini agar terhindar dari kesalahpahaman karena salah dalam penyampaian.
Sampaikan secara langsung dan tertutup
Memperbaiki kekurangan yang ada dan meningkatkan kelebihan adalah salah satu fungsi dari feedback. Maka dalam penyampaian harus tersampaikan secara tertutup, terutama umpan balik yang tersampaikan secara negatif. Terutama jika Anda ingin mengkritik seseorang, tidak baik mengkritiknya di depan banyak karyawan atau tim lainnya, hal ini dapat menyebabkan terganggunya dinamisme kinerja.
Bangun suasana yang nyaman ketika menyampaikan
Dalam mengutarakan sebuah tanggapan, bangunlah suasana yang hangat dan kondusif. Usahakan jangan mengeluarkan emosi sesaat, tujuannya adalah agar pesan yang tersampaikan dapat komunikan terima dengan baik.
Sediakan waktu kepada penerima feedback untuk merespon
Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang terjadi dua arah antara komunikator dengan komunikan. Ketika sebuah respon sudah tersampaikan, berikanlah komunikator waktu untuk merespon pesan Anda. Sekalipun Anda melakukan komunikasi dengan bawahan, mereka tetap memiliki hak atas waktunya untuk merespon pesan Anda.
Sebagai contohnya jika selesai menyampaikan sebuah pendapat, karyawan Anda memberikan tanggapan dan saran atas pendapat tersebut, maka Anda harus memberi kesempatan pada karyawan Anda untuk merespon.
Follow-Up
Hal terakhir yang harus Anda lakukan adalah melakukan follow-up dari setiap feedback yang telah Anda sampaikan kepada para komunikan. Buat dan jadwalkan waktu untuk meninjau proses perubahan serta perkembangan karyawan menggunakan sistem manajemen timesheet setelah Anda menyampaikan respon.
Langkah ini untuk meningkatkan performa kinerja karyawan. Jika karyawan tersebut sudah ada peningkatan dari sebelumnya, maka jangan sungkan untuk memujinya. Hal ini akan membuat karyawan merasa terhargai usahanya dan akan terus berusaha meningkatkan kinerjanya.
Baca juga: Timesheet Karyawan: Ketahui Fungsi, Peran, Jenis, dan Manfaatnya!
Kesimpulan
Feedback adalah sebuah tanggapan atau respon dari seseorang kepada orang lain atas tindakannya dalam suatu hal. Komunikan bertindak sebagai penerima pesan, sedangkan komunikator bertindak sebagai pengirim pesan. Fungsi dari adanya suatu respon atau tanggapan ini agar terciptanya sebuah komunikasi yang baik dari dua arah.
Dengan menggunakan Software CRM Hashmicro, Anda dapat mengotomatiskan pengelolaan feedback pelanggan dengan mudah. Software CRM dapat menampung dan mengklasifikasikan seluruh feedback dan data pelanggan. Sehingga, Anda dapat dengan mudah mengelola serta menganalisa kebutuhan pelanggan berdasarkan feedback yang mereka sampaikan.
