Proses manajemen administrasi karyawan merupakan salah satu hal yang penting bagi perusahaan dalam menjaga kelancaran operasional dan pengelolaan pegawai. Hal ini meliputi manajemen data, penggajian, manajemen absensi, manajemen kesehatan staf, dan lain sebagainya. Seluruh data tersebut merupakan hal krusial bagi perusahaan. Oleh karena itu, proses ini harus berjalan sesuai dengan tahapan kerja yang telah ada.
Banyaknya detail dalam proses ini, sehingga pelaksanaannya harus memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak pula. Kini, seluruh kegiatan tersebut dapat berjalan lebih mudah dengan adanya bantuan software terintegrasi yang dapat mengotomatisasi seluruh proses yang ada. Salah satu software yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah proses ini adalah software human resource management.
Table Of Content
Pengertian Manajemen Administrasi
Manajemen administrasi adalah suatu proses pengelolaan kegiatan administratif dalam sebuah perusahaan. Manajemen administrasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan tugas-tugas administratif yang berkaitan dengan fungsi-fungsi bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, produksi, pemasaran, dan lain sebagainya.
Pada dasarnya, manajemen administrasi meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan administratif dalam perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya, manajer administrasi juga harus memastikan bahwa segala hal terkait administrasi perusahaan berjalan dengan lancar dan sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan.
Fungsi dan Tujuan Manajemen Administrasi
Manajemen administrasi memainkan peran penting dalam kesuksesan bisnis. Efisiensi dan efektivitas pengelolaan tugas-tugas administratif dapat mempengaruhi produktivitas dan profitabilitas perusahaan. Perusahaan yang memiliki manajemen administrasi yang baik, dapat mencapai keberhasilan dalam bisnis dengan lebih cepat dan efektif, sehingga memberikan keuntungan yang lebih besar bagi pemiliknya.
Fungsi manajemen administrasi
Kegiatan manajemen administrasi yang berperan penting dalam sebuah perusahaan tentunya tidak terlepas dari fungsi yang dimilikinya. Fungsi utama dari kegiatan ini adalah untuk mengelola karyawan dengan lebih baik. Namun, tidak hanya itu saja. Berikut ini merupakan beberapa fungsi lainnya dari proses ini:
- Membantu merencanakan kegiatan administratif yang meliputi pengaturan jadwal, alokasi sumber daya, serta penentuan tujuan dan strategi agar bisa mencapai tujuan tersebut.
- Membantu mengatur struktur perusahaan dan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap pegawai. Hal ini juga meliputi pembagian tugas, penentuan hierarki, dan alokasi tanggung jawab.
- Memberikan arahan dan bimbingan kepada karyawan agar dapat melaksanakan tugas-tugas dengan efektif dan efisien. Hal ini meliputi memberikan panduan kerja, pelatihan, dan pengawasan.
- Berfungsi dalam melakukan pemantauan kinerja karyawan dan tindakan korektif yang diperlukan untuk memastikan bahwa kegiatan administrasi berjalan dengan lancar dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Tujuan manajemen administrasi
Segala kegiatan yang berjalan pada perusahaan tentunya memiliki tujuannya masing-masing. Meskipun begitu, tujuan utama segala kegiatan ini pastinya mengacu pada kemajuan perusahaan. Berikut ini merupakan beberapa tujuan dari kegiatan manajemen administrasi:
- Tujuan utama proses ini adalah meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan kegiatan administratif. Dengan demikian, perusahaan dapat menghemat waktu, sumber daya, dan biaya.
- Melalui manajemen administrasi yang baik, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan memastikan bahwa tugas-tugas administratif dapat terselesaikan dengan cepat dan efektif.
- Kegiatan ini juga bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan dari perusahaan kepada pelanggan. Dengan memastikan kegiatan administratif berjalan dengan baik, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih baik dan memuaskan pelanggan.
- Adanya kegiatan ini dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan. Dengan manajemen administrasi yang baik, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan, sehingga dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dan meningkatkan daya saing di pasar.
Baca juga: Apa Itu Sistem HRIS? Kenali Fungsi dan Manfaatnya untuk Bisnis
Tahapan Kerja Manajemen Administrasi
Dalam melakukan manajemen administrasi, terdapat berbagai tahapan yang harus Anda lakukan. Tahapan-tahapan ini harus berjalan secara berurutan agar kegiatan bisa berjalan sesuai dengan harapan dan bisa memberikan hasil yang dapat menguntungkan perusahaan. Beberapa tahapan yang harus dilewati dalam kegiatan ini adalah:
1. Perencanaan
Tahap perencanaan melibatkan penentuan tujuan, sasaran, dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam tahap ini, manajer administrasi juga melakukan perencanaan anggaran, alokasi sumber daya, dan jadwal kerja. Hal ini untuk memastikan bahwa kegiatan administratif berjalan secara efisien dan efektif.
2. Pengorganisasian
Beberapa aspek yang terlibat dalam tahap pengorganisasian ini diantaranya adalah penentuan struktur organisasi serta pembagian tugas pegawai. Dalam tahap ini, manajer administrasi harus memastikan bahwa setiap karyawan memiliki tugas yang jelas dan sesuai dengan kemampuan mereka.
3. Pengeksekusian atau pengarahan
Tahapan ini melibatkan pelaksanaan kegiatan administratif sesuai dengan rencana yang ada. Dalam tahap ini, manajer administrasi harus memberikan arahan dan bimbingan kepada karyawan untuk memastikan bahwa tugas-tugas terlaksana dengan baik. Manajer administrasi juga harus memastikan bahwa karyawan memiliki sumber daya dan dukungan untuk menyelesaikan tugas mereka.
4. Pengontrolan
Pengontrolan melibatkan pemantauan dan evaluasi kinerja karyawan untuk memastikan bahwa tugas-tugas administratif berjalan dengan baik. Manajer administrasi harus memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan secara teratur untuk mengidentifikasi masalah. Selanjutnya, manajer juga harus membuat tindakan korektif untuk memperbaiki dan memastikan bahwa kegiatan administratif berjalan dengan lancar.
Secara keseluruhan, tahapan kerja manajemen administrasi sangat penting dalam mengelola kegiatan administratif perusahaan. Seluruh tahapan tersebut kini dapat dilakukan dengan lebih mudah dengan bantuan dari software manajemen administrasi. Adanya perangkat lunak ini dapat mengotomatisasi seluruh kegiatan mulai dari pendataan hingga pemantauan yang bisa meminimalisir kesalahan akibat human error.
Software HRIS Essential sebagai Solusi Efisiensi Manajemen Administrasi Karyawan
Manajemen administrasi karyawan merupakan salah satu hal yang penting bagi perusahaan. Namun, tugas tersebut dapat menjadi rumit dan memakan banyak waktu, apalagi jika Anda lakukan secara manual. Untuk itu, butuh adanya teknologi yang dapat membantu mengotomatisasi seluruh kegiatan ini. Software HRIS Essential merupakan salah satu solusi untuk permasalahan tersebut.
HRIS Essential adalah software yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam manajemen administrasi karyawan, mulai dari manajemen data karyawan, penggajian, absensi, hingga kesehatan karyawan. Dengan software ini, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan dalam pengolahan data, meningkatkan efisiensi, serta memudahkan manajemen karyawan secara keseluruhan.
Baca juga: 10 Rekomendasi HR Software Terbaik di Indonesia Tahun 2023
Kesimpulan
Manajemen administrasi adalah suatu proses pengelolaan kegiatan administratif dalam sebuah perusahaan. Perusahaan perlu melalui berbagai tahapan untuk dapat melaksanakan proses ini dengan baik, sehingga akan memakan banyak waktu dan tenaga jika Anda lakukan secara manual. Untuk dapat mengefisiensi kegiatan tersebut, perusahaan butuh adanya bantuan dari Software HRIS Essential.
Salah satu provider software HRIS Essential yang memiliki fitur terlengkap yang bisa Anda gunakan adalah HashMicro. Aplikasi ini dilengkapi fitur manajemen penggajian otomatis, manajemen absensi yang terintegrasi, dan manajemen kesehatan karyawan, dan dashboard yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Dapatkan rancangan biaya dengan mengunduh skema harga dan dapatkan demo gratis sekarang!
