Pekerjaan perkantoran tidak terlepas dari urusan administrasi. Kegiatan administrasi adalah proses pengelolaan dan pengaturan surat-menyurat dalam sebuah perusahaan. Kegiatan ini melibatkan beberapa pihak yang bertugas, salah satunya adalah divisi HRD. Untuk itu, suatu perusahaan memerlukan sebuah teknologi atau sistem ERP berupa aplikasi administrasi perkantoran.
Dengan sistem yang terpusat, seluruh data dan dokumen dapat Anda akses dengan mudah. Jadi, pekerjaan staf HR terkait administrasi akan lebih mudah dan efisien dengan bantuan aplikasi administrasi perkantoran sehingga mereka pun dapat tetap fokus dalam pengelolaan sumber daya manusia tanpa mengesampingkan tugas administrasi.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Administrasi Perkantoran dan Aplikasi Administrasi Perkantoran?
Administrasi perkantoran adalah serangkaian proses pengelolaan, pengaturan, dan penyusunan surat-menyurat yang sifatnya berulang-ulang guna menciptakan keefektifan dan keefisienan dalam lingkup perkantoran. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, Anda membutuhkan aplikasi administrasi perkantoran.
Aplikasi ini adalah bukti nyata dari perkembangan teknologi yang mampu mengotomatiskan kegiatan administrasi perkantoran. Dengan penggunaan aplikasi, Anda tidak harus mengurus data dan dokumen secara konvensional lagi karena semua sudah diotomatiskan oleh sistem.
Baca juga: Mengenal Human Resource Management dan Penerapannya dalam Bisnis
Manfaat Penggunaan Aplikasi Administrasi Perkantoran
Ada beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan ketika beralih menggunakan Software EVA HRIS Essentials. Berikut ini adalah penjelasannya:
Update data otomatis
Sebagai bentuk dari pengelolaan, pengembangan, dan pengawasan sumber daya manusia oleh HR, sudah semestinya HR mengawasi kinerja karyawan dengan ketat tetapi dengan cara yang simpel. Untuk memudahkan proses pemantauan, HR dapat memantau pembaruan data karyawan secara otomatis dengan menggunakan aplikasi administrasi perkantoran.
Data-data tersebut meliputi absensi, penjadwalan, dan laporan terkait absensi karyawan. Pengelolaan absensi akan semakin mudah dan efisien dengan pelacakan biometrik dan face recognition untuk mencegah terjadinya pengelabuan absensi. Selain itu, laporan kehadiran dapat Anda proses hanya dalam hitungan detik. Terkait manajemen penjadwalan, HR dapat dengan mudah untuk melacak ketersediaan karyawan sesuai dengan jadwal shift.
Administrasi lebih praktis
Rumitnya proses administrasi terkadang menghambat pekerjaan HR. Dengan EVA HRIS Essentials, proses pengajuan cuti/izin dan reimburse menjadi lebih sederhana dan tidak berbelit-belit, juga sisa masa cuti akan ter-update secara otomatis. Anda juga akan mendapatkan notifikasi terkait masa kontrak karyawan yang akan segera berakhir sehingga memudahkan dalam mengambil tindakan selanjutnya. Dengan demikian, proses pengelolaan administrasi menjadi lebih praktis dan efisien.
Dokumen terpusat
Penyimpanan dokumen di berbagai lokasi akan mempersulit Anda untuk mencari dan menemukannya di kala kondisi darurat. Belum lagi jika ada kemungkinan data tersebut hilang, tentu akan semakin mempersulit pekerjaan Anda. Pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara terpusat di satu sistem terintegrasi akan lebih memudahkan dalam pengaksesan data. Pembuatan dokumen lainnya juga dapat Anda otomatiskan dengan EVA HRIS Essentials. Anda tak perlu khawatir lagi tentang kemungkinan akan kehilangan data karena data-data karyawan pun tidak akan tercecer. Data tersebut telah tersimpan secara rapi di dalam aplikasi administrasi perkantoran dan Anda dapat dengan mudah menemukannya.
Meminimalisir biaya operasional
Banyaknya pencetakan data dan dokumen dengan menggunakan kertas bukan hanya memakan ruang di kantor, pun tingginya tumpukan kertas yang akan memberi kesan berantakan, tetapi juga akan menambah biaya operasional untuk pembelian kertas, mesin printer, dan tinta.
Untuk meminimalisir biaya operasional, data administrasi akan berbentuk digital sehingga mengurangi pengeluaran anggaran untuk membeli kertas beserta tinta print. Aplikasi administrasi perkantoran juga mampu melakukan perhitungan yang akurat terkait asuransi karyawan untuk meminimalkan terjadinya kesalahan dalam perhitungan. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai perkiraan biaya implementasi, Anda dapat mengunduh skema harga perhitungan Software EVA HRIS Essentials.
Baca juga: Apa itu Sistem HRIS? Kenali Fungsi dan Manfaatnya untuk Bisnis
Pentingnya Aplikasi Administrasi Perkantoran bagi Perusahaan
Di era yang serba digital, setiap perusahaan mulai menyesuaikan diri dengan beralih menggunakan teknologi yang dapat mengotomatiskan proses administrasi perkantoran. Aplikasi administrasi perkantoran adalah hal vital yang harus Anda implementasikan dalam proses operasional, mengingat kegiatan administrasi HR melibatkan banyak komponen sehingga membutuhkan sistem yang dapat mengintegrasikan keseluruhan komponen. Berikut ini ada beberapa hal yang dapat Anda jadikan pertimbangan untuk implementasi perihal pentingnya aplikasi administrasi perkantoran.
Sebagai alat bantu operasional kantor
Salah satu alasan pentingnya pengimplementasian aplikasi administrasi perkantoran adalah untuk kebutuhan operasional perusahaan. Operasional perusahaan dalam bidang administrasi mencakup banyak hal seperti penggajian, absensi karyawan, cuti/izin, dan lain-lain. Jika suatu perusahaan masih mengelola administrasi dengan cara konvensional, tentu akan ada hambatan yang mungkin saja terjadi di luar prediksi. Contoh sederhananya adalah absensi karyawan. Anda dapat mencegah terjadinya pengelabuan kehadiran karyawan dengan aplikasi EVA HRIS Essentials yang menyediakan fitur face recognition.
Controlling dan monitoring
Dengan keterbatasan kemampuan manusia, Anda tidak dapat mengontrol dan memantau kinerja setiap karyawan secara satu-persatu. Terlebih jika dalam satu perusahaan terdapat ratusan hingga ribuan karyawan, tentu akan semakin sulit. Controlling dan monitoring menjadi lebih sederhana dengan aplikasi administrasi perkantoran. HR dapat dengan mudah melakukan pengontrolan dan pengawasan terhadap jadwal shift kerja, jam kerja, dan cuti seluruh karyawan hanya dengan melalui satu dashboard karena semua sudah diotomatisasi oleh sistem.
Perencanaan dan pengambilan keputusan
Aplikasi administrasi perkantoran dapat menghasilkan laporan yang berisikan data-data terkait absensi dan kinerja karyawan yang bersifat akurat dan komprehensif hanya dalam hitungan detik. HR akan menganalisis dan mengevaluasi laporan tersebut mengenai hal-hal yang harus diperbaiki sehingga di masa depan tidak akan terulang dan bisa menjadi lebih baik lagi. Laporan tersebut akan menjadi landasan dasar dalam perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis yang tepat di kemudian hari.
Koordinasi dan komunikasi
Koordinasi dan komunikasi yang buruk akan menghasilkan miskomunikasi untuk beberapa pihak. Bahkan, tak jarang ada beberapa pihak yang tidak mengetahui informasi terbaru. Maka dari itu, sangat penting untuk tetap menjalin koordinasi dan komunikasi melalui EVA HRIS Essentials dengan sistem cloud-based sehingga pengumpulan data terjadi secara terpusat. Setiap staf HR dapat mengakses dan mendapatkan informasi yang real-time dan terbaru. Koordinasi dan komunikasi menjadi lebih efektif dan efisien serta penyebaran informasi terjadi secara merata.
Baca juga: 4 Kegunaan Software HRIS untuk Meningkatkan Komunikasi di Tempat Kerja
Keunggulan Software ERP untuk Mengefisiensikan Sistem Administrasi Kepegawaian
Software Enterprise Resource Planning (ERP) mempunyai berbagai macam keunggulan yang dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan administrasi kepegawaian. Beberapa keunggulan tersebut antara lain adalah:
Employee on/off-boarding
Software ERP memudahkan proses penerimaan dan pemecatan karyawan. Dalam proses onboarding, software ERP dapat membantu organisasi dalam melakukan proses penerimaan karyawan baru mulai dari pengisian formulir, verifikasi dokumen hingga pembuatan kartu identitas karyawan.
Recruitment management
Software ERP dapat mewujudkan sistem administrasi kepegawaian melalui proses perekrutan karyawan dengan cara mengotomatisasi beberapa tahap seperti pencarian kandidat, penjadwalan wawancara, dan pengiriman email undangan wawancara. Selain itu, software ERP juga dapat membantu dalam menentukan kriteria pencarian karyawan baru berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan.
Sistem Administrasi Kepegawaian performance management
Software ERP dapat membantu organisasi dalam mengevaluasi kinerja karyawan, melacak target kinerja, dan menyusun rencana pengembangan karyawan. Dengan software ERP, organisasi dapat memonitor kinerja karyawan secara real-time dan memberikan feedback secara tepat waktu. Hal ini dapat meningkatkan kinerja karyawan dan memastikan organisasi mencapai tujuan bisnisnya.
Employee transition management
Software ERP dapat membantu perusahaan dalam mengelola perpindahan posisi karyawan, baik secara internal maupun eksternal. Dengan software ERP, perusahaan dapat dengan mudah mengubah peran atau tanggung jawab karyawan serta memindahkan karyawan ke bagian yang sesuai dengan keterampilan dan minat mereka. Hal ini dapat memastikan karyawan tetap termotivasi dan terciptanya Sistem administrasi kepegawaian yang baik.
Business trip management
Software ERP dapat membantu organisasi dalam mengelola perjalanan bisnis karyawan, termasuk tiket pesawat, penginapan, dan transportasi selama di tempat tujuan. Dengan software ERP, organisasi dapat mengotomatisasi proses pengajuan dan persetujuan perjalanan bisnis, serta memantau pengeluaran yang terkait dengan perjalanan bisnis.
Sistem Administrasi Kepegawaian Employee loan program
Software ERP juga dapat membantu organisasi dalam mengelola program pinjaman karyawan. Dengan software ERP, organisasi dapat mengotomatisasi proses pengajuan pinjaman, persetujuan, dan pengelolaan pembayaran pinjaman. Maka dari itu, hal ini dapat membantu organisasi dalam memudahkan karyawan dalam mengakses sumber dana tambahan dan mempercepat proses persetujuan pinjaman.
Kesimpulan
HR memang bertugas untuk mengelola sumber daya manusia, tetapi di sisi lain, mereka juga harus mengelola berbagai administrasi karyawan kantor. Banyaknya tugas yang mereka emban akan menghabiskan banyak waktu untuk menyelesaikannya. Apalagi jika HR memiliki sumber daya manusia yang terbatas. Untuk memudahkannya, HR memerlukan sistem yang dapat mengotomatiskan dan menyederhanakan kegiatan administrasi karyawan agar mereka tetap dapat fokus dengan pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia tanpa mengesampingkan tugas administrasi. EVA HRIS Essentials dari HashMicro hadir sebagai solusi untuk mempermudah pekerjaan HR dalam bidang administrasi.
Software HRIS terbaik ini mampu menyederhanakan dan mengoptimalkan pengelolaan administrasi perusahaan seperti penggajian, perizinan/cuti, PPh 21, absensi, dan lain sebagainya. Aplikasi yang didesain dengan sistem yang terpusat ini mampu mempermudah akses seluruh data dan dokumen oleh staf HR. Pekerjaan staf HR terkait administrasi akan lebih mudah, efektif, dan efisien dengan bantuan aplikasi administrasi perkantoran. Apabila Anda membutuhkan konsultasi lebih lanjut mengenai EVA HRIS Essentials atau sistem ERP lainnya, Anda dapat segera menjadwalkan demo gratis dengan kami!
