Cara Mengefisiensikan Kegiatan Dokumentasi pada Perusahaan

Anda mungkin tidak asing lagi ketika mendengar istilah dokumentasi dalam kehidupan sehari-hari, baik ketika melakukan kegiatan formal maupun non formal. Jauh sebelum istilah dokumentasi muncul, peradaban manusia sudah akrab dengan kegiatan mengabadikan (mendokumentasikan) apa yang dipikirkan dan apa yang dirasakan. Misalnya, manusia purba membuat tapak tangan pada dinding gua, pujangga menuliskan manuskrip-manuskrip pada lembaran lontar, serta penguasa kuno membuat prasasti dan candi.

Pengelolaan dokumentasi secara manual tentu akan menyulitkan Anda dalam memilah data mana yang lebih penting ketimbang data lainnya. Anda dapat menggunakan Software Manajemen Dokumen untuk mempermudah pengelolaan dokumen. Dapatkan skema harga menarik dari software manajemen dokumen untuk optimalkan pengelolaan dokumen perusahaan Anda.

Sejatinya proses dokumentasi adalah merekam apa yang belum terekam dan mengelola apa yang sudah terekam baik berupa pemikiran, proses kerja, peristiwa maupun pengetahuan. Objek yang direkam dapat berupa tulisan, suara, citra, objek dua atau tiga dimensi, yang diam maupun bergerak baik yang analog maupun digital. Untuk mengulik lebih dalam mengenai apa itu dokumentasi beserta fungsi, tugas kegiatan, jenis-jenis dan contoh dokumentasi. Anda bisa menyimak ulasan pada artikel di bawah ini.

Pengertian Dokumentasi

Istilah dokumentasi berasal dari kata dokumen, yang dalam bahasa Belanda dan bahasa Inggris disebut document. Jika mengacu ke bahasa Inggris maka istilah document dapat merupakan kata kerja serta kata benda. Kata kerja to document berarti menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen. Sebagai kata benda, dokumen berarti wahana informasi, data yang terekam dalam wahana tersebut beserta maknanya untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi dan sejenisnya. Dengan demikian, dokumen bisa mempunyai konotasi yang berbeda serta ruang lingkup yang sedikit berlainan. 

Dalam artian umum dokumentasi merupakan sebuah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen terkait dengan sesuatu hal. Jadi, apa itu dokumentasi? Kesimpulannya, dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pengumpulan dan pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan, tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya. 

Dokumentasi sering kali disamakan dengan arsip. Dua istilah ini sering dipergunakan bersama-sama tanpa memberikan perbedaan yang jelas. Padahal dokumentasi memiliki kegiatan yang lebih luas daripada arsip. Dokumentasi bertugas membuat dokumen baru dari dokumen yang ada (berupa bibliografi, majalah indeks dan abstrak) sesuatu yang arsip tidak lakukan. Secara tradisi kegiatan dokumentasi hanya terbatas pada informasi ilmiah sedangkan jasa yang diberikan lebih banyak untuk ilmuwan sedangkan arsip tidak selalu terbatas pada ilmuwan dan informasi yang diberikannya tidak selalu bersifat ilmiah.

Baca juga: Letter of Credit Adalah Dokumen Penjamin Keamanan Ekspor-Impor

Fungsi Dokumentasi untuk Perusahaan

Dokumentasi berfungsi sebagai bukti yang sah, aktual dan resmi. Dokumentasi berguna untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang apa yang mampu dicapai oleh suatu organisasi. Selain itu, fungsi dari dokumentasi adalah memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan, menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen, menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen, melestarikan dokumen dari kemusnahan, serta dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

Dalam perusahaan dokumentasu berguna sebagai memori perusahaan yang digunakan untuk menjaga instansi, membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan. Dapat juga digunakan sebagai alat pembuktian,sebagai rujukan histori. Bahkan sebagai penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti perusahaan butuhkan oleh berbagai menejemen perusahaan. Dapat menjadi alat pembelajaran untuk keperluan pendidikan karyawan baru. Terakhir, untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien.

Mendokumentasikan suatu proses memungkinkan untuk menemukan kekurangan dan memperbaikinya. Dokumentasi menunjukkan komitmen untuk menjaga informasi penting dan berdedikasi untuk menyediakan informasi faktual kepada pemangku kepentingan sesuai kebutuhan.

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Seperti penjelasan di atas, bidang gerak suatu dokumentasi lebih luas daripada kearsipan. Dengan demikian dokumentasi dapat meliputi tugas kearsipan dan perpustakaan sehingga dokumentasi sangat penting dalam setiap kegiatan apa pun. Adapun tugas dan kegiatan dokumentasi adalah sebagai berikut :

• Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai nilai. Kegiatan mengumpulkan bahan-bahan ini terdiri dari kegiatan mencari dan menyeleksi bahan-bahan /informasi.
• Mengolah bahan-bahan, data-data/fakta-fakta tersebut secara sistematis.
• Menyusun atau menata bahan-bahan, data-data/ fakta-fakta tersebut secara
• sistematis.
• Mempersatukan/mengelompokkan bahan-bahan yang sama dan yang berkaitan satu dengan yang lain.
• Menyiapkan bahan-bahan, data, fakta dokumen tersebut untuk memenuhi kebutuhan bagi pihak yang memerlukan.
• Menyimpan dan memelihara bahan- bahan, data, dokumen secara sistematis.
• Menyebarluaskan bahan-bahan, data, akta, dokumen secara selektif kepada pemakai jasa atau pihak yang memerlukan.

Baca juga: Tertarik Menjadi Sekretaris? Ketahui Tugas, Tanggung jawab dan Skillnya

Jenis-jenis Dokumentasi

Berikut adalah beberapa jenis-jenis dokumentasi berdasarkan berbagai aspek, antara lain dokumen berdasarkan kegiatannya, dokumen berdasarkan bentuk fisiknya, dokumen berdasarkan nilai fungsi/kegunaannya, dokumen berdasarkan sifatnya, dokumen berdasarkan jenisnya, dan dokumen berdasarkan dokumentasinya. 

1. Dokumen berdasarkan kegiatan

Berdasarkan segi kegiatannya, dokumen terbagi menjadi empat macam, yaitu:

• Dokumen pribadi; dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga yang berguna sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada seseorang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat nikah.
• Dokumen niaga; adalah surat-surat niaga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, faktur.
• Dokumen sejarah; adalah surat-surat berharga yang berguna sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil manusia purba, foto perjuangan, batu tulis.
• Dokumen pemerintah; adalah surat-surat berharga yang dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kerja sama antar negara.

2. Dokumen berdasarkan bentuk fisik

Berdasarkan bentuk fisiknya, dokumen terbagi menjadi tiga macam yaitu:

• Dokumen literal; adalah dokumen yang terjadi karena adanya proses cetak, tulis, gambar, atau rekam. Contohnya berupa buku-buku, majalah, koran, pita kaset, film, laporan, disertasi, tesis, brosur, leaflet, dan monografi. Titik berat dari dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. 
• Dokumen korporil; merupakan dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan kuno. Contohnya: keris, arca, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, fosil-fosil, tugu, batu bersurat, candi, film dokumenter. Tempat penyimpanan dokumen korporal berada di museum-museum bersejarah.
• Dokumen privat; adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini tersimpan dengan sistem kearsipan. Contohnya berupa dokumentasi sejarah seperti: UUD 45, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda. Terdapat juga dokumen niaga, dokumen pribadi, dan surat dinas. 

3. Dokumen berdasarkan fungsinya

Berdasarkan fungsinya, dokumen terbagi menjadi dua macam, yaitu:

• Dokumen dinamis; adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Contoh: dokumen aktif, dokumen semi aktif, dan dokumen inaktif.
• Dokumen statis;  adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor. Contoh: dokumen korporil, dokumen literal, dan dokumen private.

4. Dokumen berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dua macam yaitu: 

• Dokumen tekstual; dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, katalog, surat kabar dan lain-lain.
• Dokumen non-tekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.

5. Dokumen berdasarkan jenisnya

Berdasarkan jenisnya, dokumen terbagi menjadi dua macam yaitu:

• Dokumen fisik; berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
• Dokumen intelektual; terbentuk berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.

6. Dokumen berdasarkan dokumentasi

Berdasarkan dokumentasinya, dokumen terbagi menjadi tiga macam yaitu:

• Dokumen primer; berkas yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
• Dokumen sekunder; berkas yang menyajikan informasi mengenai literatur primer dan memiliki nama lain bibliografi.
• Dokumen tersier; berkas yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

Contoh Dokumentasi dalam Bisnis

Dalam bisnis, dokumentasi baik itu dalam hal proses produksi, marketing, distribusi hingga konsumsi menjadi penting. Pelaksanaan dokumentasi bukan hanya dalam bisnis yang memperdagangkan barang saja, tetapi juga dalam hal jasa. Dokumentasi mampu meningkatkan kredibilitas. Tanpa adanya dokumentasi yang baik lagi tertib, maka akan menimbulkan kesulitan dalam proses pengawasan dan pengambilan keputusan lebih lanjut. Melalui dokumentasi yang rapi serta bisa berdasarkan kenyataan sesungguhnya akan melahirkan kepercayaan. Tentu hal ini akan berpengaruh pada kualitas produk yang perusahaan hasilkan.

Dalam suatu perusahaan, dokumentasi pun memiliki banyak sekali jenisnya. Berikut ini adalah jenis-jenis dokumentasi beserta contohnya dalam suatu bisnis atau perusahaan.

Email dan memorandum

Pesan email dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan organisasi atau bisnis, perusahaan mungkin akan menjadikannya media komunikasi bisnis yang paling umum. Perusahaan sangat memerlukan pesan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta data, memberi respons, mengkonfirmasi keputusan, dan memberi arahan. Bentuk dari email atau electronic mail sendiri yaitu surat atau pesan dengan format digital, sedangkan bentuk dari memo umumnya berupa kertas berukuran setengah folio atau setengah kuarto.

Baca juga: Arsip: Definisi, Karakteristik, Jenis dan Fungsinya

Business letters

Business letters atau surat bisnis merupakan dokumen formal yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dari luar perusahaan yang meliputi konsumen, kolega, pemerintah, calon karyawan, pihak profesional, dan lain sebagainya. Secara umum business letters mempunyai dua gaya penulisan, yaitu block style dan modified block style. Terdapat juga tiga strategi dalam business letters yaitu strategi langsung, strategi tidak langsung, dan strategi persuasif. Saat ini, surat bisnis lebih sering dikirim menggunakan email karena dinilai lebih efektif.

Business report

Business report merupakan laporan bisnis yang objektif atau tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan menyajikan fakta-fakta. Laporan bisnis pada umumnya memiliki format yang lebih formal dan lebih panjang yang biasanya mencakup data finansial, laporan penjualan, rencana pemasaran, dan lain-lain. Jenis dokumen ini juga terkenal lebih rinci dengan adanya tambahan chart, statistik, gambar, contoh kasus, sampai grafis. Biasanya, sasaran dari laporan ini adalah investor.

Dokumen transaksi

Dokumen transaksi adalah dokumen yang berisi tentang segala aktivitas dalam sebuah perusahaan. Dokumen ini memiliki peran yang penting pada setiap transaksi dan menjadi pegangan pihak terkait ketika terjadi permasalahan dalam transaksi. Pentingnya dokumen transaksi ini adalah untuk memberikan informasi kepada perusahaan sehingga perusahaan dapat mengontrol seluruh kegiatan yang telah terlaksana. Contoh dokumen transaksi ini biasanya berwujud invoice, surat order, dan lain sebagainya. 

Dokumen finansial

Dokumen finansial merupakan bagian dari dokumen ekspor-impor yang mana dokumen ini terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan. Dokumen finansial ini juga berisi laporan keuangan, laporan payroll, proposal, laporan pajak, dan lain-lain. Laporan ini berguna untuk menilai kondisi perusahaan, apakah laba perusahaan termasuk dalam kategori surplus atau defisit.

Baca juga: Berbagai Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Bisnis Anda!

Cara Mengefisiensikan Kegiatan Dokumentasi

Kegiatan dokumentasi dapat perusahaan efisiensikan menggunakan sistem. Masih banyak perusahaan yang menggunakan cara manual untuk mendokumentasikan acara, data, dan yang lainnya. Apakah cara tersebut efektif tentu saja iya, tetapi jika perusahaan ingin maju dan berkembang, perusahaan harus mengikuti perkembangan zaman agar tidak tertinggal dengan kompetitor. Perusahaan dapat menggunakan Software Manajemen Dokumen untuk mengamankan dan juga menjaga dokumentasi mikik perusahaan agar tidak hilang atau dicuri. Software Manajemen Dokumen dapat membagikan dokumen-dokumen seperti video, e-book, dan dokumen lainnya dengan unlimited storage secara cepat dan mudah.

Kesimpulan

Melihat jenis dokumentasi beserta contohnya yang begitu beragam, tentu suatu perusahaan harus berhati-hati dalam mengamankan data-data atau informasi agar tidak tercampur dan hilang. Selain itu, bagi perusahaan yang menghadapi era 4.0 tentu sangat membutuhkan suatu solusi dokumentasi untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan data perusahaan. Apalagi dengan adanya metode baru dalam digitalisasi dokumentasi yang terus berkembang dari waktu ke waktu, tentunya Anda membutuhkan pengetahuan terbaru tentang langkah penting dalam alih media arsip tanpa adanya lagi penggunaan kertas sebagai media cetak informasi.

Untuk membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumentasi digital, Anda dapat menggunakan Sistem Manajemen Dokumen dari HashMicro. Dilengkapi dengan fitur-fitur seperti folder dan subfolder management, Anda lebih mudah untuk mengelompokkan dokumen dalam folder dan menyimpan file dengan kategori yang sama, dan masih banyak lagi fitur lainnya. Dengan menggunakan sistem manajemen dari HashMicro ini, Anda dapat mengakses dokumen dengan lebih cepat, hanya dengan satu kali klik. Mari beralih ke HashMicro, klik disini.