01.
Apa itu HashMicro
02.
ERP itu cocok untuk perusahaan seperti apa
03.
Kenali Produk HashMicro
04.
Keunggulan HashMicro
05.
Proses Implementasi
06.
Apakah demo nya gratis?
0:00 / 0:00
BerandaProductsDocument ManagementArsip: Definisi, Karakteristik, Jenis, dan Fungsinya

Arsip: Definisi, Karakteristik, Jenis, dan Fungsinya

Dalam bidang manajemen dan administrasi istilah arsip sudah seringkali terdengar. Arsip merupakan sebuah dokumen dan seringkali dibutuhkan dalam masyarakat luas. Dokumen biasanya tersimpan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Namun, beberapa perusahaan maupun organisasi juga membutuhkan sebuah dokumen.  Penggunaan sistem manajemen dokumen dapat membantu perusahaan Anda dalam meningkatkan efiesiensi penyusunan dokumen. Dokumen memiliki peran penting bagi suatu perusahaan atau lembaga organisasi karena berfungsi sebagai alat bukti untuk suatu kegiatan. Untuk mengenal secara lebih lengkap dan mendalam, simaklah artikel berikut ini! 

arsip

Daftar Isi

Apa Itu Arsip?

 

Arsip adalah kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang berisi informasi-informasi terkait suatu lembaga, perusahaan, organisasi, maupun orang atau tempat tertentu. Kata arsip berasal dari kata “archive” yang artinya merupakan sebuah dokumen. Jadi, pengertian arsip secara umum adalah sebuah catatan atau rekaman yang tertulis dalam bentuk angka, gambar, dan huruf yang memiliki tujuan tertentu yang berkaitan dengan suatu informasi dan informasi tersebut terekam dalam berbagai media seperti kertas film, kertas, hingga media komputer. 

Berdasarkan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 yang menjelaskan tentang kearsipan, tertulis bahwa dokumen merupakan suatu bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk serta media perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan serta diterima oleh lembaga negara serta lembaga lainnya seperti pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, hingga masyarakat maupun perseorangan. Dokumen dengan bahan pustaka memiliki arti yang berbeda di suatu perpustakaan tertentu. Sebuah dokumen harus lebih autentik dan terpercaya sebagai dokumen barang bukti yang sah, berisikan informasi secara utuh serta memiliki asal-usul serta aturan yang valid.

Baca juga: Berbagai Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Bisnis Anda!

Karakteristik-karakteristik Arsip

Sebuah dokumen seperti arsip memiliki nilai yang dapat Anda lihat dari beberapa sifat dan juga karakteristiknya. Terdapat empat karakteristik dari dokumen yang perlu Anda ketahui sebagai berikut: 

  • Autentik, dokumen mempunyai informasi-informasi fakta yang aktual dan faktual yang berisi informasi waktu dan tempat dokumen tersebut diterima, lalu terdapat tujuan aktivitas serta bukti kebijakan dan organisasi yang menyusun dokumen tersebut.
  • Legal, dokumen adalah suatu upaya dokumentasi yang mampu mendukung tugas maupun kegiatan serta berguna untuk bukti resmi atas pengembalian kebijakan dan pelaksanaan kegiatan.
  • Unik, setiap dokumen terdapat kronologi yang tidak tersusun secara serentak. Saat sebuah dokumen terduplikasi, maka dokumen tersebut sudah memiliki arti yang berbeda dalam hal pelaksanaan kegiatannya. 
  • Terpercaya, sebuah dokumen dapat berguna dan dipercaya sebagai bukti yang faktual dan sebagai bahan pendukung pelaksanaan suatu kegiatan. 

Fungsi-fungsi Arsip 

Pada dasarnya arsip memiliki makna sebuah dokumen yang berfungsi sebagai suatu alat informasi dan juga sebagai alat bukti yang akan berguna untuk masa depan. Segala bentuk kegiatan atau pelaksanaan kearsipan memiliki nilai guna dokumen. Nilai guna dokumen tersebut terbagi menjadi dua fungsi. Kedua fungsi tersebut adalah fungsi primer dan fungsi sekunder. Selain kedua fungsi tersebut, terdapat juga fungsi dinamis dan statis dari kearsipan yang tercantum berdasarkan Undang-Undang No.7 tahun 1971 Pasal 2.

Fungsi primer arsip

Fungsi primer adalah nilai guna dari dokumen yang berdasarkan pada kepentingan pencipta dokumen tersebut sebagai penunjang atau pendukung atas tugas yang sedang berlangsung maupun setelah kegiatan pengarsipan selesai. Nilai guna tersebut mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, administrasi, hingga teknologi serta ilmiah. 

Fungsi sekunder arsip

Selain fungsi primer asip, terdapat juga fungsi sekunder kearsipan. Fungsi ini dapat berguna untuk kepentingan suatu lembaga atau instansi perorangan, serta sebagai bukti untuk pertanggungjawaban. Hal tersebut termasuk kedalam nilai guna pembuktian dan juga nilai guna informasi. Fungsi sekunder dokumen berdasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta dokumen melainkan untuk kepentingan lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan, hingga kepentingan umum lainnya. 

Fungsi dinamis

Kearsipan berdasarkan Undang-Undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2. Arsip mempunyai fungsi dinamis yang berguna dalam proses pelaksanaan dan juga perencanaan secara langsung. Artinya adalah dokumen tersebut bisa berguna untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung. Selain itu, fungsi dinamis pada dokumen mempunyai arti yang seringkali berubah-ubah nilai dan arti. Berdasarkan fungsi dinamis ini, maka fungsi arsip terbagi menjadi tiga, yaitu dokumen aktif, dokumen semi aktif, dan dokumen inaktif. Ketiganya sangat berbeda tergantung keperluan penggunaan dokumen tersebut. 

Fungsi statis

Fungsi selanjutnya dalam kearsipan adalah fungsi statis yang tidak bisa menggunakan dokumen secara langsung dalam proses penyelenggaraan maupun perencanaan. Artinya adalah fungsi statis tidak bisa berguna dalam kegiatan operasional perusahaan. Namun, dokumen tersebut harus tersimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna. Arsip yang tergolong kedalam kelompok dokumen statis yang sudah menyentuh taraf nilai abadi yang secara khusus mampu dipertanggungjawabkan. 

Baca juga : Liabilitas adalah: Pengertian dan Kewajibannya dalam Operasional Bisnis

Jenis-jenis Arsip

Arsip adalah sebuah proses mulai dari pembuatan, penerimaan, pengumpulan, hingga penyimpanan berdasarkan sistem yang baku. Kearsipan memiliki peran penting dalam suatu lembaga atau organisasi karena merupakan bahan ingatan dan bukti dari suatu kegiatan. Dokumen ini mempunyai bermacam-macam jenis berdasarkan kriterianya. Berikut ini adalah jenis-jenis arsip yang perlu Anda ketahui dan pengertiannya: 

Arsip dinamis 

Dokumen yang berguna secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan akan tersimpan selama jangka waktu tertentu. Bentuk dokumen ini juga berguna secara langsung dalam perencanaan suatu pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan. Pengelolaan kearsipan dinamis meliputi proses pengendalian dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan dokumen. Pengelolaan dokumen dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan dokumen dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Arsip aktif 

Arsip aktif merupakan jenis dokumen yang berguna secara terus dalam suatu penyelenggaraan suatu administrasi. Dokumen ini juga mempunyai frekuensi penggunaannya tinggi. Seringkali dokumen aktif berguna untuk unit pengolahan suatu organisasi atau instansi. Daftar dokumen aktif adalah daftar yang memuat nomor, kode, deskripsi arsip yang bersumber dari dokumen aktif, tahun, volume, tingkat keaslian dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana akses atau penemuan dokumen aktif di tempat penyimpanan arsip aktif (central file) lingkungan unit kerja. Contohnya adalah daftar hadir atau absen karyawan. Dalam hal ini, sistem timesheet dapat mempermudah Anda dalam memantau daftar hadir karyawan.

Arsip inaktif 

Dokumen inaktif menurut UU 43 Tahun 2009 merupakan jenis dokumen yang jarang digunakan dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi terkait. Sedangkan pada Peraturan Pemerintah 28 Tahun 2012 dokumen inaktif dikategorikan sebagai dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Umumnya dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah ada dalam jangka waktu yang cukup lama sehingga dalam hal ini informasi yang tercantum sudah jarang berguna dan mungkin cakupan informasi yang terkandung sudah tidak berlaku lagi. 

Arsip statis 

Merupakan dokumen dan pencipta arsip yang menghasilkannya. Dokumen ini mempunyai nilai guna kesejarahan yang telah habis retensinya. Selain itu, dokumen statis memiliki keterangan permanen yang telah terverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan. Salah satu contoh dari dokumen statis adalah Surat Keputusan. 

Kesimpulan

Arsip merupakan sebuah dokumen yang memiliki peran penting bagi suatu perusahaan maupun organisasi tertentu. Dalam perusahaan fungsi dokumen adalah sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan alat pengawasan yang sangat penting dalam setiap organisasi publik dalam rangka kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, perumusan dan pengembangan kebijakan, hingga pembuatan laporan. 

arsip

Untuk mempermudah penyusunan dokumen menjadi sistematis yang baik, pastinya Anda memerlukan sebuah sistem software untuk mengelola dokumen bisnis Anda secara efektif terutama bagi perusahaan yang sudah berskala besar. Otomatiskan pengelolaan dokumen arsip dengan Sistem Manajemen Dokumen terbaik kami. Sistem Manajemen Dokumen dari HashMicro dapat membantu Anda untuk mengakses dokumen kapan saja dan di mana saja tanpa membutuhkan waktu yang lama, yaitu hanya dengan satu klik.

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Annastasya Berliana Dunda
Annastasya Berliana Dunda
Junior content writer at HashMicro's Company. If you have any questions or cooperation please kindly contact my email.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Nadia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA