Dark purchasing adalah keadaan saat proses transaksi terjadi tanpa sistem akuntabilitas yang jelas. Padahal, biaya pengeluaran dan keuntungan yang dihasilkan dari barang atau jasa yang Anda beli dapat diestimasi dengan menggunakan sistem akuntansi. Perusahaan dapat mengalami kerugian yang seharusnya dapat teralokasi dengan lebih efisien. Mulai dari hal kecil seperti perlengkapan kantor hingga perjalanan bisnis yang besar. Fenomena ini dapat dengan mudah diatasi dengan menggunakan software procurement untuk melacak pembelian perusahaan. Software procurement dari Hashmicro dapat menjadi solusi dalam mengatur transaksi keuangan perusahaan untuk terhindar dari risiko dark purchasing.
Program procurement adalah aplikasi digital yang berfungsi untuk mengatur pembelian barang dan jasa. Ideal digunakan oleh seluruh jenis industri mulai dari yang bergerak di bidang manufaktur, trading, restoran, retail, dan lainnya. Program procurement yang baik mampu melindungi perusahaan dari tindak penipuan, yang biasa terjadi pada sistem berbasis manual karena menyediakan catatan digital tindakan yang dapat diaudit secara internal atau eksternal. Dengan menggunakan software procurement dari Hashmicro, pencatatan transaksi keuangan perusahaan dapat dilakukan secara otomatis sehingga dapat terhindar dari manipulasi dan tindak penipuan.
Daftar Isi
Ciri Dark Purchasing Tanpa Program Procurement
- Ketidakmampuan untuk melacak pengeluaran perusahaan
- Aktivitas pembelian tidak sepenuhnya transparan
- Kurangnya arah dan strategi procurement yang jelas
- Distribusi pembelian tanpa perjanjian kontrak sama sekali
- Membeli item yang sama oleh departemen yang berbeda tetapi dari satu vendor
Beberapa Alasan Mengapa Fenomena Ini Dapat Terjadi
Terjadinya kegiatan purchasing tanpa standar yang jelas
Desentralisasi tanpa sistem yang mencakup semua jenis pengeluaran dalam organisasi berakibat pembelian barang yang sama atau serupa terbagi dari beberapa pemasok. Maka, Anda tidak dapat mendapat keuntungan yang seharusnya bisa terperoleh seperti diskon untuk pembelian dalam jumlah banyak. Anda terpaksa membayar lebih untuk barang-barang yang dibeli. Padahal untuk mengontrol biaya pembelian dan menghindari pengadaan yang tidak perlu Anda dapat menintegrasikannya dengan system management inventaris. Sehingga Anda dapat menyimpan biaya yang tidak seharusnya Anda keluarkan.
Dalam menegosiasikan harga dengan vendor, banyaknya kuantitas barang belanja barang berbanding lurus dengan pengaruh yang pembeli miliki atas harga jual. Karena, pembeli akan menjadi mitra bisnis yang lebih menarik bagi pemasok.
Mengizinkan pengeluaran tak langsung untuk ditangani dengan cara yang terdesentralisasi akan mempermudah adanya pengeluaran ‘nakal’ atau pembelian dari vendor yang tidak resmi dan terjadi secara teratur sehingga kurang adanya kejelasan tentang apa yang mereka belanjakan
Ketergantungan pada metode manual, tidak menggunakan program procurement
Pembelian akan terasa kabur ketika tidak ada cara yang konsisten dan dapat dijadikan standar untuk melacak proses dan pembayaran. Lakukan analisis pengeluaran secara akurat. Tindakan purchasing terlalu sering terlihat sebagai suatu hal remeh, padahal termasuk bagian strategis dari bisnis.
Baca juga: 5 Kesalahan yang Harus Dihindari Staf Purchasing
Bagaimana Cara Mengatasi Dark Purchasing?
Lakukan otomatisasi
Tidak hanya mengotomatiskan seluruh proses pengeluaran, sistem ini memungkinkan Anda untuk fokus pada perusahaan dan mengurangi jumlah waktu untuk mengelola proses pengeluaran, serta mencegah karyawan melakukan manipulasi selama proses transaksi. Karena tindakan ini dapat meningkatkan risiko keuangan Anda.
Pastikan seluruh pembelian melalui mitra vendor pilihan perusahaan. Pembelian tidak langsung cenderung terjadi dalam jumlah kecil sehingga mungkin luput dari perhatian, terutama karena terjadi di banyak departemen. Menggunakan satu sistem untuk semua pengeluaran perusahaan tidak hanya akan menghapuskan dark purchasing tetapi juga menambah keuntungan. Otomatisasi purchasing dapat mempersingkat proses permintaan dan pengadaan barang, menumbuhkan visibilitas dan transparansi dalam kegiatan transaksi, serta meningkatkan kontrol dan keamanan.
Gunakan program procurement terpusat
Program procurement terpusat berbasis cloud menghadirkan peluang untuk menghubungkan perusahaan dengan aktivitas pembelian antar departemen melalui sistem terpadu dan memungkinkan kontrol dan pengoptimalan barang yang lebih komprehensif. Melalui sistem ini, kebutuhan tiap departemen dapat terkoordinasikan sebelum melakukan transaksi untuk menerima harga yang lebih murah.
Edukasi
Kurangnya pengetahuan tentang bagaimana proses pengadaan bekerja dalam suatu organisasi menghasilkan kurangnya kendali atas hal tersebut. Oleh karena itu, komunikasikan dan beri pemahaman terhadap karyawan mengenai kebijakan dan strategi dalam melakukan tindakan procurement. Para pemangku kepentingan di perusahaan juga perlu memahami pentingnya proses procurement yang terbuka. Identifikasi dan tetapkan tanggung jawab pengadaan dengan jelas dalam perusahaan
Baca juga: Panduan Meningkatkan Produktivitas Tugas Purchasing
Kesimpulan
Dark purchasing menyediakan kesempatan untuk terjadinya penipuan dalam proses procurement, karena adanya kelalaian atas kontrak pembelian. Fenomena ini dapat semua industri alami dan merupakan ancaman utama untuk proses transaksi yang lebih efisien dan optimal. Sebaiknya perusahaan tidak menganggap remeh kegiatan purchasing dalam tingkat paling sederhana sekali pun dan mulai menerapkan strategi yang terintegrasi dengan software procurement.
Dapatkan demo gratis software procurement HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
