Apakah Anda pernah berjuang dengan sistem ERP yang terlalu fleksibel hingga menimbulkan lebih banyak masalah daripada solusi?
Dalam dunia bisnis yang dinamis, penggunaan custom ERP memang menawarkan kebebasan dalam penyesuaian, namun tanpa strategi dan implementasi tepat, fleksibilitas ini bisa berubah menjadi kelemahan.
Sistem ERP custom biasa dibuat khusus untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis tertentu. Namun, di balik kemudahan yang ditawarkan, biaya software tergolong sangat tinggi, terutama untuk perusahaan kecil dan menengah.
Langkah implementasi sistem custom membutuhkan waktu yang lama karena harus menyesuaikan kerumitan perubahan yang diminta perusahaan. Untuk itu, implementasi ERP melibatkan biaya signifikan, termasuk lisensi perangkat lunak, pengembangan kustom, pelatihan karyawan, dan pemeliharaan sistem.
Ketakutan akan biaya yang melonjak, kompleksitas integrasi, dan potensi kegagalan dalam penerapan seringkali menghantui para pemimpin bisnis.
Bagaimana kita dapat mengatasi permasalahan ini? Mari kita telusuri bersama dalam artikel ini.
Daftar isi
Apa itu custom ERP
Custom ERP adalah sistem manajemen sumber daya perusahaan yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan unik dan spesifik sebuah organisasi, serta memainkan peran penting dalam Transformasi Digital bisnis.
Berbeda dari solusi ERP standar yang seringkali bersifat generik dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan industri secara umum, custom ERP memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan fitur-fitur khusus yang sesuai dengan proses bisnis, kebijakan, dan tujuan strategis mereka.
Fungsi utama dari custom ERP untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis penting dalam satu sistem yang terpadu. Hal ini memungkinkan aliran informasi yang lancar antar departemen, meningkatkan efisiensi operasional.
Meski memiliki fungsi yang cukup fleksibel, dalam proses implementasi, custom ERP tidak menjadi pilihan utama para pebisnis. Hal ini dikarenakan adanya biaya yang tinggi dan memiliki proses implementasi yang cukup kompleks.
Untuk itu, dalam mempertimbangkan sistem yang akan digunakan, penting untuk memahami kekurangan dan risiko dari penggunaan custom ERP serta mengeksplorasi opsi lain seperti ERP Terbaik yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Kekurangan dan Risiko Penggunaan Custom ERP bagi Bisnis
Custom ERP memiliki keunggulan yang besar seperti bisa kustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang ada. Hal ini tentu akan menguntungkan perusahaan yang memiliki kebutuhan spesifik.
Meski dinilai fleksibel, sistem ini pun memiliki kekurangannya tersendiri. Berikut merupakan beberapa kekurangan yang bisa ditemukan ketika menggunakan custom ERP:
Risiko kegagalan yang tinggi
Salah satu kekurangan dan risiko penggunaan custom ERP (Enterprise Resource Planning) adalah tingginya risiko kegagalan.
Pembuatan dan implementasi sistem ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan memerlukan waktu, sumber daya, dan biaya yang signifikan.
Proses ini dapat kompleks dan rentan terhadap kesalahan, terutama jika tim pengembang tidak memiliki pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan bisnis, proses operasional, atau teknologi yang digunakan.
Kegagalan dapat terjadi akibat kurangnya koordinasi antara pihak pengguna dan pengembang, perubahan kebutuhan bisnis yang tidak terduga, atau bahkan kegagalan dalam mengadopsi dan beradaptasi dengan sistem baru oleh pengguna akhir.
Oleh karena itu, perusahaan yang memilih untuk menggunakan custom ERP harus berhati-hati dan memastikan bahwa proses pengembangan dan implementasi dilakukan dengan cermat untuk mengurangi risiko kegagalan yang tinggi.
Biaya yang lebih besar
Tidak sedikit perusahaan yang menggunakan sistem custom ERP karena bisa kustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang ada.
Namun tanpa mereka sadari, software custom ERP ini sendiri memakan biaya yang jauh lebih tinggi dibanding dengan sistem yang ada.
Implementasi perangkat lunak ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan khusus perusahaan memerlukan investasi yang signifikan, tidak hanya untuk pengembangan perangkat lunak itu sendiri, tetapi juga untuk pelatihan karyawan, pemeliharaan, dan pembaharuan berkelanjutan.
Selain itu, biaya penyesuaian dan peningkatan dapat meningkat seiring waktu, mengakibatkan beban finansial yang berkelanjutan.
Keputusan untuk menggunakan ERP kustom harus dipertimbangkan dengan cermat, memperhitungkan dampak finansial jangka panjang dan memastikan bahwa manfaat yang diperoleh sebanding dengan investasi yang dikeluarkan.
Kompleksitas dalam integrasi sistem
Proses integrasi yang tidak terkelola dengan baik dapat mengakibatkan masalah kompatibilitas, kesalahan data, dan penundaan implementasi.
Selain itu, ketika perusahaan memutuskan untuk mengupgrade atau memperluas fungsionalitas ERP custom, mereka mungkin menghadapi kesulitan lebih lanjut dalam mengintegrasikan perubahan tersebut dengan sistem yang sudah ada, meningkatkan risiko ketidakseimbangan dan kegagalan integrasi.
Memiliki waktu implementasi dan penerapan yang lama
Proses pembangunan perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan memerlukan waktu yang signifikan, mulai dari perancangan, pengembangan, hingga pengujian.
Selain itu, adanya perubahan kebijakan atau kebutuhan bisnis selama tahap pengembangan dapat menambah kompleksitas dan memperpanjang waktu implementasi.
Risiko ini dapat berdampak pada ketersediaan sistem secara keseluruhan, mengakibatkan gangguan dalam operasional perusahaan serta meningkatkan biaya pengembangan yang mungkin melebihi perkiraan awal.
Ketergantungan pada pihak ketiga
Ketika sebuah perusahaan mengembangkan sistem ERP kustom, mereka sering kali membutuhkan dukungan kontinu dari pihak ketiga yang menyediakan server tersebut.
Ketergantungan ini dapat menciptakan risiko karena jika vendor tersebut mengalami masalah keuangan, perubahan strategis, atau kegagalan dalam memberikan dukungan teknis, perusahaan pengguna dapat mengalami gangguan operasional yang signifikan.
Selain itu, pembaruan atau perbaikan sistem juga dapat menjadi lebih rumit dan mahal jika perusahaan terlalu terikat pada solusi yang dikembangkan oleh vendor tertentu.
Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan dengan cermat dampak ketergantungan pada vendor saat memilih untuk menggunakan ERP kustom.
Pemeliharaan dan upgrade yang rumit
Perusahaan yang menggunakan solusi ERP yang dibuat khusus untuk kebutuhan mereka, mereka harus menanggung tanggung jawab penuh dalam merawat dan mengembangkan sistem tersebut.
Proses pemeliharaan melibatkan perawatan rutin, penanganan bug, serta integrasi dengan perubahan kebijakan atau kebutuhan bisnis yang baru.
Selain itu, melakukan upgrade pada custom ERP bisa menjadi tantangan, karena perubahan atau pembaruan perangkat lunak mungkin memerlukan penyesuaian yang rumit terhadap kode yang sudah ada.
Hal ini dapat mengakibatkan downtime yang signifikan, biaya tambahan, dan risiko kesalahan dalam implementasi, yang semuanya dapat berdampak negatif pada efisiensi operasional perusahaan.
Pilihan Alternatif Software ERP
Melihat risiko yang akan didapatkan ketika menggunakan custom ERP tentu bisa membuat perusahaan ragu untuk menggunakan sistem ini.
Untuk itu, perusahaan harus mengetahui beberapa pilihan software lain yang ada. Berikut merupakan beberapa pilihan alternatif software ERP:
Enterprise ERP
Salah satu alternatif dari perangkat lunak ERP kustom adalah ERP yang dapat diimplementasikan baik berbasis cloud maupun on premise.
Sistem ERP berbasis cloud tentu dapat menjadi solusi terpusat yang dapat diakses melalui internet, memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan proses bisnis mereka dengan lebih efisien.
Solusi berbasis cloud menyediakan fleksibilitas dan aksesibilitas yang tinggi, memungkinkan perusahaan untuk mengakses data dan aplikasi dari mana saja dengan koneksi internet.
Dengan akses melalui internet, karyawan dapat mengakses data dan aplikasi dari mana saja, memfasilitasi kolaborasi tim yang lebih baik dan mendukung mobilitas pekerja.
Namun, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan. Salah satunya kekhawatiran tentang keamanan data. Meskipun penyedia layanan cloud umumnya memiliki keamanan yang ketat, beberapa perusahaan mungkin masih merasa ragu dengan menyimpan data kritis mereka di luar jaringan internal.
Sementara itu, ERP on premise mengacu pada implementasi perangkat lunak ERP yang dihosting dan dioperasikan secara lokal di infrastruktur IT perusahaan.
Dengan kata lain, semua data dan proses bisnis dijalankan di dalam batas-batas perusahaan, tidak melibatkan penyedia layanan cloud eksternal.
Kelebihan dari Enterprise ERP on-premise termasuk kontrol yang lebih besar atas infrastruktur dan data, karena perusahaan memiliki tanggung jawab penuh atas keamanan dan manajemen sistemnya.
Namun, kelemahan sistem ini termasuk biaya awal yang tinggi untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk implementasi.
Keputusan menggunakan sistem ERP antara cloud atau on premise seringkali dipengaruhi oleh kebutuhan perusahaan, tingkat skala, dan preferensi terkait keamanan serta biaya.
Apakah Anda ingin mengetahui lebih lanjut terkait sistem ERP ini, tetapi masih mempertimbangkan biaya dengan kebutuhan bisnis yang ada? Lihat skema perhitungannya terlebih dahulu disini
Saas ERP
SaaS ERP berbasis cloud menyediakan solusi manajemen sumber daya perusahaan yang fleksibel dan dapat diakses dari berbagai perangkat, tanpa memerlukan instalasi perangkat lunak lokal.
Pengguna dapat mengelola proses bisnis mereka, seperti akuntansi, produksi, dan manajemen rantai pasokan, dengan mudah dan dapat diakses secara real-time dari mana saja dengan koneksi internet.
Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan bisa mendapatkan skala biaya yang lebih rendah karena pengguna hanya membayar berdasarkan penggunaan, tanpa biaya perangkat keras atau pemeliharaan yang signifikan.
Selain itu, fleksibilitas dan skalabilitas yang tinggi memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan mereka seiring pertumbuhan bisnis.
Meskipun demikian, Bisnis yang mengandalkan SaaS ERP harus memiliki akses internet yang stabil untuk dapat mengakses dan menggunakan sistem dengan efektif.
Keterbatasan ini dapat menjadi hambatan serius terutama dalam situasi di mana konektivitas internet terganggu, yang dapat menghambat produktivitas dan menyebabkan downtime operasional.
Mulai Optimalkan Bisnis dengan Sistem ERP HashMicro
Meskipun Custom ERP Software menawarkan fleksibilitas untuk kebutuhan bisnis spesifik, perusahaan harus mempertimbangkan kompleksitas dalam pengembangan dan implementasi, biaya yang tinggi, hingga tantangan dalam pemeliharaan.
Untuk itu, dalam memilih sistem, perusahaan harus mempertimbangkan sistem yang mampu mengatasi kebutuhan bisnis yang ada.
Salah satu pilihan alternatif dari sistem custom ERP adalah sistem ERP terbaik milik HashMicro. Tidak hanya memiliki analisis data, sistem ini fleksibel dan scalable untuk pertumbuhan di masa depan.
Jika Anda adalah pemilik bisnis yang mempertimbangkan penggunaan jenis yang tepat, maka bisa diskusi terlebih dahulu dengan tim expert kami di HashMicro. Dapatkan demo gratisnya disini sekarang!
