Contoh Notulen Rapat yang Profesional untuk Bisnis dan Cara Membuatnya

Menulis notulen rapat merupakan hal yang penting, terutama bagi suatu perusahaan dalam melaksanakan rapat internal maupun eksternal dengan klien. Notulen rapat adalah dokumen untuk mencatat peristiwa-peristiwa yang terjadi selama rapat, mulai dari pembahasan hingga hasil rapat. Dalam artikel ini akan dibahas beberapa contoh notulen rapat yang dapat Anda gunakan.

Selain perusahaan, instansi pemerintah, dan organisasi lainnya juga menggunakan notulen rapat untuk berbagai macam kegiatan diskusi, mulai dari masalah internal perusahaan seperti Sistem Manajemen Keuangan, kinerja karyawan, project atau bahkan masalah eksternal perusahaan. Anda dapat memanfaatkan penggunaan software manajemen dokumen berbasis web untuk mempermudah anda dalam mengelola aktivitas perusahaan. Untuk mengetahui perkiraan budget yang dibutuhkan, unduh skema perhitungan harga software manajemen dokumen disini.

Lalu, bagaimana cara menulis notulen rapat yang baik dan benar? Kemudian bagaimana contoh notulen rapat untuk berbagai keperluan? Simak artikel berikut ini!

Baca juga: Berbagai Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Bisnis Anda!

Pengertian Notulen Rapat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti notulen rapat adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notulen atau risalah rapat adalah suatu catatan yang detail dan terperinci yang fungsinya sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat. Notula rapat menjadi satu catatan penting pada suatu rapat untuk mencatat hal apa saja yang dibicarakan pada rapat tersebut. Umumnya, notula rapat menjadi suatu rangkuman atas rapat tersebut.

Baca Juga: 7 Aplikasi Absensi Karyawan Berbasis Web Terbaik 2022

Tata Cara Pengelolaan Dokumen Notulen

Notulen rapat merupakan hal yang sangat penting karena dapat membantu semua peserta dan mereka yang tidak dapat hadir saat rapat. Tidak membuat notulen rapat dapat menyebabkan hasil yang buruk bagi perusahaan dan dapat menghabiskan banyak waktu dan sumber daya. Jika rapat dilakukan tanpa membuat notulen, Anda akan menemukan bahwa semua peserta akan memiliki ingatan yang berbeda dari rapat dengan Anda. Kemungkinan akan terjadi perbedaan ingatan antara perserta satu dengan perserta lainnya, mungkin juga berbeda dengan catatan yang Anda buat.

Maka dari itu, untuk menghindari perbedaan ingatan dan pemahaman hasil rapat perlu adanya notulen rapat. Pengelolaan notulen oleh seorang notulis agar tidak terjadi perbedaan pemahaman akan kesimpulan rapat, tanpa notulensi rapat juga beresiko terlupakan akan apa yang telah menjadi pembahasan sebelumnya dan pembagian tugas apasaja. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk membuat notulen rapat karena menyediakan dokumentasi tertulis tentang segala pembicaraan saat rapat dan apa yang telah menjadi kesepakatan bersama. Pengelolaan dokumen notulen dengan mudah dengan menggunakan bantuan software. Salah satu software yang dapat membantu pengelolaan dokumen notulensi rapat seperti Sistem Manajemen Dokumen.

Cara Membuat Notulen

1.Siapkan agenda rapat terlebih dahulu

Agenda rapat adalah susunan daftar mengenai pokok-pokok pembicaran yang akan menjadi pembahasan utama ketika rapat. Dengan adanya agenda rapat dapat memastikan Anda tetap fokus dan menjaga jalannya rapat sesuai dengan pokok bahasan yang akan dibahas. Agenda rapat juga berperan sebagai alat manajemen waktu sekaligus memiliki fungsi sebagai garis besar saat Anda akan menulis notulen.

2. Catat kehadiran peserta

Rekam kehadiran peserta dengan membuat daftar hadir perserta, catat setiap peserta rapat yang hadir maupun tidak dan bagikan notulen kepada seluruh anggota setelah rapat selesai. Ini berguna untuk mengetahui siapa saja yang berhadir secara langsung saat rapat sehingga memudahkan Anda dalam melakukan pembagian notulen rapat kepadas setiap peserta.

3.Ikuti struktur yang jelas

Agenda rapat sebagai garis besar maka Anda harus memisahkan catatan Anda ke dalam kategori yang jelas. Misalnya, item diskusi, keputusan bersama dan tugas serta langkah selanjutnya. Buat template notula rapat dan ikuti secara konsisten.

4.Minta peserta untuk mengulas

Pastikan notulensi Anda lengkap dan akurat dengan meminta peserta lain untuk mengulasnya. Jika menggunakan aplikasi tertentu, peserta dapat dengan mudah memberikan masukan mereka sebagai contoh dengan cara meninggalkan komentar.

5.Bagikan hasil rapat kepada seluruh peserta

Setelah rapat selesai, bagikan hasil rapat kepada seluruh peserta rapat. Pastikan bahwa setiap peserta yang telah mendapatkan tugas mengetahui langkah selanjutnya dan tenggat waktu yang mereka perlukan untuk menyelesaikannya.

Notulen Rapat Yang Baik

Notulen yang baik dan benar umumnya akan berisi poin-poin sebagai berikut:

• Judul rapat
• Tempat dan waktu dilaksanakannya rapat
• Tujuan diadakan rapat
• Pembahasan dan hasil keputusan rapat

Fungsi Notulen Rapat

Notula rapat adalah suatu catatan penting yang merangkum jalannya acara. Notulen rapat tentu memiliki beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut:

Menjadi panduan

Fungsi pertama dari notulen rapat adalah sebagai pedoman saat kita akan mengambil tindakan. Notula rapat dapat menjadi pedoman keputusan penting suatu instansi atau organisasi. Hal ini karena notulen rapat mencatat hasil rapat secara rinci, agar catatan tersebut dapat menjadi pedoman ketika kita mulai mengerjakan suatu kegiatan. Untuk mempermudah pengelolaan notulen rapat, sistem manajemen dokumen dari HashMicro dapat menjadi solusi untuk pencatatan aktivitas bisnis. Notulensi juga menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap proyek-proyek yang berlangsung. Sehingga akan memudahkan kontak dengan pihak yang berkepentingan selama kegiatan berlangsung.

Sebagai pengingat

Arti notulen rapat adalah pengingat bagi setiap anggota yang mengikuti rapat. Notula rapat menjadi satu rangkuman penting dari hasil rapat tersebut. Hasil rapat yang kadang banyak dan detail tidak akan mudah untuk peserta rapat ingat, apalagi jika kita peserta rapat sibuk dengan banyak jadwal rapat. Maka dari itu, kita membutuhkan Software Manajemen Dokumen yang komprehensif untuk dapat membuat catatan yang bisa kita gunakan sebagai pengingat. Dengan notulen rapat, tentunya kita tidak akan melewatkan rencana tugas apapun, karena semuanya tercatat dengan jelas dan teratur di dalamnya.

Menghemat waktu

Notulen rapat juga dapat menghemat waktu diskusi karena semua anggota tim telah mengetahui tugas dan tanggung jawab mereka sendiri. Anggota tidak perlu terus bertanya tentang tugas dan tanggung jawabnya karena semuanya telah ada dalam risalah rapat. Tentunya dengan mengetahui tugas atau langkah yang menjadi tanggung jawab kita, akan lebih menghemat waktu Anda untuk segera fokus menyelesaikan tugas masing-masing.

Referensi anggota yang tidak hadir saat rapat

Tentunya akan sulit bagi seseorang yang tidak dapat menghadiri rapat untuk mengetahui hasil keputusan selama rapat. Namun, berkat notulen rapat, kita tidak perlu lagi khawatir harus menjelaskan ulang mengenai hasil keputusan rapat. Dari notulen, kita sudah tahu apa saja yang diskusi yang terjadi dalam rapat dan keputusan apa yang diambil. Untuk itu, sangat penting untuk menyimpan risalah rapat, terutama ketika ada anggota yang tidak dapat hadir saat rapat. 

Lacak kehadiran setiap karyawan melalui Sistem Human Resource, dan catat seluruh data dari mesin absensi secara otomatis! Untuk mempermudah Anda dalam mempertimbangkan harga sesuai kebutuhan, unduh skema perhitungan software human resource disini.

Format Notulen Rapat

Langkah paling mudah untuk mulai menulis notulen adalah dengan mengetahui lebih dulu bagaimana format penulisan sebuah notulen tersebut. Tentunya setiap perusahaan, organisasi, ataupun instansi memiliki format penulisan notulensinya masing-masing. Akan tetapi, berikut kami rangkum beberapa bagian penting yang umum ada di dalam suatu notula rapat.

Judul rapat

Judul rapat merupakan suatu yang harus ada di dalam penulisan notulen. Hal ini karena judul dapat menjadi pembeda antara notulen rapat satu dengan yang lainnya. Kita dapat menulis judul notulen sesuai dengan tujuan rapat.

Tempat dan waktu pelaksanaan rapat

Notulen rapat tentunya juga harus berisikan tanggal dan waktu rapat tersebut berlangsung. Rapat rutin dalam jangka waktu tertentu biasanya memiliki judul rapat yang sama. Cara mudah untuk membedakannya adalah dengan melihat tanggal dan waktu rapatnya. Karena meskipun rapat yang sama, isi uraiannya bisa berbeda tergantung apa masalah yang menjadi bahan diskusi pada tanggal tertentu.

Daftar anggota yang hadir rapat

Kita juga sebaiknya menulis daftar anggota yang menghadiri rapat di dalam notulensi rapat. Hal ini dapat memudahkan penyampaian informasi mengenai hasil rapat kepada anggota yang tidak hadir. Apabila kita tahu siapa saja anggota yang berhalangan untuk menghadiri rapat, maka kita cukup mengirimkan notulen rapat sebagai penyampaian informasi dan keputusan rapat.

Tujuan pelaksanaan rapat

Sebuah notulen juga harus mencantumkan tujuan pelaksanaan rapat. Suatu instansi, perusahaan, maupun organisasi kadang memiliki banyak jadwal rapat dalam suatu periode waktu. Karena itu, penting untuk menuliskan apa tujuan pelaksanaan rapat tersebut agar orang yang membaca notulensi bisa tahu apa pembahasan dari rapat tersebut.

Pembahasan dan hasil keputusan rapat

Pembahasan dan hasil keputusan rapat merupakan unsur penting dalam setiap risalah. Terlepas dari apakah risalah rapat itu resmi atau tidak, tentu harus dituliskan bagaimana hasil rapat itu. Pada bagian ini, cukup tuliskan poin-poin penting untuk setiap topik yang dibahas. Kemudian, contoh hasil keputusan rapat, misalnya deskripsi penugasan anggota atau tahap-tahap rencana kegiatan, juga harus ditulis secara keseluruhan. Sehingga akan lebih mudah bagi anggota tim untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab mereka dari keputusan yang dibuat dalam rapat. Hal inilah yang menjadikan notula rapat memiliki peran penting pada rapat tersebut. Notula rapat bertujuan untuk merangkum seluruh hasil pembahasan dan keputusanyang terjadi pada rapat tersebut.

Baca juga : Pentingnya File Management System bagi Perusahaan Anda

Contoh Notulen Rapat

Contoh notulen rapat perusahaan

Notulen rapat organisasi

Contoh notulen rapat dinas

Contoh notulen rapat RT

Kesimpulan

Arti notulen rapat adalah suatu hal yang jarang orang ketahui memiliki manfaat untuk keberlangsungan suatu proyek atau kegiatan. Dengan adanya notulen, hasil pembahasan dan keputusan rapat dapat dicatat secara rinci, sehingga dapat dijadikan sebagai pedoman untuk melaksanakan aksi kegiatan dengan benar. Membuat notulen pun cukup mudah apabila kita sudah memahami poin-poin penting apa saja yang harus ada di dalam suatu notulen.

Sistem Manajemen Dokumen unggulan dari Hashmicro dapat membantu Anda dalam mengorganisasikan berbagai macam dokumen perusahaan, termasuk notulen-notulen rapat. Kelompokkan dokumen dalam folder dan subfolder per kategori, kelola data-data penting di satu lokasi terpusat, buat batasan akses sebuah file tergantung wewenang, serta jaga keamanan dokumen Anda dengan enkripsi berlapis. Bersama Hashmicro, tinggalkan cara lama berbagi dokumen dengan fitur server cloud yang bebas kertas dan ramah lingkungan. Unduh skema harga untuk mendapatkan gambaran harganya,serta dapatkan demo gratis di sini!