Motivation letter adalah salah satu dokumen yang biasanya perusahaan ataupun organisasi minta ketika kita mengajukan lamaran kepada mereka. Biasanya surat motivasi ini wajib ada untuk melamar suatu posisi, beasiswa, atau untuk mendaftar sebagai sukarelawan. Surat ini merupakan salah satu dokumen terpenting yang harus dipertimbangkan saat melamar. Bagi sebagian perekrut, keberadaan surat ini dapat menambah nilai untuk meyakinkan HRD untuk mewawancarai atau menerima resume (CV) Anda. Screening motivation letter mungkin akan memakan waktu apabila menggunakan cara yang manual, maka gunakanlah Software Recruitment Management agar mempermudah menyortir dokumen.
Sebelum membahas contoh dan tips untuk membuat surat motivasi, kita perlu tahu terlebih dahulu apa itu surat motivasi.
Baca juga: Pentingnya Memilih Software Recruitment Terbaik untuk Perusahaan Anda!
Daftar Isi
Pengertian Motivation Letter
Surat motivasi adalah esai, biasanya terdiri atas sekitar 500 kata, yang mencakup siapa Anda, tujuan hidup Anda, pendidikan Anda, potensi Anda, dan apa harapan Anda jika Anda melanjutkan studi atau mendaftar pekerjaan di suatu organisasi. Pada dasarnya, surat ini merupakan tulisan esai yang menunjukkan bagaimana Anda berpikir dan memandang diri Anda dan dunia luar.
Tips Membuat Motivation Letter
Beberapa tips yang dapat kami rangkum untuk membantu Anda dalam membuat surat motivasi yang baik dan menarik bagi para rekruter, adalah sebagai berikut:
Ikuti ketentuan penulisan
Ikuti apa itu motivation letter format, panjang, dan konten apapun yang calon perusahaan Anda sediakan untuk para pelamar. Sekiranya perusahaan tidak memberikan ketentuan penulisan, buatlah motivation letter dengan format standar, misalnya dengan panjang setengah hingga satu halaman teks dengan font dasar 12 poin, dan jenis tulisan Times New Roman atau Arial.
Gunakan tata bahasa yang baik dan benar
Gunakanlah tata Bahasa Indonesia yang baku dan benar dalam menulis surat motivasi. Kita membuat motivation letter untuk tujuan formal, sehingga penulisannya pun harus sesuai dengan kaidah kebahasaan yang baik. Gunakan kata baku, jangan gunakan bahasa prokem, perhatikan tanda baca, dan jangan gunakan singkatan seperti “yg” atau “adl”, tulis dengan jelas menjadi “yang” dan “adalah.”
Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Menarik Perhatian HRD
Fokus dan relevan
Kita harus selalu fokus dalam membuat motivation letter. Tentu saja kita ingin menulis semua pengalaman serta kegiatan hebat yang pernah kita ikuti ke dalam motivation letter. Namun, motivation letter biasanya memiliki batasan jumlah penulisan kata. Karena itu, kita harus fokus dengan isi dari surat motivasi agar bahasannya tidak terlalu melebar kemana-mana. Tidak perlu menulis pengalaman atau sesuatu yang tidak relevan dengan pekerjaan yang kita akan lamar. Kita bisa membahas satu isu atau hal yang tengah berkembang pada bidang yang akan dilamar dan menghubungkannya dengan pengalaman-pengalaman kita yang relevan. Misalkan Anda tidak perlu menulis kalau Anda pernah menjuarai olimpiade matematika apabila Anda akan melamar menjadi staf penerjemah.
Kenali dan pelajari tempat Anda melamar
Motivation letter bukan hanya berorientasi pada penulis, tetapi juga pada perusahaan dan jabatan yang akan kita lamar. Sebagai pelamar, kita perlu mengenal dan mempelajari perusahaan yang akan kita lamar. Mulai dari bagaimana visi misi, karakteristik, bidang, hingga rencana-rencana ke depan yang mungkin akan perusahaan lakukan. Setelah mengetahui hal-hal tersebut, hubungkan pula dengan kemampuan diri Anda dan dengan kemampuan tersebut bagaimana Anda dapat membantu perusahaan untuk berkembang.
Jangan hanya memberi tahu tapi tunjukkan
Perusahaan tidak memerlukan kata-kata manis untuk menjelaskan pencapaian Anda, tapi perusahaan perlu bukti nyata dari apa yang Anda kerjakan. Misalnya, hindari menggunakan kalimat “Saya memiliki leadership yang kuat.” Akan lebih baik kalau Anda mengemas kemampuan tersebut dengan kalimat aksi dan bukti, seperti “Di masa kuliah, saya menjadi ketua senat mahasiswa dan beberapa kali menjadi ketua pelaksana acara-acara yang diadakan oleh universitas.”
Baca juga: Surat Keterangan Kerja: Berkas Penting bagi Karyawan
Uraikan kelebihan dan kekurangan Anda
Setiap orang pasti ingin menunjukkan keunggulan, dan berusaha menutup kekurangan dirinya saat melamar pekerjaan. Padahal faktanya kita juga perlu menunjukkan kelemahan diri kita kepada para recruiter. Namun bukan sekadar kelemahan, tetapi bagaimana kita mampu untuk mengatasi kelemahan tersebut.
Misalkan, Anda memiliki kelemahan yaitu sering merasa terbebani saat bekerja dengan deadline. Anda dapat menuliskan kelemahan tersebut di dalam surat motivasi dengan catatan Anda harus mampu untuk mengatasinya. Kemudian, Anda dapat menulis, “untuk mengatasi kelemahan tersebut, saya membagi beban kerja secara rata selama hari kerja, sehingga pekerjaan tersebut akan selesai secara bertahap dan tidak terlalu mepet dengan tenggat waktu.”
Tinjau kembali
Setelah selesai menyusun surat motivasi, tinjau kembali hasil tulisan Anda beberapa kali. Pastikan tidak ada kesalahan ketik maupun tanda baca, keharmonisan kalimat, serta kesesuaian alur dalam motivation letter Anda.
Jangan gunakan satu motivation letter untuk banyak tempat
Setiap perusahaan memiliki keunikannya masing-masing, termasuk bagaimana mereka melakukan rekrutmen. Perusahaan memiliki kriterianya tersendiri untuk memilih calon karyawan yang paling sesuai dengan visi, misi, nilai, dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, kita, sebagai pelamar, tidak bisa menggunakan satu surat motivasi yang sama untuk mendaftar di banyak perusahaan, apalagi perusahaan dengan jenis industri yang berbeda. surat motivasi dibuat mengkhusus kepada hanya satu perusahaan. Sehingga apabila kita ingin melamar ke banyak perusahaan, kita perlu menyiapkan beberapa motivation letter yang sesuai.
Gunakan Sistem Manajemen Dokumen dari HashMicro dan gunakan fitur berbagi dokumen lewat server cloud yang bebas kertas dan ramah lingkungan! Namun, sebelumnya jangan lupa untuk mencari informasi mengenai skema perhitungan harganya .
Baca juga: Berbagai Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Bisnis Anda!
Contoh Motivation Letter dalam Bahasa Indonesia
Contoh Motivation Letter dalam Bahasa Inggris
Baca juga: 7 Manfaat HRIS bagi perusahaan
Kesimpulan
Untuk melamar pekerjaan, bukan hanya pengalaman yang diutamakan, namun dokumen-dokumen pendukung untuk melakukan pendaftaran pun penting untuk disiapkan, salah satunya adalah motivation letter. Dengan surat motivasi yang menarik, perusahaan dapat melihat ketulusan, kesungguhan, serta kelayakan Anda dalam mendapatkan posisi yang Anda lamar.
Apakah perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mengatur berkas-berkas pelamar dan karyawan? Jangan khawatir, Sistem HRM dari Hashmicro punya solusi untuk Anda! Kelola portal lowongan, resume, pelacakan kandidat, proses screening, komunikasi, dan jadwal tes, pantau kinerja karyawan dengan sistem KPI, hingga atur proses mutasi, promosi, dan demosi secara efektif dalam satu platform yang terintegrasi. Hubungi kami dan dapatkan penawaran terbaik sekarang juga!
