Procurement atau pengadaan adalah serangkaian tindakan yang dilakukan untuk tujuan pembelian bahan, mesin, perangkat demi kelancaran proses kerja. Proses pengadaan yang tidak efisien mengakibatkan pembayaran tertunda, hubungan buruk dengan vendor, dan potensi kekurangan persediaan. Menyederhanakan tugas dan siklus pengadaan hingga pembayaran dapat menghemat banyak uang dan waktu bisnis. Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan aplikasi procurement.
Terima Kasih, Tim kami akan menghubungi Anda melalui email!
Pastikan anda cek kembali email inbox untuk terhubung dengan tim professional HashMicro
Daftar Isi
Mengapa aplikasi procurement penting?
Aplikasi pengadaan membantu mengotomatiskan seluruh siklus pengadaan di perusahaan yang sulit dilakukan oleh solusi pengadaan yang kurang mumpuni seperti sistem berbasis kertas atau spreadsheet excel. Software dapat membantu mulai dari aktivitas pembelian, mengontrol dan memelihara inventaris, serta memastikan bahwa rencana berjalan seperti yang diharapkan. Juga memberikan data atau informasi yang dibutuhkan untuk melacak, mengelola, dan menganalisis pengeluaran secara efektif. Tim procurement dapat menggunakan perangkat lunak untuk memusatkan seluruh informasi pembelian, mengelola siklus pengadaan hingga pembayaran yang bertujuan meningkatkan profitabilitas dan mendorong pertumbuhan.
Hal-hal yang perlu Anda perhatikan dalam memilih aplikasi procurement adalah:
1. Aksesibilitas seluler
Pengadaan jarak jauh adalah jalan masa depan—tidak hanya untuk tim pengadaan, tetapi juga untuk karyawan. Semua orang di perusahaan Anda akan menghemat banyak waktu jika perangkat lunak pengadaan Anda dilengkapi dengan aplikasi seluler yang memungkinkan Anda
2. Kemudahan penggunaan
Sebelum Anda berinvestasi dalam solusi procurement, periksa seberapa mudahnya penggunaan sistem tersebut dan dapat mudah pengguna pahami. Cari tahu seberapa user-friendly aplikasi tersebut.
3. Integrasi dengan sistem lain
Perusahaan saat ini menggunakan berbagai solusi perangkat lunak, termasuk perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan dan rangkaian manajemen rantai pasokan. Jika Anda melakukan proses integrasi, Anda dapat melakukan kerja sama yang lebih efisien antar tim Anda. Karena itu program procurement yang dapat terintegrasi dengan program lain sangat penting.
4. Dukungan pelanggan
Ketika memerlukan bantuan dengan perangkat lunak, dapatkah Anda menghubungi vendor atau bagian customer support secara mudah? Periksa situs web masing-masing penyedia perangkat lunak dan ulasan online untuk menilai kualitas dukungan pelanggan yang mereka berikan.
Berikut langkah-langkah dalam memilih aplikasi procurement:
Langkah 1: Tentukan jenis solusi procurement yang anda butuhkan
Pertanyaan paling penting untuk ditanyakan saat Anda memulai pencarian adalah, masalah apa yang ingin Anda pecahkan? Jawabannya harus memandu seluruh proses evaluasi Anda. Misalnya, Anda ingin meminimalisir resiko kecurangan pada perusahaan. Pada proses procurement seringkali adanya tindak kecurangan dari oknum yang tidak bertanggung jawab, seperti mark-up harga.
Aplikasi procurement membantu Anda memperoleh kontrol menyeluruh terhadap setiap pembelian, menghubungkan perusahaan dengan aktivitas pembelian antar departemen melalui sistem terpadu. Hal ini menumbuhkan visibilitas dan transparansi dalam kegiatan transaksi sehingga perusahaan dapat melakukan dan kontrol dan pengoptimalan barang yang lebih komprehensif.
Langkah 2: Mencari pilihan sistem yang sesuai dengan keadaan bisnis
Pertimbangan pertama umumnya adalah biaya untuk memperoleh sistem, juga sumber daya IT. Semakin banyak pekerjaan dan manajemen yang ada, semakin banyak personel dan sumber daya yang harus ada untuk menginstal dan memelihara sistem. Lakukan riset menyeluruh dan ketat, temukan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan bisnis.
Cari jawaban dari beberapa pertanyaan yang tepat untuk memastikan kebutuhan tersebut akan terpenuhi dan membantu menelusuri pencarian Anda secara signifikan. Apa Anda akan menggunakan paket perangkat lunak yang terinstal secara lokal atau platform SaaS? Apa aplikasi tersebut memenuhi aturan hukum yang berlaku?
Langkah 3: Merencanakan proses instalasi
Sering kali perusahaan menunggu untuk memulai perencanaan proses instalasi sampai vendor sudah terpilih, untuk mengetahui bahwa mereka telah memilih produk yang tidak dapat mereka implementasikan secara tepat waktu. Proses instalasi perangkat lunak yang terlalu rumit dan memakan waktu lama harus segera Anda alihkan.
Hubungi vendor secara langsung untuk menentukan elemen produk mana yang dapat dikonfigurasi untuk kebutuhan perusahaan dan berapa banyak penyesuaian yang diperlukan. Saat Anda mengevaluasi pilihan software procurement dari beberapa vendor, lakukan identifikasi aplikasi mana yang akan memberikan proses instalasi yang mudah, dan memfasilitasi integrasi tanpa batas dengan infrastruktur yang ada.
Langkah 4: Menentukan pilihan
Strategi pemilihan aplikasi procurement memerlukan upaya tim. Pastikan Anda mendapatkan perspektif dari seluruh karyawan dan pemangku kepentingan yang terlibat sebelum membuat keputusan. Keputusan pengadaan perangkat lunak akan menjadi keputusan tim dan penggunaanya harus mudah di seluruh departemen dan tim, kolaboratif, serta transparan.
Buat daftar masalah yang ingin Anda selesaikan dengan adanya sistem dan lihat apakah tantangan tersebut akan terselesaikan saat demo software berlangsung. Contohnya, jika merasa membuang banyak waktu pada satu bagian dari proses pengadaan, perusahaan mungkin ingin menyederhanakan proses tersebut dengan solusi yang tepat.
Kesimpulan
Setiap organisasi harus memilih solusi otomatis terbaik yang dapat membantu penyederhanaan proses procurement yang berjalan. Menemukan solusi procurement untuk meningkatkan efisiensi perusahaan Anda harus menjadi prioritas.
Baca juga: Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat
