Procurement merupakan kegiatan pembelian yang bisnis umumnya lakukan, seperti bahan baku, berbagai alat usaha, mesin produksi atau lainnya. Untuk mempermudah aktivitas procurement management, umumnya bisnis memerlukan solusi yang mampu mengotomatiskan proses pengadaan perusahaan yang meliputi evaluasi, seleksi, dan pembuatan perjanjian kontrak formal.
Selain itu, procurement membantu perusahaan untuk melakukan pengadaan barang yang memenuhi kebutuhan mereka dalam jumlah, lokasi, kualitas, waktu, dan biaya serendah mungkin. Oleh sebab itu, bisnis F&B sangat membutuhkan sistem procurement yang mampu mengoperasionalkannya secara cepat dan akurat.
Kendati pun, procurement memiliki tantangan dalam pelaksanaannya yaitu perusahaan harus dapat mengontrol serta memantau proses pembelian yang dapat memangkas stok barang ganda, sehingga proses pembelian akan lebih fleksibel.
Segala tantangan tersebut dapat diminimalisur menggunakan software procurement, karena mampu mengefisiensikan seluruh aktivitas operasional perusahaan. Sebelum Anda mengetahui manfaat dari penggunaan sistem procurement, Anda perlu memahami beberapa aspeknya yang telah dijelaskan di bawah ini.
Saat ini perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menjalankan operasional secara efektif dan efisien apabila tidak menggunakan procurement. Namun, procurement bukanlah hanya sekedar kebutuhan perusahaan.
Apabila Anda menggunakan Software Procurement dengan tepat, hal tersebut memberikan banyak manfaat seperti meminimalisir biaya yang keluar, menghindari adanya kesalahan dan keterlambatan, memaksimalkan kinerja karyawan, serta berbagai alasan lainnya.
Manfaat Procurement Management
Proses procurement yang perusahaan jalankan dengan baik akan membawa banyak keuntungan bagi bisnis, Software Procurement dapat membantu meningkatkan efisiensinya. Berbagai keuntungan yang perusahaan dapatkan meliputi:
Pengontrolan biaya yang keluar
Proses procurement management dengan software dapat membantu data real-time tentang biaya, tingkat inventaris, dan pola penggunaan, memungkinkan bisnis membuat keputusan pembelian yang lebih tepat. Ini dapat membantu bisnis F&B untuk lebih memahami pola pengeluaran mereka, mengidentifikasi pengeluaran yang tidak perlu, dan menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik dengan pemasok. Sistem ini juga dapat membantu melacak harga dan memantau tren pasar, memberi tahu bisnis tentang setiap perubahan yang dapat memengaruhi keuntungan mereka.
Selain itu, ini dapat membantu mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, dengan memberikan laporan terperinci tentang tingkat inventaris, pola penggunaan, dan data penjualan, yang dapat digunakan untuk menyesuaikan tingkat pemesanan dan persediaan.
Ini akan memastikan bahwa bisnis selalu memiliki persediaan produk yang mereka butuhkan sekaligus menghindari kelebihan persediaan dan mengurangi risiko pembusukan. Secara keseluruhan, perangkat lunak ini dapat membantu bisnis F&B untuk memiliki visibilitas dan kendali yang lebih besar atas biaya mereka, yang pada akhirnya dapat meningkatkan profitabilitas.
Procurement management mengurangi resiko yang terjadi
Mengelola proses procurement dengan baik dapat mengurangi risiko human-error dan memastikan semua data pembelian akurat dan terkini. Human-error adalah masalah umum dalam proses pengadaan manual, karena dapat menyebabkan kesalahan seperti pencatatan jumlah atau harga yang salah, atau pesanan pembelian dikirim ke pemasok yang salah.
Dengan software procurement, kesalahan ini dapat diminimalkan atau dihilangkan sama sekali. Sistem ini dapat memeriksa dan memvalidasi data secara otomatis, seperti nomor pesanan pembelian, detail pemasok, dan informasi harga, sehingga mengurangi risiko kesalahan.
Itu juga dapat memberikan update secara real-time terkait inventaris, memastikan bahwa bisnis selalu memiliki data yang akurat. Selain itu, dapat mengotomatiskan proses persetujuan untuk pesanan pembelian, mengurangi risiko kesalahan yang disebabkan oleh miskomunikasi atau pengawasan.
Dengan mengotomatiskan proses pengadaan, bisnis F&B dapat memastikan bahwa semua data pembelian akurat dan terkini, yang dapat membantu menghindari kesalahan biaya dan meningkatkan efisiensi keseluruhan proses pengadaan mereka.
Fitur Procurement Management
Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks, perusahaan memerlukan sebuah sistem yang mampu membantu meningkatkan proses procurement. Proses procurement juga perlu terbantu pada fitur-fitur yang lengkap, sehingga perusahaan dapat memanfaatkan informasi penting untuk membuat keputusan. Dengan menggunakan Software Procurement Management terbaik, Anda bisa mendapatkan fitur-fitur di bawah ini:
PO, RFQ & PR management
Fitur ini mampu mengubah purchase request menjadi purchase order secara instan, serta mengirim permintaan penawaran ke supplier yang berbeda hanya dengan beberapa klik saja. Perusahaan dapat terbantu seluruh pengelolaan operasionalnya dengan menggunakan Software Procurement oleh HashMicro. Karena dapat memudahkan perusahaan dalam menyempurnakan pengadaan barang dari berbagai jenis perusahaan dan industri.
PR approval management
Perusahaan mampu menyetujui ataupun menolak purchase request dari berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan hanya dengan sekali klik pada Software Procurement. Hal tersebut membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses pembelian yang tidak sesuai dengan sistem pengadaan perusahaan Anda. Sehingga, perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi dan memenuhi syarat-syarat sebagai pemasok.
Online portal for suppliers
Saat ini banyak fitur yang mampu memudahkan Anda untuk mengelola bisnis, salah satunya terdapat fitur online portal untuk supplier. Vendor juga dapat berbagi katalog melalui portal vendor dan dapat melakukan proses tender untuk mendapatkan penawaran terbaik dengan mudah. Anda perlu menggunakan Software Procurement terlengkap yang HashMicro sediakan untuk menunjang segala aktivitasnya.
Vendor/supplier rating
Anda juga mampu menilai vendor maupun supplier Anda menggunakan Software Procurement ini. Perusahaan akan mengukur kinerja vendor/supplier mereka berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, harga, dan lainnya.
Perusahaan yang menggunakan sistem procurement management umumnya memiliki proses penilaian yang akurat dan objektif, sehingga para vendor/supplier tidak mengalami kehilangan kepercayaan pada perusahaan.
Blanket order management
Blanket order adalah salah satu strategi pengadaan barang atau jasa dengan membuat kontrak secara jangka panjang. Pada saat waktunya end user membutuhkan, maka vendor perlu memasok barang atau jasa secara cepat tanpa memerlukan waktu yang lama.
Procurement Software oleh HashMicro dapat memudahkan Anda dalam mengelola pembelian secara berulang dari suppliers yang sama untuk sederhanakan proses pengadaan.
Landed cost calculation
Landed cost berperan sebagai segala pengeluaran yang harus perusahaan tangani, mulai dari pembelian barang modal atau barang dagangan secara langsung. Sehingga, barang tersebut akan sampai ke gudang penyimpanan si pembeli. Dengan kalkulasi landed cost pada fitur Software Procurement, Anda dapat mengetahui biaya total dari pembelian produk, pembayaran pajak, biaya kirim, asuransi, serta pengkonversian mata uang.
Sistem procurement management dapat membantu bisnis F&B untuk melakukan pengadaan barang yang memenuhi kebutuhan mereka dalam jumlah, lokasi, kualitas, waktu, dan biaya serendah mungkin. Sehingga, Anda sangat membutuhkan Sistem Procurement yang mampu mengoperasionalkannya secara cepat dan akurat. Terlebih dengan berbagai fitur yang ada, sangat memudahkan Anda mengelola seluruh aktivitas operasionalnya.
Dengan software procurmement HashMicro, bisnis F&B dapat mengelola seluruh aktivitas operasional secara efektif dan efisien. Apabila perusahaan Anda menginginkan Software Procurement ini guna mempermudah proses procurement, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga softwarenya terlebih dahulu. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam pegoperasiannya, jangan ragu untuk melakukan demo gratis yang HashMicro sediakan.
Dengan pengetahuan mendalam dan pengalaman bertahun-tahun dalam manajemen pengadaan, artikel-artikel Jonathan mencakup berbagai aspek pengadaan, termasuk strategi pengadaan efisien, evaluasi vendor, teknologi terkini dalam pengadaan, serta aspek hukum dan kepatuhan. Jonathan selalu berkomitmen untuk menjaga kualitas kontennya dan selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam dunia pengadaan.
