BerandaProductsHRM/PayrollPengertian & Fungsi HRM Software (HRIS)

Pengertian & Fungsi HRM Software (HRIS)

Human Resource Management (HRM/HRIS) atau manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah salah satu bagian paling penting yang harus Anda perhatikan dalam perusahaan apapun. Tanpa pengelolaan SDM yang baik, perusahaan akan kesulitan untuk berkembang dan mencapai objektifnya.

Download Sekarang: Perhitungan Skema Harga Software HRM

Mengelola SDM bukan hanya tentang memotivasi atau mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan dan memberikan hak mereka. Ada juga hal-hal lain yang perlu perusahaan kelola seperti rekrutmen dan pembayaran pajak, sehingga HRD (human resource department) membutuhkan penanganan yang intensif seperti bantuan software HRM yang solutif.

Pengelolaan SDM secara manual yang cukup merepotkan dan tidak efisien menjadi faktor perusahaan memilih beralih ke HRIS untuk mengotomatiskan manajemen SDM mereka. Melakukan manajemen SDM juga dapat melalui Software Management Talent untuk memantau dan memaksimalkan efisiensi karyawan secara menyeluruh. Untuk mengetahui apa itu HRIS secara detail, silakan baca seluruh artikel ini.

Daftar Isi

Apa Itu HRIS?

HRIS

Untuk memahami pengertian HRIS, Anda perlu memahami apa itu HRM karena keduanya memiliki keterkaitan yang sangat erat. Human Resource Management atau HRM adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam suatu organisasi untuk membantu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif. Terkenal sebagai departemen SDM, praktik ini dirancang untuk mengoptimalkan kinerja karyawan dalam mencapai objektivitas bisnis.

HRIS (Human Resource Information System) atau yang juga dikenal sebagai Sistem HRM (Human Resource Management System) adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang tersentralisasi. Ini berarti termasuk penggajian, pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, dan evaluasi kinerja karyawan. Untuk mempermudah penghitungannya, Anda dapat mengunduh aplikasi skema perhitungan harga software ERP dari HashMicro.

Dengan Human Resource Management System, manajer HRD dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa karyawan lihat, dan mana yang hanya boleh pihak manajemen akses.

HRIS adalah salah satu modul dalam sistem ERP yang juga dapat terintegrasi dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti Sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.

Fungsi HRIS (HRM Software) bagi Perusahaan

HRIS

HRIS atau Human Resource Management System telah menjadi salah satu perangkat lunak yang wajib perusahaan miliki, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang perangkat lunak berikan HRD ini, berikut manfaatnya:

Meningkatkan keamanan data karyawan

Data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya boleh orang-orang yang berkepentingan saja yang bisa mengakses. Sistem HRM memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses informasi dalam sistem, sehingga risiko pencurian data kecil.

HRIS Memudahkan pendistribusian gaji

HRM software menjadikan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat diminimalkan, sebab pada sistem HRM terdapat modul akuntansi yang dapat menghitung sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.

Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain). Oleh sebab itu, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software HashMicro untuk memudahkan Anda memilih software yang tepat untuk mempermudah kegiatan perusahaan Anda.

Download Sekarang: Perhitungan Skema Harga Software ERP

Baca juga: 6 Tips Meningkatkan Produktivitas Karyawan di Tempat Kerja

Memonitor kinerja karyawan

Sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Manajer HRD dapat menetapkan KPI untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.

Menghemat biaya operasional HRD

HRIS membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat sistem tangani secara otomatis.

HRIS Menyederhanakan proses rekrutmen

Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat Anda tangani dengan mudah menggunakan Human Resource Management System. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.

Membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan

HRM software membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat perusahaan tinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum. Manajemen dapat melakukan tindakan dengan lebih cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.

Fitur-Fitur Utama yang Ada dalam HRIS

Features

Setiap sistem HRM memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih. Beberapa di antaranya yakni:

1. Manajemen Penggajian

Ini mungkin merupakan fitur yang paling krusial dalam sistem HRM. Pendistribusian gaji dalam suatu perusahaan bisa sangat kompleks, karena setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda. Fitur Payroll Management membantu membuatnya menjadi jauh lebih sederhana.

Dengan fitur ini, gaji karyawan dapat Anda hitung secara otomatis berdasarkan kehadiran, jam kerja, kinerja, dan potongan pajak sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji sangat minim. Slip gaji dapat terbuat secara digital dan tersimpan dengan baik di sistem. Laporan terkait gaji setiap karyawan dapat perusahaan tinjau dalam satu layar sehingga manajer HRD dapat dengan mudah memastikan tidak ada satupun yang terlewatkan.

Download Sekarang: Perhitungan Skema Harga Software ERP

2. Manajemen Rekrutmen

Dengan fitur ini, manajer HRD dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen; verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan. Dengan fungsi drag and drop, manajer dapat memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya.

3. Manajemen Waktu & Kehadiran

Sistem HRM yang baik dapat diintegrasikan dengan RFID atau sistem kehadiran biometrik, sehingga perusahaan tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawannya menggunakan kertas atau spreadsheet. Kehadiran, jam kerja, dan cuti karyawan, semuanya tercatat di sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat. Karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti mereka di sistem.

4. Manajemen Penilaian

HRIS membuat proses evaluasi karyawan berjalan dengan lebih praktis. Manajer dapat membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Beberapa jenis evaluasi dapat dibuat; evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat Anda tinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang telah karyawan hasilkan.

5. Manajemen Keuangan

Berbagai biaya yang Anda keluarkan dan pengembalian uang yang karyawan ajukan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini. Manajer dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan oleh setiap karyawan setiap waktu. Ini akan memudahkan manajemen dalam mengontrol biaya juga.

6. Manajemen Pajak dengan HRIS

Sistem HRM yang baik seharusnya memiliki fitur Tax Management yang terlokalisasi. Seluruh informasi keuangan dan pajak PPh 21 karyawan, mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan semestinya dapat ditinjau melalui sistem.

7. Laporan Analitik

Sistem HRM yang baik memungkinkan manajer HRD untuk membuat berbagai laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian, dan lain-lain hanya dalam hitungan menit. Laporan juga dapat HR buat dalam beberapa format; diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.

Download Sekarang: Perhitungan Skema Harga Software ERP

Baca Juga: 4 Kegunaan Software HRIS untuk Meningkatkan Komunikasi di Tempat Kerja

Kesimpulan

HRIS atau HRM software adalah perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan berbagai proses dalam departemen SDM, mulai dari penggajian, kehadiran, rekrutmen, pembayaran pajak, hingga penilaian kinerja karyawan. Tanpa bantuan perangkat lunak ini, kesalahan dalam penghitungan gaji dan pajak yang disebabkan oleh human error akan sering terjadi dan manajemen akan membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga, dan biaya untuk mengelola tenaga kerja. 

Mulai implementasikan bisnis Anda dengan Software HRIS dari HashMicro. Kelola informasi karyawan mulai dari data pribadi, kontrak kerja, hingga keuangan secara sederhana dan otomatis. HashMicro menyediakan sistem terlengkap untuk kebutuhan bisnis Anda yang terintegrasi dalam berbagai macam modul seperti Sistem Akuntansi, Manajemen Kompetensi, dan Manajemen Timesheet. Dapatkan harga sistem pembelian dan kunjungi skema perhitungan harga dari hashmicro untuk mengetahui harga sistem!

HRIS

Transformasikan bisnis Anda dengan HashMicro seperti ratusan perusahaan besar di Indonesia dan Singapura. Untuk informasi lebih lengkap mengenai HRIS atau sistem HRM, hubungi kami di sini

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA