5 Fitur Penting Aplikasi Kontraktor Untuk Meningkatkan Manajemen Proyek

Berdasarkan jurnal penelitian yang berjudul “Classification of Key Elements of Construction Project Complexity from the Contractor Perspective” menjelasakan jika industri konstruksi adalah industri yang kompleks karena melibatkan banyak disiplin ilmu.

Industri ini melibatkan manajemen proyek, pemilihan bahan material, koordinasi tenaga kerja, perizinan,teknologi dan kompleksitan hukun/regulasi. Semua ini harus berjalan seiring untuk membuat bangunan yang kokoh.

Oleh karena itu, pembangunan seringkali menghadapi kendala karena banyaknya sektor yang terlibat, mengakibatkan penurunan produktivitas kerja jika masih mengandalkan tenaga manusia.

Untuk mempermudah bekerja dalam idustri konstruksi, software kontraktor dapat menjadi solusi yang membantu mengatur seluruh kegiatan, sarana, dan prasarana dalam proyek tersebut.

Bacalah artikel ini hingga akhir untuk mendapatkan informasi yeng lengkap sehingga dapat membantu menyelesaikan berbagai permasalahan di perusahaan Anda.

Daftar Isi

Apa itu Aplikasi untuk Kontraktor?

Dalam era yang sudah serba teknologi ini, banyak kegiatan manusia yang sudah memiliki bantuan prasarana berupa software, termasuk kegiatan proyek. Bagi industri ini, aplikasi untuk kontraktor merupakan alat yang dapat memberikan support dalam mengerjakan proyeknya, sehingga seluruh aspek dalam pembangunan ini dapat tertata dengan baik dan rapi.

Aplikasi kontraktor dapat membantu untuk mengumpulkan serta menata informasi dengan lebih rapi, karena setiap kegiatan dalam suatu proyek memiliki keterkaitan satu sama lain. Dengan itu, tidak akan terjadi kesalahan informasi antar pihak yang terlibat dalam proyek ini, serta kelancaran dalam melaksanakan kegiatan ini dapat meningkat secara signifikan.

Mengapa Aplikasi untuk Kontraktor Diperlukan dalam Menjalankan Proyeknya?

Aplikasi konstruksi ini merupakan hal yang penting bagi para kontraktor untuk dapat mengelola proyeknya. Dalam aplikasi ini, terdapat banyak fitur yang dapat memudahkan para pekerja dalam menyelesaikan proyeknya. Berikut merupakan alasan mengapa aplikasi untuk kontraktor diperlukan dalam menjalankan proyeknya:

Mempermudah pengelolaan budget 

Proyek konstruksi memerlukan pengelolaan yang serius terhadap anggaran yang diperlukan. Semua proses kegiatan proyek membutuhkan anggaran mulai dari persiapan awal hingga serah terima kepada pemilik proyek. Perusahaan kontraktor seringkali mengalami kerugian akibat kurang disiplinnya dalam penggunaan anggaran biaya suatu proyek.

Selain itu, perusahaan konstruksi juga menghadapi masalah overbudget karena kekurangan dalam perencanaan awal. Dengan adanya fitur S-curve plan vs. actual project cost, perusahaan dapat mengevaluasi perbedaan antara biaya proyek yang telah direncanakan dengan biaya aktual yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Ini memberikan transparansi yang sangat dibutuhkan dalam mengelola anggaran dan menghindari peningkatan biaya yang tak diinginkan.

Pengelolaan karyawan on site secara otomatis dan optimal

Di dalam dunia perusahaan konstruksi, manajemen tenaga kerja seringkali menjadi tantangan yang rumit. Mengawasi banyak karyawan dengan jadwal kerja yang beragam dan pengelolaan gaji mereka memerlukan upaya ekstra yang signifikan.

Aplikasi kontraktor memiliki fitur yang dapat mengoptimalkan manajemen karyawan dengan pemantauan Key Performance Indicator yang berjalan secara real-time. Selain itu, fitur ini dapat mengotomatiskan proses administrasi hingga payroll sehingga menjadi lebih optimal.

Manajemen kontrak proyek secara efisien 

Perusahaan kontraktor seringkali mengalami masalah duplikasi atau kehilangan dokumen serta data-data kontrak milik perusahaan. Untuk mencegah terjadinya hal tersebut Anda dapat memanfaatkan fitur Contract yang tersedia pada aplikasi untuk kontraktor. Fitur ini dapat membantu perusahaan dalam menyimpan dan mengelola seluruh data kontrak milik perusahaan.

Sistem akan menyimpan seluruh data pada cloud dan juga memperbaruinya secara otomatis sehingga Anda tidak perlu khawatir adanya duplikasi atau kehilangan dokumen. Kontraktor dapat membuat, mengedit, dan memantau batas waktu kontrak dengan klien hanya dalam satu sistem. Selain itu sistem ini juga meningkatkan efisiensi pengelolaan kontrak milik perusahaan Anda dan menjadikannya lebih optimal. 

Kelola dan lacak inventaris barang perusahaan kontraktor secara efektif

Tim manajemen perusahaan kontraktor seringkali mengalami kesulitan dalam mengelola bahan baku dan material dari vendor atau supplier. Perusahaan pun perlu memastikan bahwa ketersediaan bahan baku dan material pada setiap proyek di lapangan terjamin jumlahnya. Mengelola persediaan secara manual menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan biaya.

Mengotomatiskan manajemen inventaris akan sangat membantu Anda menghemat waktu sehingga Anda dapat lebih fokus kepada pengembangan bisnis Anda. Fitur Inventory pada aplikasi untuk kontraktor memudahkan Anda mengelola dan melacak inventaris barang milik perusahaan secara efektif dengan otomatisasi sistem yang juga dapat meminimalisir terjadinya human error. Anda juga dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk pembelian inventaris.

Baca juga: Keuntungan dalam Menjalankan Konstruksi dan Properti

5 Fitur Penting Aplikasi Kontraktor

Sebuah proyek memiliki banyak komponen yang saling berkaitan yang dapat menentukan keberhasilan dari kegiatan tersebut. Bila satu komponen tersebut tidak berjalan dengan baik, maka tingkat keberhasilan sebuah proyek akan mengalami penurunan. Berikut merupakan 5 komponen penting yang perlu dimiliki oleh aplikasi untuk kontraktor:

Project and contract management

Sebuah proyek memiliki banyak fase dan proses yang harus diselesaikan dengan baik. Beberapa fase tersebut adalah perencanaan, penganggaran, estimasi, pengawasan proyek, dan lain-lain. Agar semua proses tersebut dapat berjalan dengan baik, maka kontraktor harus memiliki keterampilan manajemen proyek yang bagus.

Setiap proses tersebut bersifat kompleks dan memerlukan pengulangan yang dapat membuang banyak sumber daya bila masih menggunakan tenaga manual. Maka dari itu, perusahaan memerlukan bantuan dari Software Manajemen Proyek agar dapat memudahkan setiap tahap yang terdapat dalam proyek.

Beberapa fitur umum yang ada dalam software Project and contract management:

• Manajemen penugasan: Fitur ini dapat membantu pengawas untuk membagikan setiap tugas ke orang yang tepat dengan tenggat waktu tertentu serta memantau setiap kemajuan.
• Manajemen biaya dan tagihan: Mempermudah kontraktor dalam mengelola biaya yang dikeluarkan untuk setiap proyek, membuat tagihan, dan memantau status pembayaran untuk setiap kontrak
• Pengelolaan kontrak: Fitur aplikasi untuk kontraktor ini Memungkinkan kontraktor untuk membuat, mengedit, dan memantau batas waktu kontrak dengan klien dalam satu sistem
• Laporan analitik: Alat pelaporan ini memungkinkan kontraktor untuk menganalisis proyek, kinerja karyawan, memprediksi penghasilan di masa mendatang, serta mengetahui keuntungan dan kerugian yang setiap proyek raih.

Manajemen timesheet: Manajemen yang baik memungkinkan kontraktor untuk memonitor jam kerja karyawan sehingga memudahkan mereka untuk mengestimasi gaji.

E-procurement

E-procurement dalam aplikasi untuk kontraktor adalah sebuah platform digital yang mengubah cara perusahaan konstruksi beroperasi dalam pengadaan barang dan jasa. Ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembelian secara online, menyederhanakan proses RFQ (Request for Quotation), penawaran, evaluasi, dan pemberian kontrak.

Melalui fitur ini, proses pengadaan menjadi lebih transparan, efisien, dan terstruktur, menghasilkan manfaat berupa penghematan waktu dan upaya, serta meminimalkan risiko kesalahan dalam manajemen pengadaan.

Untuk mengetahui infomasi lebih lanjut terkait dengan aplikasi untuk kontraktor, ada baiknya Anda mengetahui skema harga atau estimasi biaya penerapan aplikasi untuk kontraktor dengan meng-klik banner di bawah!

Inventory management konstruksi

Dalam pelaksanaan sebuah proyek konstruksi, pasti kontraktor dan timnya membutuhkan banyak peralatan ringan dan berat untuk dapat membantu mereka dalam melakukan pekerjaannya. Bila satu peralatan mengalami kerusakan atau hilang, maka proyek konstruksi itu akan mengalami hambatan yang dapat mempersulit kegiatan mereka. Maka dari itu, manajer konstruksi harus dapat menjaga berbagai peralatan agar selalu lengkap dan tidak rusak.

Manajer konstruksi dapat menggunakan sebuah aplikasi untuk kontraktor yang dapat menyimpan data berbagai peralatan yang terdapat pada proyek tersebut. Dengan perangkat lunak ini, para kontraktor mendapat kemudahan dalam mengambil serta mengidentifikasi peralatan milik mereka. Selain itu, software inventory management ini dapat mengontrol biaya apabila ingin menambah peralatan bagi proyek yang mereka jalankan.

Fitur dalam aplikasi inventory management yang berguna bagi perusahaan konstruksi:

• Manajemen Tingkat Stok: Software konstruksi memungkinkan manajer inventaris untuk mengatur tingkat minimum stok dan menyalakan peringatan ketika tingkat persediaan material atau peralatan berkurang (misalnya karena hilang atau rusak).
• Manajemen Procurement: Pembelian barang material dan peralatan terkadang menjadi tugas utama bagi perusahaan konstruksi. Hal itu yang membuat perusahaan konstruksi membutuhkan sistem perusahaan kontraktor. Aplikasi kontraktor berbasis web mengizinkan penanggung jawab inventaris untuk melakukan pemesanan ulang untuk material dan peralatan tertentu kepada penyuplai secara otomatis. Hal ini tentu membuat perusahaan tidak akan membeli barang yang sama dan masih ada dalam inventaris.
• Dukungan Multi-Location: Software perusahaan kontraktor memungkinkan perusahaan konstruksi untuk mengawasi inventaris mereka di banyak lokasi kerja. Hal ini tentu dapat meningkatkan pengawasan dan minim kehilangan berbagai barang inventaris di lapangan. 
• Manajemen Penyuplai: Aplikasi untuk perusahaan kontraktor dapat menyimpan seluruh detail penyuplai sehingga memudahkan kontraktor untuk membandingkan beberapa penawaran. Hal ini membuat kontraktor dapat membeli material dan peralatan pada vendor yang terbaik.
• Inventory Forecasting: Software untuk perusahaan kontraktor dapat membantu perusahaan untuk memprediksi kebutuhan material dan peralatan konstruksi di masa depan sehingga menghindari pembelian barang yang tidak perlu.

Akuntansi perusahaan konstruksi

Agar pembiayaan setiap sektor dalam kegiatan konstruksi dapat tercatat dengan baik, maka perusahaan konstruksi memerlukan sistem akuntansi yang baik. Pengelola dapat menggunakan sistem akuntansi kontraktor untuk membantu segala urusan keuangan dalam proyek konstruksi miliknya.

Fitur dalam aplikasi Akuntansi perusahaan konstruksi:

• Manajemen penagihan: Aplikasi keuangan kontraktor dapat membantu perusahaan untuk mengirimkan pengingat waktu tenggat pembayaran kepada klien secara otomatis. Hal ini sangat penting agar siklus keuangan perusahaan tetap terus berjalan.
• Manajemen pajak: Pengelolaan pajak yang rumit tentu akan menyulitkan seorang akuntan dalam mengidentifikasi pajak yang harus mereka bayar. Oleh karena itu, sistem akuntansi perusahaan kontraktor dapat menghitung pajak penghasilan, pajak perusahaan, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan.
• Pengelolaan pembayaran: Aplikasi keuangan kontraktor memiliki fitur untuk memproses berbagai pembayaran dari klien dan memonitor status pembayaran secara otomatis. Pembayaran dapat dilakukan dengan terstruktur dan sesuai dengan jadwal. 
• Pengelolaan faktur: Sistem akuntansi kontraktor memungkinkan perusahaan untuk membuat faktur berulang yang dipersonalisasi untuk klien yang berbeda. Hal ini menjadikan pembukuan konstruksi menjadi lebih optimal.
• Manajemen laporan keuangan:  Program pembukuan kontraktor dapat mengizinkan perusahaan untuk membuat berbagai jenis laporan keuangan yang akurat seperti laporan laba rugi, arus kas, perubahan modal, dan lainnya.

HRM industri konstruksi

Konstruksi sudah pasti memerlukan sumber daya alam untuk dapat menyelesaikan kegiatan pembangunannya. Namun, agar dapat menyelesaikan proyek, maka sebuah proyek sudah pasti membutuhkan sumber daya manusia untuk dapat mengoperasikan peralatan dan menggunakan sumber daya alam tersebut secara efisien.

Untuk dapat mengatur sumber daya manusia, maka perusahaan konstruksi memerlukan sebuah aplikasi untuk kontraktor yang dapat membantu mereka dalam memastikan karyawan mereka tetap sejahtera.

Fitur dalam aplikasi HRM untuk perusahaan konstruksi:

• Fitur Rostering: Rostering adalah sistem penjadwalan kerja yang memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja Anda. Coba bayangkan, kebanyakan karyawan di perusahaan Anda bekerja dalam shift bergantian, tetapi jadwal mereka sering berubah tanpa pemberitahuan kepada Anda sebagai HR. Ini menciptakan masalah seperti jadwal yang tidak pasti, perhitungan gaji yang tidak akurat, dan kebingungan di kalangan karyawan.
• Mengelola gaji karyawan: aplikasi HRM yang terintegrasi dengan software keuangan kontraktor dapat menilai dan mendistribusikan gaji karyawan secara optimal. Terlebih lagi, penggunaan sistem manajemen proyek konstruksi dalam hal penggajian yang aman dan terpercaya dapat membantu perusahaan atau kontraktor dalam menjaga kepercayaan karyawan dan menghindari potensi konflik terkait penggajian. Sehingga, mereka akan menerima gaji sesuai dengan jam kerja yang telah mereka lalui.
• Memantau kehadiran dan mengelola cuti karyawan: Integrasi antara sistem absensi dan sistem manajemen kepegawaian dapat memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti dan mengelola absensi mereka secara mandiri.
• Memproses reimburse dari karyawan: proses pengembalian uang yang akan karyawan gunakan untuk keperluan proyek tentu menjadi kesulitan tersendiri bagi HR dalam mengelolanya secara manual. HR dapat mempermudah pekerjaan tersebut dengan menggunakan aplikasi HR yang terintegrasi dengan aplikasi HRM kontraktor. Reimburse dapat berjalan secara otomatis dengan hanya memasukkan bukti pengeluaran yang karyawan lakukan.
• Mempermudah proses rekrutmen: Fitur otomatis rekrutmen akan memungkinkan perusahaan konstruksi untuk secara efisien mengidentifikasi, menyaring, dan merekrut calon karyawan yang sesuai dengan persyaratan proyek, mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan dalam proses perekrutan tradisional. Dengan demikian, aplikasi HRM dengan fitur ini akan memungkinkan industri konstruksi untuk tetap responsif dan kompetitif dalam merekrut tenaga kerja berkualitas dalam lingkungan yang dinamis.

Kesimpulan

Terdapat dua jenis sumber daya yang memerlukan pengelolaan yang baik dari sebuah perusahaan konstruksi. Yang pertama adalah sumber daya alam, dan yang kedua adalah sumber daya manusia. Untuk dapat mengelola dengan baik, perusahaan konstruksi memerlukan software untuk dapat mengelola kedua jenis sumber daya dengan baik dan teratur.

Salah satu software yang sudah berkesinambungan dengan kelima sektor di atas adalah Hash Construction Software. Dengan aplikasi untuk kontraktor ini, Anda dapat mengelola seluruh kegiatan dalam proyek yang Anda miliki, sehingga proyek Anda akan mudah dalam memimpin dan melaksanakan kegiatan konstruksi yang Anda miliki. Dapatkan demo gratis software HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Aplikasi Untuk Kontraktor

• Bagaimana cara agar perencanaan proyek berjalan dengan lancar?

  Untuk memastikan kelancaran perencanaan proyek, diperlukan upaya menjaga agar cakupan proyek tidak melebar dari target yang telah ditetapkan, mengendalikan biaya sesuai anggaran yang telah disusun, menyelesaikan seluruh aspek proyek, menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang baik, dan menuntaskan pekerjaan tepat waktu.

  Baca selengkapnya di sini!

• Kapan suatu proyek dikatakan berhasil?

  Suksesnya sebuah proyek dapat diukur dari pencapaian hasil yang melebihi perkiraan, yang umumnya mencakup aspek biaya, jadwal, kualitas, keamanan, dan kepuasan semua pihak yang terlibat.

• Apa saja proyek konstruksi?

  Berbagai jenis konstruksi meliputi building construction, residential construction, heavy engineering construction, dan industrial construction.

• Kapan aplikasi proyek digunakan?

  Jika sukses atau pelaksanaan suatu kegiatan memiliki dampak besar terhadap reputasi perusahaan, disarankan untuk memanfaatkan aplikasi proyek. Pendekatan ini memungkinkan mobilisasi tenaga kerja dan sumber daya lain dengan efektif.

  Baca selengkapnya di sini!

• Apa tujuan dari manajemen proyek?

  Tujuan dari manajemen proyek melibatkan peningkatan efisiensi dalam aspek biaya, sumber daya, dan waktu. Kontrol yang lebih baik terhadap proyek memastikan kesesuaian dengan beberapa aspek yang telah ditetapkan. Selain itu, manajemen proyek juga dapat meningkatkan kualitas hasil dan produktivitas secara keseluruhan.

  Baca selengkapnya di sini!