BerandaSoftware/BusinessLearn BusinessPengertian Administrasi beserta Jenis dan Fungsinya

Pengertian Administrasi beserta Jenis dan Fungsinya

Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan kata administrasi. Istilah ini digunakan di berbagai bidang karena berhubungan dengan banyak unsur lain, seperti manajemen dan kepemimpinan. Administrasi adalah sesuatu yang bersifat krusial dalam usaha untuk mencapai tujuan. Dalam administrasi juga tidak luput dari pengelolaan arsip yang bisa dilakukan dengan sistem manajemen dokumen. Pada artikel ini, kami akan membahas tentang pengertian, fungsi, jenis, dan ciri-cirinya.

 

Apa itu Administrasi?

Secara etimologis atau asal kata, administrasi berasal dari bahasa Inggris “administration” dengan bentuk infinitifnya to administer yang artinya to manage (mengelola). Kata ini juga berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang pengertiannya mencakup tata usaha, manajemen dari kegiatan organisasi, dan manajemen sumber daya.

Beberapa ahli membuat definisi yang dapat menjelaskan istilah tersebut. Dalam buku Understanding Islamic Finance (A-Z Keuangan Syariah) (2007), Atmosudirdjo menyatakan bahwa administrasi adalah tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat-mencatat, tulis-menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan, dan sebagainya. Theo Haimann, seorang ahli manajemen, mendefinisikannya sebagai perumusan kebijakan, penetapan tujuan utama, identifikasi tujuan umum, serta perancangan program dan proyek secara luas. Ahli manajemen yang lain, William Newman, berkata bahwa administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengendalian upaya kelompok untuk mencapai tujuan bersama. Menurut Nawawi (2009), administrasi adalah proses rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang secara dinamis dalam kerja sama dengan pola pembagian kerja untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu yang rasional, secara efektif dan efisien.

Dari definisi-definisi tersebut, administrasi adalah sebagai kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, termasuk di antaranya pengarsipan, perumusan kebijakan, serta perancangan program dan proyek, dengan pola pembagian kerja untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu.

Baca juga: Modul-Modul Penting dalam Sistem ERP

Fungsi Administrasi

Berikut adalah beberapa fungsi yang berkaitan erat dengan administrasi:

1. Perencanaan

Sebelum memulai pekerjaan, Anda harus membuat rencana. Hal-hal yang perlu Anda tentukan antara lain siapa, kapan, di mana, dan bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut. Pada perencanaan, Anda harus menetapkan tujuan dan urutan pencapaiannya secara logis. Rencana berguna untuk “memetakan jalan” dari tempat perusahaan Anda berdiri ke tempat yang Anda inginkan di masa mendatang.

2. Pengorganisasian

Fungsi ini melibatkan pembagian tugas, pengelompokkan tanggung jawab ke beberapa divisi dan penentuan hubungan di antaranya, serta staffing (perekrutan tenaga kerja untuk memenuhi posisi tertentu). Tujuannya agar upaya yang terkoordinasi antara seluruh elemen dalam perusahaan dapat terwujud. Anda harus memperhatikan rentang kendali serta pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.

3. Pengaturan sumber daya

Sumber daya yang memadai harus selalu tersedia agar rencana berjalan dengan baik. Hal-hal yang termasuk sumber daya adalah tenaga kerja, modal, fasilitas, dan lain-lain. Berikut adalah beberapa tips pengelolaan sumber daya yang baik:

  • Fokus ke sumber daya yang persediaannya sedikit
  • Memprioritaskan pekerjaan yang menggunakan sumber daya bersama
  • Menerima bahwa terdapat cara kerja yang berbeda-beda dalam suatu organisasi
  • Menyadari bahwa manajemen sumber daya adalah proses yang berkelanjutan, konflik pasti akan terjadi, dan perubahan tidak dapat dihindari
  • Kelola pembagian sumber daya dan terapkan jenis pengelompokkan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda
  • Pertimbangkan waktu nonproyek
  • Hindari atau batasi multitasking
  • Gunakan Software Pembelian untuk menyiapkan sumber daya dan mendapatkan penawaran yang terbaik

4. Pengarahan

Karyawan harus mendapatkan bimbingan menuju tujuan bersama. Dalam hal ini, Anda harus mengalokasikan sumber daya secara tepat dan memberikan dukungan yang efektif. Pengarahan membutuhkan keterampilan interpersonal yang baik dan kemampuan untuk memotivasi orang. Salah satu hal yang paling penting dalam pengarahan adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara kebutuhan staf dan kebutuhan produksi.

5. Pengendalian kerja

Pengendalian adalah evaluasi kualitas di semua bidang atau deteksi kemungkinan penyimpangan dalam rencana. Tujuannya adalah memastikan kinerja berkualitas tinggi agar dapat memberikan hasil yang memuaskan serta menjaga lingkungan yang teratur dan bebas dari masalah.

6. Penganggaran

Menurut Supriyono dalam buku Akuntansi Biaya (Perencanaan dan Pengendalian Biaya serta Pembuatan Keputusan) (2002), penganggaran adalah perencanaan yang menggambarkan secara kuantitatif dalam bentuk keuangan dan ukuran kuantitatif lainnya. Penganggaran mencakup implementasi hingga pengendalian. Untuk menjaga agar seluruh proses tetap sesuai anggaran, gunakan Software Akuntansi HashMicro.

Artikel terkait: Struktur Organisasi Perusahaan: Faktor Kunci Keberhasilan

Definisi, Jenis, dan Fungsi Administrasi
Sumber: Pexels

Jenis-jenis Administrasi

Sebenarnya jenisnya ada banyak, tetapi secara garis besar terbagi menjadi dua, antara lain:

1. Administrasi negara

Menurut Dimock dan Dimock (1992), administrasi negara merupakan bagian dari administrasi umum yang mempunyai lapangan lebih luas, yaitu ilmu pengetahuan yang mempelajari bagaimana lembaga-lembaga mulai dari salah satu keluarga hingga perserikatan bangsa-bangsa disusun, digerakkan, dan dikemudikan. Dengan kata lain, ilmu yang mempelajari apa yang dikehendaki rakyat melalui pemerintahan, dan cara mereka memperolehnya. Aktivitasnya meliputi hal-hal yang berkaitan dengan publik.

2. Administrasi bisnis

Administrasi bisnis adalah proses pengelolaan perusahaan atau organisasi guna menjaga kestabilan dan perkembangannya. Tujuannya adalah memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya. Jenis ini lebih mengutamakan efisiensi ekonomi ketimbang prosedur yang berlaku. Manfaatnya hanya untuk kepentingan perseorangan dan kelompok tertentu.

Ciri-ciri Administrasi

Sesuai dalam buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Sibarani et al., lima ciri-ciri administrasi adalah:

  • Terdiri dari sekelompok orang. Seperti definisi yang tertera sebelumnya, administrasi adalah pekerjaan dua orang atau lebih. Secara keseluruhan, prosesnya bersifat luas dan kompleks sehingga sulit jika harus Anda lakukan sendiri. Oleh karena itu, administrasi terdiri dari sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama.
  • Menjalin kerja sama. Administrasi adalah kegiatan yang tentunya melibatkan tugas yang tidak sedikit. Namun, dengan adanya kerja sama yang terjalin dengan baik, segala pekerjaan akan terasa lebih ringan dan selesai dengan cepat.
  • Memiliki tujuan. Aktivitas yang berjalan tanpa tujuan yang jelas akan berakhir sia-sia. Maka dari itu, Anda harus menyusun tujuan yang realistis, kuat, dan fleksibel.
  • Realisasikan dengan usaha. Setelah tujuan ditetapkan, Anda harus melakukan usaha untuk mencapainya. Usaha tersebut dapat berupa penyusunan strategi yang lebih detail, pembagian tugas, pembuatan timeline, dan lain lain.
  • Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan. Agar pekerjaan berlangsung secara efektif, maka harus ada pemimpin. Tugas dari seorang pemimpin adalah memberikan arahan yang jelas menuju tujuan bersama. Pemimpin juga harus mengawasi seluruh kegiatan agar berjalan sesuai rencana.

Baca juga: Leadership Adalah Keterampilan yang Harus Anda Miliki!

Kesimpulan

Administrasi dilakukan mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala hal agar tujuannya tercapai. Salah satu jenisnya adalah administrasi negara yang berkaitan langsung dengan aktivitas publik. Dalam pengelolaannya administrasi negara membutuhkan banyak arsip untuk melakukan perencanaan hingga penyelenggaraan sehari-hari. Untuk mempermudah proses ini menjadi lebih cepat, Anda dapat menggunakan aplikasi manajemen dokumen yang dapat digunakan untuk mengakses dokumen kapan saja dan dimana saja. Dilengkapi beberapa fitur, seperti Folder & Subfolder Management, Document & File Management, File Review and Lock Management, dan masih banyak lagi, sehingga proses administrasi yang melibatkan banyak bidang akan menjadi lebih efisien.

administrasi adalah

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Viandita Shaquina Arlan
Viandita Shaquina Arlan
A learner who is passionate about exploring new things and meeting new people. Currently working as Junior Content Writer at HashMicro.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA