Kebijakan bekerja di rumah mendorong meningkatnya intensitas online meeting. Jika Anda belum pernah memiliki pengalaman melakukan meeting lewat aplikasi video conferencing, Anda butuh waktu untuk terbiasa, apalagi seluruh tim Anda juga bekerja jarak jauh.
Sebetulnya, online meeting sama dengan rapat bertatap muka. Tetapi, ada juga beberapa hal yang harus diperhatikan saat melakukan panggilan video. Misalkan, Anda sebagai pemilik bisnis tentu tidak bisa memonitor karyawan secara keseluruhan sambil rapat dimana Anda harus multi tasking, dan berpotensi Kehilangkan fokus. Hal tersebut dapat menggambarkan diri Anda yang kurang profesional.
Maka Anda dapat mengimplementasikan software Work-from-Home dari HashMicro. Dengan implementasi yang cepat, dapat membuat kolaborasi Anda bersama tim lebih efisien dan efektif. Anda pun tidak perlu melakukan multi tasking ketika meeting online.
Berikut adalah panduan agar Anda terlihat profesional saat meeting online.
Baca juga: 5 Tips Menyelenggarakan Virtual Meeting yang Efektif
Daftar Isi
1. Ciptakan ruang kerja yang profesional
Mengkondisikan ruang kerja merupakan hal paling utama ketika melakukan meeting online. Anda tentu tidak ingin ada suara, atau gangguan lain hanya karena ruangan yang tidak kondusif ketika Anda.
Misalkan, ketika Anda mendapat panggilan interview kerja online. Agar dikenali oleh pewawancara, tentu Anda akan memastikan ruangan memiliki pencahayaan yang cukup bukan? Berikut hal yang wajib Anda lakukan dalam menciptakan ruangan yang kondusif.
Pastikan ruangan bebas gangguan
Jika Anda tinggal bersama orang lain, beritahu mereka bahwa Anda akan melakukan rapat melalui video call untuk meminimalisir gangguan.
Lalu, carilah tempat yang tenang. Jika memungkinkan, gunakan karpet di ruangan tersebut. Ruangan yang kosong dan tidak memiliki karpet akan menghasilkan suara yang nyaring, bergema, dan berpotensi mengganggu lawan bicara Anda.
Ruangan yang berkarpet dan memiliki soft furnishing menghasilkan suara terbaik untuk video call. Tetapi, jika Anda tidak memiliki karpet, Anda bisa meletakkan bantal di lantai untuk menciptakan suara yang lebih enak di dengar.
Atur latar dan pencahayaan
Latar terbaik untuk melakukan meeting online adalah dinding polos berwarna netral seperti warna abu atau putih. Tips meeting online ini wajib Anda ikuti agar berjalan dengan lancar. Kemudian hindari menggunakan latar dengan banyak obyek karena akan mengalihkan perhatian lawan bicara Anda dari paparan Anda.
Selain itu, pastikan pula Anda memiliki pencahayaan yang cukup. Hindari ruangan yang redup dan posisi backlighting karena akan membuat Anda susah dilihat dan memberi kesan tidak profesional.
Sebaiknya Anda menggunakan dua lampu kerja LED di dua sisi kamera, menghadap wajah Anda, dengan intensitas dan warna yang dapat diatur sesuai kondisi pencahayaan. Cara ini membantu Anda mendapatkan cahaya yang stabil.
2. Periksa penampilan Anda
Salah satu keuntungan bekerja di rumah adalah Anda dapat menggunakan kaos dan celana santai sepanjang hari, tapi tidak saat meeting online. Berdandanlah sebagaimana Anda akan rapat secara langsung dan pastikan pakaian Anda sesuai dengan dress code kantor.
Hindari pakaian dengan bermotif atau berpola karena dapat mengganggu tampilan Anda di kamera. Jangan menggunakan pakaian berwarna putih atau hitam karena berpotensi mengganggu pencahayaan. Jadi, gunakan pakaian polos dengan warna yang tidak terlalu ekstrim. Satu hal lagi. Perhatikan postur tubuh Anda saat di depan kamera, ya.
3. Gunakan laptop, bukan smartphone
Percaya atau tidak, banyak orang memilih menggunakan smartphone untuk melakukan video conference karena lebih mudah dibawa ke mana-mana. Ini sangat tidak disarankan.
Gunakan laptop atau komputer saat meeting online karena memudahkan Anda untuk mencatat dan memiliki gambar yang stabil — yang tentunya tidak bisa dilakukan smartphone. Dalam proses pencatatan Anda dapat menggunakan software manajemen dokumen dari HashMicro. Berbagi catatan, dokumen, video dan gambar lebih cepat bersama tim Anda.
4. Pastikan perangkat berfungsi
Sebelum memulai panggilan, sebaiknya Anda mengulik software yang digunakan untuk meeting online, apalagi jika Anda belum pernah menggunakannya. Selain itu, pastikan koneksi internet kuat dan stabil serta perangkat sudah berdaya penuh. Tips meeting online yang satu ini penting untuk Anda ikuti agar meeting dapat berjalan dengan baik.
Pastikan mikrofon di laptop atau komputer Anda menghasilkan suara yang jernih. Sebetulnya, penggunaan mikrofon eksternal sangat disarankan. Tetapi, jika Anda tidak mau berinvestasi pada mikrofon eksternal, menggunakan earphone sudah dapat menghasilkan suara yang jernih dan enak di dengar.
5. Sesuaikan posisi mata dan window video
Ketika laptop berada di atas meja, posisi kamera cenderung agak sedikit naik. Itulah mengapa, sering kali kita hanya melihat hidung seseorang di desktop dan hal tersebut sangat menganggu.
Jadi, pastikan webcam sejajar dengan mata Anda sehingga gambar yang dihasilkan lebih natural, seolah Anda dan lawan bicara duduk bersebrangan di meja yang sama. Untuk bisa mendapatkan gambar yang ideal, Anda bisa meletakkan laptop di atas kotak.
Tips lainnya adalah dengan meminimalkan tampilan aplikasi software dan meletakkannya di dekat kamera komputer. Dengan demikan, ketika Anda melihat video orang yang berbicara, tatapan Anda tidak tertuju pada titik yang berbeda.
Coba juga berlatih untuk melihat kamera saat Anda berbicara atau mendengarkan seseorang. Tidak salah memang jika Anda sesekali melihat gambar orang lain di layar. Tetapi, melihat ke kamera memberikan kesan Anda sedang benar-benar menatap lawan bicara Anda.
Baca juga: 5 Tips bagi Perusahaan untuk Work From Home yang Efektif
6. Beri tanda saat hendak berbicara
Saat meeting secara langsung, Anda pasti mencari waktu yang tepat untuk berbicara. Sayangnya, di meeting online, peserta rapat lebih mudah untuk menginterupsi satu sama lain. Jadi, tunggu beberapa waktu jeda sebelum berbicara untuk berjaga-jaga jika ada delay suara. Hal ini agar meeting lebih tipis bergulir di bidang lawan harus dilakukan pemberian tanda.
Jika ini merupakan rapat rutin Anda dengan tim, Anda bisa mencoba membuat peraturan bertanya, seperti mengangkan tangan atau meminta izin bertanya secara tertulis melalui chat box.
Bicaralah dengan jelas, tidak terlalu cepat, dan volume normal. Jangan lupa juga untuk menyalakan mikrofon ketika hendak berbicara dan matikan kembali setelah selesai.
7. Hindari multitasking
Tahukah Anda bahwa Anda lebih terlihat saat meeting online daripada saat meeting offline? Oleh karena itu, pastikan Anda fokus saat melakukan panggilan video. Jangan membaca artikel yang tidak berkaitan, membalas email, bermain telepon, atau makan!
Sehebat apapun Anda dalam multitasking, kegiatan yang Anda lakukan dan tidak berhubungan dengan rapat akan mengganggu konsensterasi Anda dan tidak menyimak dengan baik. Kalaupun ada sesuatu hal yang harus Anda kerjakan dan sangat mendesak, pastikan Anda mengkomunikasikannya ke peserta meeting lainnya.
Dalam situasi pekerjaan berbasis online, Anda dapat menggunakan bantuan dari software Timesheet oleh HashMicro. Pantau dan lacak penggunaan waktu karyawan per proyek dengan lebih mudah dan buat laporan analisisnya dengan Timesheet Management Software terlengkap. Tingkatkan performa kinerja Anda dengan mengurangi multi tasking.
